Załącznik II

(Artykuł 3)

A. OBOWIĄZKI AGENCJI PŁATNICZYCH

I. Przeprowadzanie kontroli

1. Częstotliwość i reprezentatywność

Przynajmniej raz do roku w każdym miejscu przechowywania przeprowadzana jest kontrola zgodnie z przepisami określonymi w pkt B, dotycząca w szczególności:

— procedury gromadzenia informacji odnoszących się do przechowywania publicznego,

— zgodności danych księgowych, którymi dysponuje na miejscu podmiot przechowujący z danymi przekazanymi agencji płatniczej,

— rzeczywistej ilości zapasów przedstawionych w sprawozdaniach księgowych podmiotu przechowującego, która to ilość posłużyła za podstawę do sporządzenia ostatniego miesięcznego sprawozdania księgowego przekazanego przez podmiot przechowujący i oceniona została wizualnie bądź, w razie wątpliwości lub sporu, metodą ważenia lub pomiaru,

— solidnej i właściwej jakości handlowej przechowywanych produktów.

Rzeczywista ilość zapasów określana jest za pomocą kontroli fizycznej przeprowadzanej na wystarczająco reprezentatywnej próbie, odpowiadającej co najmniej wartościom procentowym podanym w pkt B, co umożliwia stwierdzenie faktycznego posiadania w zapasach wszystkich ilości ujętych w ewidencji zapasów.

Kontroli jakości dokonuje się wizualnie, zapachowo lub organoleptycznie i, w razie wątpliwości, przy zastosowaniu pogłębionej analizy.

2. Kontrole dodatkowe

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli fizycznej, należy przeprowadzić kontrolę dodatkowej wartości procentowej ilości przechowywanych w magazynie interwencyjnym z zastosowaniem tej samej metody. W razie konieczności kontrola może objąć ważenie wszystkich produktów w kontrolowanej partii lub w kontrolowanym magazynie.

II. Sprawozdania z kontroli

1. Wewnętrzna jednostka kontrolująca podległa agencji płatniczej lub jednostce przez nią upoważnionej sporządza sprawozdanie z każdej przeprowadzonej kontroli lub kontroli fizycznej.

2. Sprawozdanie zawiera co najmniej następujące informacje:

a) nazwę podmiotu przechowującego, adres wizytowanego magazynu i opis kontrolowanych partii produktu;

b) datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia czynności kontrolnych;

c) miejsce przeprowadzania kontroli, jak również opis warunków przechowywania, opakowania oraz dostępności;

d) dokładne dane osób kontrolujących, z określeniem ich stanowisk i uprawnień;

e) przeprowadzone czynności kontrolne oraz zastosowane zasady pomiaru objętościowego, takie jak metody pomiaru, dokonane obliczenia, otrzymane wyniki pośrednie i końcowe oraz ustalone wnioski pokontrolne;

f) dla każdej przechowywanej partii lub dla każdej klasy produktów – ilość wymienioną w rachunkach agencji płatniczej, ilość wymienioną w rachunkach magazynu oraz stwierdzone ewentualne rozbieżności między tymi rachunkami;

g) dla każdej partii lub klasy poddanej kontroli fizycznej — informacje określone w lit. f) oraz ilość zweryfikowaną na miejscu i wszelkie rozbieżności, numer partii lub klasy, palety, kartony, silosy, kadzie i inne pojemniki użyte do ważenia oraz masę (zarówno netto, jak i brutto, w stosownych przypadkach) lub objętość;

h) sporządzone przez podmiot przechowujący deklaracje w przypadku zaistnienia rozbieżności lub niezgodności;

i) miejsce, datę i podpis sporządzającego sprawozdanie oraz podmiotu przechowującego lub jego przedstawiciela;

j) w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, ewentualne zalecenie przeprowadzenia rozszerzonej kontroli, z określeniem wartości procentowej przechowywanych ilości, które mają zostać poddane takiej kontroli, stwierdzeniem rozbieżności i podaniem wyjaśnień.

3. Sporządzone sprawozdania są niezwłocznie przekazywane kierownikowi działu odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg agencji płatniczej.

Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania następuje korekta zapisów księgowych agencji płatniczej uwzględniająca stwierdzone rozbieżności i niezgodności.

4. Agencja płatnicza przechowuje sprawozdania w swojej siedzibie i udostępnia je przedstawicielom Komisji lub upoważnionym przez nią osobom.

5. Dokument podsumowujący sporządzany przez agencję płatniczą zawiera opis:

— przeprowadzonych kontroli, z wyróżnieniem kontroli fizycznych (inwentaryzacji),

— skontrolowanych ilości,

— stwierdzonych nieprawidłowości oraz ich przyczyn porównanych z zestawieniami miesięcznymi i rocznymi.

Skontrolowane ilości i stwierdzone rozbieżności określa się dla każdego produktu, którego to dotyczy, według masy lub objętości oraz wartości procentowej w stosunku do wszystkich przechowywanych ilości.

Dokument podsumowujący w oddzielny sposób uwzględnia kontrole przeprowadzone w celu sprawdzenia jakości przechowywanych produktów. Komisja otrzymuje podsumowanie równocześnie ze sprawozdaniami rocznymi, o których mowa w art. 7 ust. 3 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1306/2013.

B. PROCEDURA PRZEPROWADZANIA KONTROLI FIZYCZNEJ DLA KAŻDEGO SEKTORA OBJĘTEGO WSPÓLNĄ POLITYKĄ ROLNĄ W RAMACH KONTROLI PRZEWIDZIANYCH W PKT A

I. Masło

1. Wybór partii, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości przechowywanej publicznie. Wyboru dokonuje się przed wizytacją magazynu na podstawie danych księgowych agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego.

