Załącznik I

1. Wymogi dotyczące przydziału zadań

Przydział zadań obejmuje co najmniej następujące kwestie:

a) specyfikację roli, tytuł, opis zarządzania zespołem i bezpośredniego zwierzchnictwa, czas trwania oddelegowania, miejsce (miejsca) oddelegowania;

b) szczegółowy opis odpowiednich działań opartych na potrzebach, zweryfikowany przez organizację przyjmującą (organizacje przyjmujące) i właściwie określone zadania, które ma podjąć wolontariusz pomocy UE, w tym elementy oparte na planie komunikacji dotyczącym inicjatywy;

c) specyfikację kompetencji wymaganych do realizacji zadań w oparciu o zakres kompetencji;

d) określenie celów działalności, z uwzględnieniem czasu trwania i szczególnych okoliczności oddelegowania wolontariusza pomocy UE, oraz ról właściwych dla stanowiska wolontariusza;

e) wskaźniki dotyczące oczekiwanych wyników, rezultatów i w miarę możliwości wyników realizacji przydzielonych zadań, wykorzystywane w celu zarządzania wynikami wolontariusza pomocy UE;

f) elementy elastyczne umożliwiające wolontariuszowi pomocy UE w realistycznym zakresie wpływanie na zadania i kształtowanie ich zgodnie z jego indywidualnym profilem i zainteresowaniami;

g) szczegóły dotyczące czasu pracy, urlopu, miejsca pracy i wsparcia opiekuna pedagogicznego;

h) wyraźny przydział odpowiedzialności w zakresie zarządzania i zarządzania bezpieczeństwem między organizacjami wysyłającymi i przyjmującymi; oraz

i) w stosownych przypadkach informacje dotyczące świadomości w kwestiach związanych z bezpieczeństwem oraz właściwego zachowania w stosunku do zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem.

2. Wymogi dotyczące ogłoszenia

Ogłoszenie zawiera co najmniej następujące informacje:

a) wyraźne i dokładne informacje dotyczące inicjatywy„Wolontariusze pomocy UE”, jej humanitarnego charakteru i celów wolontariatu;

b) opis projektu, w tym szczegóły dotyczące kontekstu operacyjnego i sytuacji w zakresie bezpieczeństwa lub informacje na temat tego, czy organizacje wysyłające lub przyjmujące są organizacjami wyznaniowymi;

c) opis zadań, które ma wykonywać wolontariusz pomocy UE;

d) opis kompetencji i motywacji wymaganych, aby odpowiadać profilowi;

e) kryteria kwalifikowalności i wyjątki (jeżeli występują) w odniesieniu do zasad równości szans i niedyskryminacji;

f) w stosownych przypadkach kryteria selekcji i minimalne wymagania służące za kryteria wykluczające (takie jak poziom kompetencji, motywacja i inne właściwe kryteria, takie jak doświadczenie, umiejętności językowe, predyspozycje medyczne do podróżowania i pracy w krajach rozwijających się, dostępność) oraz wskazanie, czy poszukiwane są profile specjalistów niższego czy wyższego szczebla;

g) wskazanie, czy oczekuje się, że dane stanowisko będzie połączone ze stażem;

h) warunki wykonywania pracy, w tym szczegóły dotyczące długości oddelegowania, możliwości uczenia się, warunki pracy i życia, w tym zakwaterowanie i płatności z tytułu kosztów utrzymania, przeloty, ochrona ubezpieczeniowa, opieka medyczna i niezbędne szczepienia itd.;

i) datę i godzinę zakończenia składania wniosków;

j) termin sporządzenia krótkiej listy kandydatów i przeprowadzania rozmów;

k) proces przeprowadzania rozmów;

l) oczekiwany termin decyzji dotyczącej wyniku; oraz

m) oczekiwany harmonogram (daty szkolenia, w stosownych przypadkach stażu, przygotowania przed oddelegowaniem i wprowadzenia w obowiązki, oddelegowania i działań po oddelegowaniu).

3. Wymogi dotyczące godzin pracy, świadczenia urlopowego i miejsca pracy

Czynniki

Wymogi ogólne

Wymogi minimalne

Godziny pracy

— Organizacja wysyłająca i przyjmująca uzgadniają odpowiednie godziny pracy na podstawie polityki tej ostatniej, a następnie godziny te są omawiane i uzgadniane z wolontariuszem pomocy UE.

— Uzgodnione godziny pracy pozostawiają wolontariuszowi pomocy UE czas na rozwój zgodnie z ustaleniami jego przydziału zadań i celami działalności.

