Załącznik I

(Artykuł 1)

1. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

A. Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna agencji płatniczej umożliwiającą jej wykonywanie następujących głównych zadań w odniesieniu do wydatków EFRG i EFRROW:

(i) zatwierdzanie płatności i ich kontrola w celu ustalenia, w szczególności poprzez kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, czy kwota, która ma zostać wypłacona beneficjentowi, jest zgodna z przepisami unijnymi;

(ii) dokonywanie płatności zatwierdzonej kwoty beneficjentom (lub ich cesjonariuszom) lub – w przypadku rozwoju obszarów wiejskich – części współfinansowania unijnego;

(iii) księgowanie, którego celem jest rejestracja wszystkich płatności EFRG i EFRROW na oddzielnych rachunkach agencji płatniczej, które mają formę systemu informacyjnego, oraz przygotowywanie okresowych zestawień wydatków, łącznie z miesięcznymi (w odniesieniu do EFRG), kwartalnymi (w odniesieniu do EFRROW) i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Na rachunkach agencji płatniczej rejestrowane są również operacje finansowane przez Fundusze, w szczególności dotyczące zapasów interwencyjnych, nierozliczonych zaliczek, zabezpieczeń oraz dłużników.

Struktura administracyjna agencji płatniczej przewiduje wyraźny podział uprawnień i odpowiedzialności na wszystkich poziomach operacyjnych i rozdzielenie trzech funkcji określonych w ust. 1, których zakres obowiązków jest określony w schemacie organizacyjnym. Struktura organizacyjna obejmuje służby techniczne i służbę audytu wewnętrznego, o której mowa w pkt 4.

B. Norma w zakresie zasobów ludzkich

Agencja zapewnia:

(i) przydział odpowiednich zasobów ludzkich do przeprowadzania operacji oraz odpowiedni poziom umiejętności technicznych niezbędnych na różnych poziomach operacyjnych;

(ii) podział obowiązków polegający na tym, że żaden urzędnik nie jest odpowiedzialny za więcej niż jeden z rodzajów obowiązków: zatwierdzanie, wypłacanie lub księgowanie sum obciążających EFRG lub EFRROW, a także nadzór nad pracą każdego urzędnika wykonującego którekolwiek z tych zadań przez drugiego urzędnika;

(iii) określenie w pisemnym opisie stanowiska pracy obowiązków każdego urzędnika, łącznie z ustaleniem limitów finansowych jego uprawnień;

(iv) prowadzenie odpowiednich szkoleń pracowników na wszystkich poziomach operacyjnych, w tym szkoleń podnoszących świadomość w zakresie nadużyć finansowych, oraz sprawowanie przez pracowników na wrażliwych stanowiskach funkcji w systemie rotacyjnym lub poddanie ich wzmocnionemu nadzorowi;

(v) wprowadzenie właściwych środków w celu uniknięcia ryzyka konfliktu interesów, w przypadku gdy osoba zajmująca odpowiedzialne stanowisko lub stanowisko wrażliwe w odniesieniu do weryfikacji, zatwierdzania, płatności i księgowania wniosków lub wniosków o płatność sprawuje także inne funkcje poza agencją płatniczą.

C. Delegowanie

C.1

Jeśli agencja płatnicza deleguje którekolwiek ze swoich zadań innemu organowi na mocy art. 7 rozporządzenia (UE) nr 1306/2013, muszą być spełnione następujące warunki:

(i) agencja płatnicza i ten organ muszą zawrzeć pisemną umowę, w której określają – oprócz delegowanych zadań – rodzaj informacji i dokumentów potwierdzających, które mają zostać przedłożone agencji płatniczej, oraz terminy ich przedłożenia. Umowa ta musi umożliwiać agencji płatniczej spełnienie kryteriów akredytacyjnych;

(ii) we wszystkich przypadkach na agencji płatniczej ciąży odpowiedzialność za skuteczne zarządzanie przedmiotowymi funduszami. Pozostaje ona w pełni odpowiedzialna za legalność i prawidłowość transakcji stanowiących ich podstawę, w tym ochronę interesów finansowych Unii, jak również za deklarowanie Komisji stosownych wydatków i odpowiednie przygotowanie sprawozdania finansowego;