2. Sprawdzenie obecności wybranych partii towaru oraz ich składu na miejscu polega na:

— identyfikacji numerów kontrolnych partii i kartonów w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu,

— ważeniu palet (jednej na 10) i kartonów (jednego na paletę),

— wizualnym sprawdzeniu zawartości kartonu (jedna paleta na pięć),

— sprawdzeniu stanu opakowania.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

II. Mleko odtłuszczone w proszku

1. Wybór partii, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości przechowywanej publicznie. Wyboru dokonuje się przed wizytacją magazynu na podstawie danych księgowych agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego.

2. Sprawdzenie obecności wybranych partii towaru oraz ich składu na miejscu polega na:

— identyfikacji numerów kontrolnych partii i worków w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu,

— ważeniu palet (jednej na 10) i worków (jednego na 10),

— wizualnym sprawdzeniu zawartości worka (jedna paleta na pięć),

— sprawdzeniu stanu opakowania.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

III. Zboża i ryż

1. Procedura przeprowadzania kontroli fizycznej

a) liczba wybranych pojemników lub komór, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości zbóż lub ryżu przechowywanych publicznie.

Wyboru dokonuje się na podstawie danych ewidencji zapasów dostępnych w agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego;

b) kontrola fizyczna:

— sprawdzenie obecności zbóż lub ryżu w wybranych pojemnikach lub komorach,

— identyfikacja zbóż lub ryżu,

— kontrola warunków przechowywania oraz sprawdzenie jakości produktów przechowywanych w warunkach przewidzianych w rozporządzeniu (UE) nr 1272/2009 (1),

— porównanie miejsca przechowywania i tożsamości zbóż lub ryżu z danymi z ewidencji zapasów,

— ocena przechowywanych ilości za pomocą metody uprzednio zatwierdzonej przez agencję płatniczą, której opis należy umieścić w siedzibie tej agencji;

c) plan magazynu oraz pomiary dla każdego silosu lub komory muszą być dostępne w każdym punkcie przechowywania.

Zboża lub ryż muszą być przechowywane w sposób pozwalający na sprawdzenie ich objętości.

2. Procedura w przypadku wykrycia nieprawidłowości:

W przypadku oceny objętości dopuszczalna jest pewna granica tolerancji.

Zasady określone w załączniku III pkt II stosuje się, jeżeli masa produktów przechowywanych stwierdzona podczas kontroli fizycznej różni się od wpisanej do ksiąg masy o 5 % lub więcej w odniesieniu do zbóż i ryżu w przypadku przechowywania w silosach lub w magazynach płaskich.

W przypadku gdy zboża lub ryż przechowywane są w magazynie, można rejestrować ilości zważone przy przyjmowaniu do magazynu, zamiast ilości wynikających z oceny objętości, jeżeli ta ostatnia metoda nie zapewnia stopnia dokładności uważanego za odpowiedni, a różnica między tymi dwoma wartościami nie jest zbyt duża.

Agencja płatnicza korzysta z tej opcji, w przypadku gdy jest to uzasadnione okolicznościami, na zasadzie jednostkowych przypadków i na własną odpowiedzialność. W sprawozdaniu wskazuje ona, iż skorzystała z tej opcji przy pomocy następującego wzoru:

(Wzór przykładowy)

ZBOŻA – KONTROLA ZAPASÓW

Produkt:

Podmiot przechowujący: Magazyn, silos:

Numer miejsca przechowywania:

Data:

Partia

Ilość stwierdzona na podstawie ewidencji zapasów

A. Zapasy w silosie

Numer pomieszczenia

Objętość według specyfikacji m3 (A)

Stwierdzona wolna objętość m3 (B)

Objętość przechowywanego zboża m3 (A-B)

Stwierdzona masa właściwa kg/hl = 100

Masa zboża lub ryżu

Ogółem (A): …

B. Zapasy w magazynie płaskim

Komora nr

Komora nr

Komora nr

Objęty obszar …

Wysokość …

… m2

…

…

… m

…

… m3

…

… m2

…

…

… m

…

… m3

…

… m2

…

…

… m

…

… m3

…

Korekty …

… m3

… m3

… m3

Objętość …

… m3

… m3

… m3

Ciężar właściwy …

… kg/hl

… kg/hl

… kg/hl

Łączna waga

… ton

… ton

… ton

Ogółem (B): …

Masa całkowita w magazynie: …

Różnica w stosunku do masy wpisanej: …

w %: …

…, [dnia]

… (Pieczęć i podpis)

Kontroler agencji płatniczej:

IV. Wołowina i cielęcina

1. Wybór partii, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości przechowywanej publicznie. Wyboru dokonuje się przed wizytacją magazynu na podstawie danych księgowych agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego.

2. Sprawdzenie obecności wybranych partii towaru oraz ich składu na miejscu w przypadku mięsa bez kości polega na:

— identyfikacji partii towaru i palet oraz sprawdzeniu liczby kartonów,

— sprawdzeniu wagi 10 % palet lub kontenerów,

— sprawdzeniu wagi 10 % kartonów z każdej ważonej palety,

— wizualnej kontroli zawartości kartonów oraz stanu opakowań towaru w kartonie.

Wybór palet musi uwzględniać poszczególne przechowywane rodzaje rozbioru mięsa.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

(1) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1272/2009 z dnia 11 grudnia 2009 r. ustanawiające wspólne szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1234/2007 w odniesieniu do zakupu i sprzedaży produktów rolnych w ramach interwencji publicznej (Dz.U. L 349 z 29.12.2009, s. 1).