Artykuł 274

1. Zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji, który zleca lub planuje zlecenie w drodze outsourcingu funkcji albo czynności ubezpieczeniowych lub reasekuracyjnych usługodawcy, ustanawia sporządzone na piśmie zasady outsourcingu uwzględniające wpływ outsourcingu na działalność zakładu oraz rozwiązania w zakresie sprawozdawczości i monitorowania, które należy wdrożyć w przypadku outsourcingu. Zakład zapewnia zgodność warunków umowy outsourcingu z obowiązkami zakładu zgodnie z art. 49 dyrektywy 2009/138/WE.

2. W przypadku gdy zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji i usługodawca należą do tej samej grupy, zakład zlecający w drodze outsourcingu podstawowe lub ważne funkcje lub czynności operacyjne jest zobowiązany do wzięcia pod uwagę zakresu, w jakim zakład kontroluje usługodawcę lub ma zdolność wywierania wpływu na jego działania.

3. Wybierając usługodawcę, o którym mowa w ust. 1, w odniesieniu do podstawowych lub ważnych funkcji lub czynności operacyjnych, organ administrujący, zarządzający lub nadzorczy zapewnia:

a) przeprowadzenie szczegółowej analizy w celu zapewnienia, aby potencjalny usługodawca posiadał umiejętności i możliwości oraz ewentualne zezwolenia wymagane na podstawie przepisów prawa, pozwalające mu wykonywać w odpowiedni sposób zlecane funkcje lub czynności, uwzględniając przy tym cele i potrzeby zakładu;

b) przyjęcie przez usługodawcę wszelkich środków zapewniających, aby zaspokojeniu potrzeb zakładu dokonującego outsourcingu nie zagrażał żaden faktyczny lub potencjalny konflikt interesów;

c) zawarcie pisemnej umowy pomiędzy zakładem ubezpieczeń lub zakładem reasekuracji a usługodawcą, w której wyraźnie określono odpowiednie prawa i obowiązki zakładu i usługodawcy;

d) objaśnienie warunków umowy outsourcingu, w zrozumiały sposób, organowi administrującemu, zarządzającemu lub nadzorczemu oraz ich zatwierdzenie przez ten organ;

e) brak naruszeń prawa, a w szczególności przepisów dotyczących ochrony danych, w związku z outsourcingiem;

f) podleganie przez usługodawcę takim samym przepisom dotyczącym bezpieczeństwa i poufności informacji dotyczących zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji lub ich ubezpieczających lub beneficjentów, jak przepisy mające zastosowanie do danego zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji.

4. W pisemnej umowie, o której mowa w ust. 3 lit. c), która ma zostać zawarta pomiędzy zakładem ubezpieczeń lub zakładem reasekuracji a usługodawcą, muszą być zawarte w szczególności następujące, wyraźnie sformułowane wszystkie następujące wymogi:

a) obowiązki i zadania obu stron;

b) zobowiązanie usługodawcy do przestrzegania wszystkich mających zastosowanie przepisów prawa, wymogów regulacyjnych i wytycznych, jak również wszelkich zasad zatwierdzonych przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji, jak również zobowiązanie usługodawcy do współpracowania z organem sprawującym nadzór nad zakładem w odniesieniu do funkcji lub czynności zleconych w drodze outsourcingu;

c) zobowiązanie usługodawcy do ujawniania wszelkich faktów mogących w istotny sposób wpłynąć na jego zdolność do wykonania zleconych mu w drodze outsourcingu funkcji lub czynności w sposób skuteczny i zgodny z odpowiednimi przepisami prawa i wymogami regulacyjnymi;

d) okres wypowiedzenia umowy przez usługodawcę, który jest wystarczająco długi, aby zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji mógł znaleźć rozwiązanie alternatywne;

e) przysługująca zakładowi ubezpieczeń lub zakładowi reasekuracji możliwość rozwiązania, w razie konieczności, umowy o outsourcing bez uszczerbku dla ciągłości i jakości usług świadczonych na rzecz ubezpieczających;

f) zastrzeżone przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji prawo do bycia informowanym przez usługodawcę o funkcjach i czynnościach zleconych w drodze outsourcingu oraz o ich realizacji, a także prawo do wydawania ogólnych wytycznych i indywidualnych instrukcji skierowanych do usługodawcy w sprawie kwestii, które należy uwzględnić podczas wykonywania funkcji i czynności zleconych w drodze outsourcingu;

g) obowiązek chronienia przez usługodawcę wszystkich informacji poufnych dotyczących zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji oraz jego ubezpieczających, beneficjentów, pracowników, kontrahentów i wszelkich innych osób;

h) zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji, jego audytor zewnętrzny i organ nadzoru posiadają faktyczny dostęp do wszystkich informacji dotyczących funkcji i czynności zlecanych w drodze outsourcingu, w tym mogą przeprowadzać kontrole na miejscu w lokalu usługodawcy;

i) możliwość kierowania przez organ nadzoru zapytań bezpośrednio do usługodawcy, gdy jest to stosowne i konieczne do celów nadzorczych, oraz obowiązek udzielenia przez usługodawcę odpowiedzi na te pytania;

j) prawo zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji do otrzymania informacji o funkcjach i czynnościach zleconych w drodze outsourcingu oraz możliwość wydawania instrukcji w sprawie funkcji i czynności zleconych w drodze outsourcingu;

k) w stosownych przypadkach — warunki, zgodnie z którymi usługodawca może dokonać suboutsourcingu funkcji i czynności zleconych mu w drodze outsourcingu;

l) postanowienie, zgodnie z którym obowiązki i zadania usługodawcy wynikające z jego umowy z zakładem ubezpieczeń lub zakładem reasekuracji pozostaną nienaruszone pomimo ewentualnego suboutsourcingu dokonanego zgodnie z lit. k).

5. Zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji, który zleca w drodze outsourcingu podstawowe lub ważne funkcje lub czynności operacyjne, spełnia wszystkie następujące wymogi:

a) zapewnia adekwatność odpowiednich aspektów systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej usługodawcy, aby zapewnić zgodność z art. 49 ust. 2 lit. a) i b) dyrektywy 2009/138/WE;

b) odpowiednio uwzględnia w swoich systemach zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej czynności zlecone w drodze outsourcingu, aby zapewnić zgodność z art. 49 ust. 2 lit. a) i b) dyrektywy 2009/138/WE;

c) sprawdza, czy usługodawca posiada niezbędne zasoby finansowe, pozwalające mu wykonywać dodatkowe zadania we właściwy i rzetelny sposób, oraz czy wszyscy pracownicy usługodawcy, którzy będą zaangażowani w wykonywanie czynności w ramach funkcji zlecanych w drodze outsourcingu, są odpowiednio wykwalifikowani i rzetelni;

d) zapewnia, aby usługodawca posiadał odpowiednie plany awaryjne na wypadek sytuacji nadzwyczajnych lub zakłócenia działalności gospodarczej oraz, w razie konieczności, okresowo testuje infrastrukturę rezerwową, uwzględniając funkcje i czynności zlecone w drodze outsourcingu.