(iii) zakres odpowiedzialności i obowiązków tego innego organu, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z przepisami unijnymi, jest wyraźnie określony;

(iv) agencja płatnicza zapewnia dysponowanie przez ten inny organ skutecznymi systemami gwarantującymi, że będzie on wypełniał swoje zadania w sposób zadowalający;

(v) ten inny organ wyraźnie potwierdza agencji, że rzeczywiście wypełnia swoje zadania, i opisuje stosowane w tym celu środki;

(vi) agencja płatnicza dokonuje regularnych przeglądów delegowanych zadań, aby potwierdzić, że praca jest wykonywana w sposób zadowalający i jest zgodna z przepisami unijnymi.

C.2

Warunki określone w pkt C.1 ppkt (i), (ii), (iii) oraz (v) stosuje się odpowiednio w przypadkach, w których na podstawie przepisów krajowych funkcje agencji płatniczej są realizowane przez inny organ jako element jego regularnych zadań.

2. DZIAŁANIA KONTROLNE

A. Procedury zatwierdzania wniosków

Agencja płatnicza przyjmuje następujące procedury:

(i) agencja płatnicza ustala szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków, łącznie z opisem wszelkich dokumentów, którymi należy się posługiwać;

(ii) każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzanie płatności ma do swojej dyspozycji szczegółową listę kontrolną weryfikacji, które jest zobowiązany przeprowadzić, oraz poświadcza w dokumentach załączonych do wniosku, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może zostać sporządzone w wersji elektronicznej. Należy przedstawić dowody systematycznego przeglądu prac, takiego jak przegląd oparty na próbie, na systemie lub planie, przez wyższego rangą pracownika;

(iii) wniosek o płatność zostaje zatwierdzony dopiero po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z przepisami unijnymi.

Kontrole te składają się z kontroli wymaganych odpowiednim rozporządzeniem regulującym poszczególne środki, w ramach których wnioskuje się o pomoc finansową, oraz z kontroli wymaganych na podstawie art. 58 rozporządzenia (UE) nr 1306/2013 do celów zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom, w szczególności w odniesieniu do wskazanych rodzajów ryzyka. W przypadku EFRROW wymagane są dodatkowe procedury w celu sprawdzenia, czy przestrzegane były warunki przyznawania pomocy, w tym udzielania zamówień, oraz wszelkie obowiązujące przepisy unijne i krajowe, w tym ustalone w ramach programu rozwoju obszarów wiejskich;

(iv) kierownictwo agencji płatniczej jest, na właściwym poziomie, systematycznie i terminowo informowane o wynikach przeprowadzanych kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu, aby wystarczający charakter tych kontroli mógł być zawsze brany pod uwagę przed rozpatrzeniem wniosku;

(v) wykonane prace są wyszczególnione w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi, partii wniosków lub, w stosownych przypadkach, w sprawozdaniu obejmującym jeden rok gospodarczy. Sprawozdaniu towarzyszy zaświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. Ponadto w przypadku EFRROW wymagane jest dodatkowe zapewnienie, że przestrzegane były kryteria przyznawania pomocy, w tym udzielania zamówień, oraz wszelkie obowiązujące przepisy unijne i krajowe, w tym ustalone w ramach programu rozwoju obszarów wiejskich. Jeżeli jakiekolwiek kontrole bezpośrednie lub administracyjne nie są wyczerpujące, ale zostały przeprowadzone metodą wyrywkową, wybrane wnioski są identyfikowane, metoda kontroli wyrywkowej jest opisywana oraz sporządzane jest sprawozdanie dotyczące wyników wszystkich inspekcji oraz środków przedsięwziętych w odniesieniu do niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty towarzyszące są wystarczające, aby stanowić gwarancję, że przeprowadzone zostały wszelkie wymagane kontrole dopuszczalności zatwierdzonych wniosków;

(vi) w przypadku gdy dokumenty (w formie papierowej lub elektronicznej) dotyczące zatwierdzonych wniosków oraz przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych organów, zarówno takie organy, jak i agencja płatnicza ustanawiają procedury w celu zapewnienia, by miejsce, w którym znajdują się wszystkie takie dokumenty istotne dla poszczególnych płatności, było rejestrowane.