— Regularne godziny pracy nie przekraczają 40 godzin tygodniowo według średniej obliczanej w okresie czterech miesięcy.

— Godziny nadliczbowe i godziny pracy w sytuacjach wyjątkowych są negocjowane z wolontariuszem pomocy UE z uwzględnieniem jego dobrostanu psychicznego i fizycznego.

— Godziny nadliczbowe i godziny pracy w sytuacjach wyjątkowych oraz czas odpoczynku są zgodne z minimalnymi wymogami przewidzianymi w dyrektywie 2003/88/WE (1) i właściwym prawie krajowym.

Świadczenie urlopowe

— Organizacja wysyłająca i przyjmująca uzgadniają odpowiednie świadczenie urlopowe na podstawie polityki tej ostatniej, a następnie świadczenie to jest omawiane i uzgadniane z wolontariuszem pomocy UE.

— Jeżeli świadczenia urlopowe różnią się między różnymi kategoriami ról, świadczenie urlopowe jest dopasowywane do świadczenia przyznawanego personelowi miejscowemu pełniącemu takie same lub podobne role.

— Świadczenie urlopowe obejmuje:

— miesięczne świadczenie urlopowe;

— zwolnienie chorobowe;

— urlop w domu, jeżeli okres oddelegowania przekracza 18 miesięcy;

— urlop rodzicielski lub ze względów rodzinnych, w tym urlop macierzyński i urlop ojcowski. Na wniosek wolontariusza pomocy UE, którego okres oddelegowania przekracza sześć miesięcy, urlop rodzicielski lub ze względów rodzinnych może również obejmować dni wolne od pracy w celu powrotu do państwa zamieszkania a) pozostających na jego utrzymaniu dzieci poniżej 12 roku życia;

— urlop okolicznościowy na wypadek pogrzebu lub poświadczonej przez lekarza poważnej choroby wstępnego lub zstępnego krewnego w linii prostej, małżonka lub zarejestrowanego partnera lub rodzeństwa.

— W przypadku gdy świadczenia lokalne są bardzo niskie, organizacja wysyłająca zapewnia zastosowanie świadczeń dla personelu międzynarodowego jako minimalnego punktu odniesienia do określenia świadczenia urlopowego dla wolontariusza pomocy UE.

— W każdym razie miesięczne świadczenie urlopowe obejmuje dwa dni w miesiącu, na które wolontariusz pomocy UE może wziąć urlop podczas swojego oddelegowania.

Ustalanie czasu urlopu

— Odradza się korzystanie z corocznego miesięcznego urlopu na początku i na końcu oddelegowania.

— Wolontariusz pomocy UE może na własny wniosek skorzystać z urlopu w domu dziewięć miesięcy po rozpoczęciu oddelegowania i z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do jego zakończenia.

Miejsce pracy

— Organizacja przyjmująca zapewnia specjalne miejsce pracy dla wolontariusza pomocy UE zgodnie z jego przydzielonymi zadaniami i uzgodnionymi bezpiecznymi, chronionymi i zdrowymi warunkami pracy na podstawie wskaźników określonych w załączniku I pkt 7.

4. Wymogi dotyczące zakwaterowania

1) Każdy wolontariusz pomocy UE dysponuje czystym zamykanym pomieszczeniem z dostępem do wody bieżącej i urządzeń sanitarnych. Pomieszczenie to znajduje się w rozsądnej odległości od głównego miejsca pracy wolontariusza pomocy UE.

2) Zakwaterowanie dla wolontariuszy pomocy UE może przyjąć między innymi formę pokoju u rodziny goszczącej, zakwaterowania indywidualnego lub zakwaterowania z innymi wolontariuszami pomocy UE.

3) W miarę możliwości zakwaterowanie ułatwia integrację wolontariuszy pomocy UE ze społecznością lokalną i umożliwia im interakcje ze społecznością ekspatriantów.

4) Podczas oceny możliwości zakwaterowania bierze się pod uwagę uwarunkowania językowe.

5) Wolontariusze pomocy UE mają dostęp do środków łączności umożliwiających im kontaktowanie się z organizacjami przyjmującymi i wysyłającymi oraz z ich bliskimi.

