Załącznik III

1. Samoocena i referencje w przypadku organizacji przyjmujących

1. Samoocena dokonywana przez organizacje przyjmujące obejmuje wszystkie normy i procedury, w przypadku których organizacja przyjmująca składająca wniosek musi mieć wprowadzoną politykę lub praktykę, aby spełniała niezbędne wymogi w odniesieniu do kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE. W odniesieniu do każdego wymogu każdej normy i procedury organizacja wskazuje, czy:

a) minimalny wymóg jest uwzględniony w jej polityce/praktyce lub czy zobowiązuje się ona do jego wdrożenia;

b) właściwy personel jest świadomy tego wymogu i stosuje go w praktyce; oraz

c) istnieją jakiekolwiek szczegółowe potrzeby dalszej pracy/dalszego działania w celu zaradzenia brakom.

2. Samoocena zawiera również odpowiedzi na następujące pytania dotyczące ochrony i bezpieczeństwa oraz kierowania wolontariuszem:

a) W jaki sposób organizacja przyjmująca zapewnia ochronę i bezpieczeństwo przyjmowanych przez nią międzynarodowych wolontariuszy?

b) W jaki sposób kieruje wolontariuszami i wspiera ich podczas ich pobytu?; oraz

c) Czy i w jakich obszarach norm i procedur organizacja przyjmująca zwiększa obecnie swoje zdolności?

3. Referencje odnoszą się do wymogów mających zastosowanie do organizacji przyjmującej podczas oddelegowania wolontariusza pomocy UE i do doświadczenia podmiotu udzielającego referencji w zakresie niezbędnych wymogów w odniesieniu do każdej normy i procedury, co do których jest on w stanie udzielić informacji. W szczególności:

a) określają doświadczenie organizacji w odniesieniu do minimalnych wymogów dotyczących odnośnych norm i procedur, które mają być stosowane przez organizację przyjmującą (spełnia/nie spełnia);

b) zawierają uzasadnienie/wyjaśnienie każdej sformułowanej oceny; oraz

c) określają szczegółowe potrzeby (jeżeli takie występują) dalszej pracy/dalszego działania w celu zaradzenia brakom.

4. W celu promowania uproszczenia Komisja określa normy i procedury, w przypadku których organizacja przyjmująca składająca wniosek nie musi podejmować działania, jeżeli jest ona partnerem Komisji w dziedzinie pomocy humanitarnej, który podpisał obowiązującą umowę ramową (umowę o partnerstwie).

2. Oparta na dowodach samoocena w przypadku organizacji wysyłających

1. Oparta na dowodach samoocena dokonywana przez organizacje wysyłające obejmuje wszystkie normy i procedury, w przypadku których organizacja musi mieć wprowadzoną politykę lub praktykę, aby spełniała niezbędne wymogi w odniesieniu do kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE. W odniesieniu do każdego wymogu każdej normy i procedury organizacja wysyłająca wskazuje, czy:

a) minimalny wymóg jest uwzględniony w jej polityce/praktyce lub czy zobowiązuje się ona do jego wdrożenia;

b) właściwy personel jest świadomy tego wymogu i stosuje go w praktyce;

c) istnieją jakiekolwiek szczegółowe potrzeby dalszej pracy/dalszego działania w celu zaradzenia brakom; oraz

d) wymóg ten jest uwzględniony w ramach certyfikacji/akredytacji poprzez inny zatwierdzony mechanizm (np. systemy krajowe, europejskie i międzynarodowe).

2. Aby uzasadnić oświadczenia znajdujące się w samoocenie, organizacja wysyłająca składająca wniosek powinna udowodnić zgodność z wymogami i dołączyć próbkę środków dowodowych i środków weryfikacji dotyczących wdrożenia polityk i praktyk, o których jest mowa w każdym z wymogów norm i procedur, w szczególności w odniesieniu do wolontariuszy.

3. W celu promowania uproszczenia Komisja określa normy i procedury, w przypadku których organizacja wysyłająca składająca wniosek nie musi podejmować działania, jeżeli jest ona partnerem Komisji w dziedzinie pomocy humanitarnej, który podpisał obowiązującą umowę ramową (umowę o partnerstwie).

4. Na każdym etapie procesu certyfikacji Komisja może w razie potrzeby zwrócić się do organizacji wysyłającej składającej wniosek o przedstawienie dodatkowych dowodów.

3. Procedura zawieszenia lub zakończenia certyfikacji

1. Jeżeli Komisja zamierza zawiesić lub zakończyć certyfikację, powiadamia ona o tym formalnie organizację wysyłającą lub przyjmującą z wyprzedzeniem, określając powody i wzywając daną organizację do przedstawienia uwag w terminie 45 dni kalendarzowych od otrzymania powiadomienia.

2. Jeżeli po analizie uwag przedstawionych przez organizację wysyłającą lub przyjmującą Komisja podejmuje decyzję o przerwaniu procedury zawieszenia lub zakończenia, powiadamia ona formalnie daną organizację o tej decyzji.

3. Jeżeli żadne uwagi nie zostają przedstawione lub jeżeli, pomimo przedstawionych uwag, Komisja podejmuje decyzję o kontynuacji procedury zawieszenia lub zakończenia, podejmuje ona odpowiednio następujące czynności:

a) zawiesza certyfikację poprzez formalne powiadomienie organizacji o zawieszeniu, wraz z określeniem powodów i przybliżonego terminu zakończenia niezbędnych weryfikacji; lub

b) formalnie powiadamia organizację o zakończeniu, określając powody i termin, w którym zakończenie staje się skuteczne.

4. Zawieszenie staje się skuteczne w dniu otrzymania przez organizację wysyłającą lub przyjmującą powiadomienia, o którym mowa w pkt 3 lit. a), lub późniejszym terminie, jeżeli w powiadomieniu określono taki późniejszy termin.

5. O ile certyfikacja nie została zakończona zgodnie z pkt 3 lit. b), gdy tylko Komisja uzna, że powody zawieszenia przestają mieć zastosowanie lub że zostały przeprowadzone niezbędne weryfikacje, niezwłocznie powiadamia formalnie organizację wysyłającą lub przyjmującą o zniesieniu zawieszenia.