B. Procedury płatności

Agencja płatnicza przyjmuje procedury konieczne do zapewnienia, że płatności dokonuje się wyłącznie na rachunki bankowe należące bądź do beneficjentów, bądź do ich cesjonariuszy. Płatność dokonywana jest przez bank agencji płatniczej lub, w stosownych przypadkach, przez rządowe biuro płatnicze w ciągu pięciu dni roboczych od daty obciążenia rachunku EFRG lub EFRROW. Przyjmuje się procedury w celu zapewnienia, by wszystkie płatności, w odniesieniu do których nie dokonano przelewu, nie były deklarowane do zwrotu z Funduszy. Jeżeli takie płatności zostały już zadeklarowane do Funduszy, powinny zostać ponownie zapisane na dobro rachunku Funduszy poprzez kolejne deklaracje miesięczne/kwartalne lub najpóźniej w rocznych sprawozdaniach finansowych. Żadne płatności nie mogą być dokonywane w gotówce. Zatwierdzenie przez urzędnika zatwierdzającego lub jego zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych, pod warunkiem że zapewniony jest właściwy poziom bezpieczeństwa tych środków i że tożsamość osoby podpisującej jest wpisana do rejestrów elektronicznych.

C. Procedury księgowania

Agencja płatnicza przyjmuje następujące procedury:

(i) procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność i terminowość miesięcznych (w przypadku EFRG), kwartalnych (w przypadku EFRROW) i rocznych deklaracji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie przeprowadzane w określonych przedziałach czasowych;

(ii) rachunkowość dotyczącą magazynu interwencyjnego, która zapewnia, by ilości oraz koszty towarzyszące były prawidłowo i bezzwłocznie przetwarzane i rejestrowane w odniesieniu do identyfikowalnej partii oraz na właściwym rachunku na każdym etapie, począwszy od przyjęcia oferty do fizycznego zbycia produktu, zgodnie ze stosownymi przepisami, oraz by można było w każdym momencie ustalić ilość i charakter zapasów w każdym miejscu.

D. Procedury dotyczące zaliczek i zabezpieczeń

Przyjmuje się procedury w celu zapewnienia:

(i) oddzielnej identyfikacji płatności zaliczek w dokumentacji księgowej lub w dodatkowym rejestrze;

(ii) uzyskiwania gwarancji wyłącznie od tych instytucji finansowych, które spełniają warunki rozdziału IV niniejszego rozporządzenia i które zostały zatwierdzone przez właściwe organy, a także udzielają gwarancji, które pozostają ważne do chwili rozliczenia lub wykorzystania na zwykłe żądanie agencji płatniczej;

(iii) rozliczanie zaliczek w ustalonych terminach oraz bezzwłoczną identyfikację tych, które nie zostały rozliczone w terminie, i bezzwłoczne wykorzystanie gwarancji.

E. Procedury dotyczące długów

Wszystkie kryteria przewidziane w pkt A)–D) stosuje się odpowiednio do opłat, utraconych gwarancji, zwróconych płatności, dochodów przeznaczonych na określony cel itp., które agencja płatnicza jest zobowiązania odebrać w imieniu EFRG i EFRROW.

Agencja płatnicza wprowadza system uznawania wszelkich należnych kwot i rejestracji w jednej księdze dłużników wszystkich takich długów przed ich odzyskaniem. Księga dłużników podlega regularnej kontroli w celu podjęcia działań egzekwujących zaległe długi.

F. Ścieżka audytu

Informacje związane z dokumentacją dotyczącą zatwierdzania, księgowania i płatności wniosków oraz obsługi zaliczek, zabezpieczeń i długów są dostępne w agencji płatniczej, aby w każdej chwili zapewnić wystarczająco szczegółową ścieżkę audytu.

3. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

A. Komunikacja

Agencja płatnicza przyjmuje procedury konieczne do zapewnienia, by każda zmiana w przepisach unijnych, a w szczególności obowiązujące stawki pomocy finansowej, była rejestrowana, a zalecenia, bazy danych i listy kontrolne były uaktualniane w odpowiednim czasie.

B. Bezpieczeństwo systemów informacyjnych

(i) Nie naruszając przepisów ppkt (ii), bezpieczeństwo systemów informacyjnych opiera się na kryteriach określonych w mającej zastosowanie w danym roku obrachunkowym wersji jednej z poniższych norm:

— Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna 27002; Code of practice for Information Security controls (ISO),

— Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI)/Podręcznik podstawowego bezpieczeństwa informatycznego (BSI),

— Information Systems Audit and Control Association: Control objectives for Information and related Technology (COBIT)/Cele kontroli w zakresie informacji i technologii pokrewnych (COBIT).

(ii) Począwszy od dnia 16 października 2016 r., bezpieczeństwo systemów informacyjnych podlega certyfikacji zgodnie z normą Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej 27001: Information Security management systems Requirements (ISO).

Komisja może upoważnić państwa członkowskie do certyfikowania bezpieczeństwa systemów informacyjnych zgodnie z innymi przyjętymi normami, jeżeli normy te gwarantują poziom bezpieczeństwa co najmniej równoważny poziomowi przewidzianemu w ISO 27001.

W przypadku agencji płatniczych odpowiedzialnych za zarządzanie i kontrolę nad rocznymi wydatkami unijnymi o wysokości maksymalnie 400 milionów EUR, państwa członkowskie mogą zadecydować o niestosowaniu przepisów akapitu pierwszego. Te państwa członkowskie nadal stosują przepisy ppkt (i). Państwa członkowskie informują Komisję o swojej decyzji.

4. MONITOROWANIE

A. Stałe monitorowanie za pośrednictwem wewnętrznych działań kontrolnych

Wewnętrzne działania kontrolne obejmują co najmniej następujące obszary:

(i) monitorowanie służb technicznych i delegowanych organów odpowiedzialnych za przeprowadzanie kontroli i inne funkcje mające na celu zapewnienie właściwego wdrażania rozporządzeń, wytycznych i procedur;

(ii) wprowadzanie zmian w systemie w celu ogólnej poprawy systemów kontroli;

(iii) przegląd skarg i wniosków przesłanych do agencji płatniczej, a także innych informacji sugerujących istnienie nieprawidłowości;

(iv) procedury monitorowania w celu zapobiegania nadużyciom i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, szczególnie w odniesieniu do tych obszarów wydatków w ramach WPR w kompetencji agencji płatniczej, które są narażone na znaczące ryzyko nadużyć lub innych poważnych nieprawidłowości.

Stałe monitorowanie jest integralną częścią normalnej, rutynowej działalności operacyjnej agencji płatniczej. Bieżące działania i działania kontrolne agencji są stale monitorowane na wszystkich poziomach, aby zapewnić wystarczająco szczegółową ścieżkę audytu.

B. Oceny przeprowadzane oddzielnie przez służbę audytu wewnętrznego

Agencja płatnicza przyjmuje w tym zakresie następujące procedury:

(i) służba audytu wewnętrznego jest niezależna od innych działów agencji płatniczej i podlega bezpośrednio dyrektorowi agencji płatniczej;

(ii) służba audytu wewnętrznego weryfikuje, czy procedury przyjęte przez agencję są wystarczające do zapewnienia zgodności z przepisami unijnymi, a także dokładność, kompletność i terminowość rachunków. Weryfikacja może ograniczać się do wybranych środków i próby transakcji, pod warunkiem że plan audytu zapewnia objęcie, w okresie nieprzekraczającym pięciu lat, wszystkich ważnych obszarów, łącznie z działami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie;

(iii) prace służby audytu wewnętrznego są wykonywane zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami, rejestrowane w dokumentach roboczych, a ich wynikiem są sprawozdania i zalecenia kierowane do ścisłego kierownictwa agencji.