5. Wymogi dotyczące planu zarządzania bezpieczeństwem i ewakuacji

Plan zarządzania bezpieczeństwem i ewakuacji obejmuje co najmniej następujące elementy:

a) informacje dotyczące urzędnika lub zespołu ds. zarządzania kryzysowego w organizacji wysyłającej i odnośne dane kontaktowe przekazywane organizacji przyjmującej i wolontariuszowi pomocy UE;

b) schemat organizacyjny obejmujący cały personel odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa zarówno w organizacji wysyłającej, jak i w organizacji przyjmującej, zawierający aktualne dane kontaktowe;

c) wyraźne procedury, role i obowiązki na wypadek sytuacji wyjątkowej;

d) mechanizm zgłaszania incydentów związanych z bezpieczeństwem w przypadku organizacji wysyłających i przyjmujących;

e) plan ewakuacji;

f) postanowienia dotyczące ewakuacji medycznej zgodne z przepisami dotyczącymi ubezpieczenia, o których mowa w art. 24;

g) informacje właściwe dla danego kontekstu, wytyczne i zasady określone przez organizację przyjmującą;

h) mechanizm regularnego przeglądu przeprowadzanego przez organizację wysyłającą, wraz z aktualizacjami dokonywanymi przez organizację przyjmującą (zgodnie z wymogami otoczenia w poszczególnych państwach);

i) zaplanowanie scenariusza organizowane przez organizację wysyłającą we współpracy z organizacją przyjmującą w celu dokonania oceny możliwych sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa oraz przetestowania planu zarządzania bezpieczeństwem i ewakuacji; w miarę możliwości organizuje się ćwiczenia w celu zapewnienia sprawnej współpracy między organizacją wysyłającą i organizacją przyjmującą w scenariuszu sytuacji nadzwyczajnej; oraz

j) dostępne w organizacji wysyłającej i organizacji przyjmującej wsparcie w zakresie ochrony i bezpieczeństwa wolontariuszy pomocy UE pod względem fizycznym, materialnym i psychologicznym.

6. Wymogi dotyczące oceny ryzyka

Ocena ryzyka obejmuje co najmniej następujące kwestie:

a) ogólną sytuację w państwie oddelegowania (w tym sytuację gospodarczą, najnowszą historię i oczekiwane zmiany w celu ustalenia poziomu ryzyka i braku bezpieczeństwa związanego z niestabilnością i złożonością polityczną, konfliktami, niepokojami społecznymi, dynamiką etniczną i religijną itp. w celu ustalenia mapy zagrożeń, prawdopodobieństwa wystąpienia każdego z tych zagrożeń i ich prawdopodobnych skutków);

b) mapowanie ryzyka klęsk żywiołowych;

c) nastawienie społeczności lokalnej i władz lokalnych oraz ich poziom akceptacji wolontariusza pomocy UE/inicjatywy;

d) inne agencje prowadzące działania w tym samym miejscu;

e) plany awaryjne i ewakuacyjne;

f) pomieszczenia (biura i zakwaterowanie);

g) mechanizmy zgłaszania i monitorowania incydentów związanych z bezpieczeństwem;

h) dostępną połączalność i komunikację oraz wyposażenie komunikacyjne (w tym dostępność i poziom wiarygodności), oraz

i) dostępność transportu i aktualnych map, w tym swobodę przemieszczania się i łatwość dostępu.

7. Wskaźniki bezpiecznych i zdrowych warunków pracy i życia

Stosuje się następujące wskaźniki bezpiecznych i zdrowych warunków pracy i życia:

a) mapowanie chorób występujących na danym obszarze (przenoszonych przez wodę, komary, ludzi, chorób sezonowych itd.), w tym poziom prawdopodobieństwa ich wystąpienia i skutki;

b) dostępność wsparcia w zakresie pierwszej pomocy (wewnętrznego i zewnętrznego), straży pożarnej i służb przeciwpożarowych, placówek medycznych i specjalistów w zakresie medycyny (np. szpitale, pielęgniarki, dostęp do leków);

c) poziom utrzymania wszystkich miejsc (biur i zakwaterowania); dostępność energii elektrycznej, oświetlenia, wentylacji i urządzeń sanitarnych;

d) poziom utrzymania pojazdów, regularne przeglądy i czynności obsługowe, właściwe wyposażenie (takie jak radio, apteczka pierwszej pomocy, pasy bezpieczeństwa, woda, koc);

e) dostępność i jakość powierzchni biurowej, krzeseł, sprzętu komputerowego;

f) przepisy dotyczące urlopu i godzin pracy; dostęp do zajęć rekreacyjnych i obiektów sportowych, bibliotek, rynków itd.; stopień oddalenia; dostęp do przestrzeni prywatnej, budynków religijnych; oraz

g) mechanizmy zgłaszania i monitorowania incydentów związanych ze zdrowiem i z bezpieczeństwem.

(1) Dyrektywa 2003/88/WE z dnia 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.U. L 299 z 18.11.2003, s. 9).