Załącznik I

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1.

Informacje przedłożone przez:

— [Nazwa] państwa członkowskiego:

— Nazwa programu i numer CCI: (programy operacyjne otrzymujące wsparcie z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym podlegające instytucji zarządzającej/instytucji certyfikującej w przypadku wspólnego systemu zarządzania i kontroli);

— Nazwa głównego punktu kontaktowego, włącznie z adresem e-mail: (organ odpowiedzialny za opis).

1.2.

Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: (dd/mm/rr)

1.3. Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy instytucjami/organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli)

1.3.1. Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji zarządzającej):

Proszę wskazać, czy instytucja zarządzająca dodatkowo pełni funkcję instytucji certyfikującej, zgodnie z art. 31 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

1.3.2. Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji certyfikującej).

1.3.3. Organy pośredniczące (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie pośredniczącym).

1.3.4. Jeżeli art. 31 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ma zastosowanie, proszę wskazać, w jaki sposób zagwarantowany jest podział funkcji pomiędzy instytucją audytową a instytucją zarządzającą/certyfikującą.

2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA

2.1. Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje

2.1.1. Status instytucji zarządzającej (krajowy organ lub podmiot publiczny) oraz organu, w którego skład wchodzi.

2.1.2. Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą.

Jeżeli instytucja zarządzająca dodatkowo pełni funkcje instytucji certyfikującej, proszę opisać, w jaki sposób zagwarantowany jest podział funkcji.

2.1.3. Wyszczególnienie funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji (z uwzględnieniem tego, że instytucja zarządzająca zachowuje pełną odpowiedzialność za oddelegowane funkcje), zgodnie z art. 31 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów).

2.1.4 Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka, w tym odniesienie do przeprowadzonej oceny ryzyka (art. 32 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2.2. Organizacja i procedury obowiązujące w instytucji zarządzającej

2.2.1. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, na rzecz których zostały oddelegowane niektóre funkcje.

2.2.2. Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli.

2.2.3. Opis następujących procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących; data i dane referencyjne):

2.2.3.1.

Procedury wspierające prace komitetu monitorującego, ustanowione zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 w przypadku, gdy instytucja zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym w zakresie włączenia społecznego („PO II”).

2.2.3.2.

Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podział danych odnoszących się do wskaźników według płci.

2.2.3.3

Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą zgodnie z art. 31 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2.2.3.4.

Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność, przez cały okres wdrażania, z obowiązującymi przepisami (art. 32 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014), oraz procedury zapewniające, aby operacje nie były wybierane w sytuacji, gdy zostały one fizycznie zakończone lub w pełni wdrożone, zanim beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie (w tym procedury stosowane przez instytucje pośredniczące w przypadku delegowania zadań związanych z oceną, wyborem i zatwierdzeniem operacji).

2.2.3.5.

Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym procedury zapewniające, aby beneficjenci prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją.

2.2.3.6.

Procedury weryfikacji operacji (zgodnie z wymogami określonymi w art. 32 ust. 4–7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014), w tym procedury zapewniające zgodność operacji z obszarami polityki UE (na przykład polityką dotyczącą propagowania równości mężczyzn i kobiet oraz niedyskryminacji, zapewniania dostępu dla osób niepełnosprawnych, zamówień publicznych, przepisów środowiskowych, zwłaszcza przepisów przeciwko marnotrawieniu żywności, bezpieczeństwa produktów konsumenckich i zdrowia publicznego), oraz wskazanie instytucji lub organów przeprowadzających taką weryfikację. Opis obejmuje administracyjne kontrole zarządcze w odniesieniu do każdego wniosku o refundację przedłożonego przez beneficjentów oraz kontrole zarządcze operacji na miejscu, które mogą być przeprowadzane metodą badania próby. Jeżeli kontrole zarządcze zostały oddelegowane instytucjom pośredniczącym, opis powinien obejmować procedury stosowane przez instytucje pośredniczące w kontekście tych kontroli oraz procedury stosowane przez instytucję zarządzającą w celu nadzorowania skuteczności funkcji oddelegowanych instytucjom pośredniczącym. Częstotliwość i zakres kontroli są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego dla operacji oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości.

2.2.3.7.

Opis procedur, zgodnie z którymi wnioski o refundację są składane przez beneficjentów, weryfikowane i zatwierdzane oraz zgodnie z którymi zatwierdzane, wykonywane i księgowane są płatności na rzecz beneficjentów (w tym procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące w przypadku delegacji rozpatrywania wniosków o refundację), w celu dotrzymania terminu wynoszącego 90 dni dla płatności na rzecz beneficjentów na podstawie art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2.2.3.8.

Wskazanie instytucji lub organów odpowiedzialnych za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację, włącznie ze schematem wskazującym wszystkie zaangażowane organy.

2.2.3.9.

Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.

2.2.3.10.

Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.

2.2.3.11.

Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie i mających zastosowanie do programu operacyjnego.

2.2.3.12.

Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania (art. 32 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014), oraz, w przypadku PO II, procedury gromadzenia i przekazywania wiarygodnych danych odnoszących się do wskaźników (art. 32 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2.2.3.13.

Procedury sporządzania deklaracji zarządczej (art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2.2.3.14.

Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i słabości stwierdzonych w systemach, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych (art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2.2.3.15.

Procedury informowania pracowników o powyższych procedurach oraz wskazanie zorganizowanego/przewidzianego szkolenia i wszelkich wydanych wskazówek (data i odniesienie).

2.2.3.16.

W stosownych przypadkach opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie (1) w odniesieniu do badania skarg dotyczących Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym, na podstawie art. 30 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2.3. Ścieżka audytu

2.3.1. Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji, w tym w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, zgodnie z przepisami krajowymi dotyczącymi poświadczania zgodności dokumentów (art. 32 ust. 4 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i art. 3 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 532/2014 (2)).

2.3.2. Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/instytucje pośredniczące/instytucję zarządzającą dostępu do dokumentów potwierdzających (data i odniesienie):

2.3.2.1.

Wskazanie okresu przechowywania dokumentów.

2.3.2.2.

Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane.

2.4. Nieprawidłowości i kwoty odzyskane

2.4.1. Opis procedury (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących: data i odniesienie) dotyczącej powiadamiania o nieprawidłowościach (w tym o nadużyciach finansowych) i ich korygowania oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.

2.4.2. Opis procedury (wraz ze schematem przedstawiającym struktury raportowania) mającej na celu spełnienie obowiązku powiadomienia Komisji o nieprawidłowościach zgodnie z art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

3. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA

3.1. Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje

3.1.1. Status instytucji certyfikującej (krajowy organ lub podmiot publiczny) oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi.

3.1.2. Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą. W przypadku gdy instytucja zarządzająca dodatkowo wykonuje zadania instytucji certyfikującej, opis, sposobu zapewnienia podziału funkcji (zob. 2.1.2).

3.1.3. Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję certyfikującą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji zgodnie z art. 31 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów). Opis procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące do wykonywania delegowanych zadań oraz procedur stosowanych przez instytucję certyfikującą w celu nadzorowania skuteczności zadań oddelegowanych instytucjom pośredniczącym.

3.2. Organizacja instytucji certyfikującej

3.2.1. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre zadania.

3.2.2. Opis procedur, który należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji certyfikującej i instytucji pośredniczących (data i odniesienie):

3.2.2.1.

Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność:

— Opis rozwiązań stosowanych przez instytucję certyfikującą w kontekście dostępu do informacji dotyczących operacji, niezbędnych w celu sporządzenia i przedłożenia wniosków o płatność, w tym do wyników kontroli zarządczych (zgodnie z art. 32 rozporządzenia (UE) nr 223/2014) i wszystkich właściwych audytów.

— Opis procedury, zgodnie z którą wnioski o płatność są sporządzane i przedkładane Komisji, w tym procedury zapewniającej przesłanie ostatecznego wniosku o płatność okresową do dnia 31 lipca po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego.

3.2.2.2.

Opis systemu księgowego będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją (art. 33 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014):

— uzgodnienia dotyczące przesyłania zagregowanych danych do instytucji certyfikującej w przypadku istnienia systemu zdecentralizowanego,

— powiązania między systemem księgowym a systemem informacyjnym opisanym w pkt 4.1,

— oznaczenie transakcji w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w przypadku istnienia wspólnego systemu z innymi funduszami.

3.2.2.3.

Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (3) (art. 33 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014). Uzgodnienia dotyczące poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa (art. 33 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014), z uwzględnieniem wyników wszystkich kontroli i audytów.

3.2.2.4.

W stosownych przypadkach opis procedur obowiązujących instytucji certyfikującej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie (4) w odniesieniu do badania skarg dotyczących Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym, na podstawie art. 30 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

3.3. Kwoty odzyskane

3.3.1. Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii.

3.3.2. Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu przez prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących każdej operacji, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.

3.3.3. Uzgodnienia dotyczące potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji.

4. SYSTEM INFORMACYJNY

4.1.

Opis systemów informacyjnych włącznie ze schematem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z połączeniami między systemami) w odniesieniu do:

4.1.1.

Elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podziału danych odnoszących się do wskaźników według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i art. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014.

4.1.2.

Zapewnienia, aby dane, o których mowa w poprzednim punkcie, były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, oraz, w przypadku operacji wspieranych przez PO II, aby, tam gdzie to możliwe, dane na temat wskaźników były podzielone według płci, zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

4.1.3.

Zapewnienia, aby istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych, należności nieściągalnych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji lub programu operacyjnego, zgodnie z art. 33 lit. d) i art. 49 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

4.1.4.

Prowadzenia w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów, zgodnie z art. 33 lit. g) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

4.1.5.

Prowadzenia ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji, zgodnie z art. 33 lit. h) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

4.1.6.

Prowadzenia ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.

4.1.7.

Informacji o gotowości systemów do działania i ich zdolności do zapewniania wiarygodnej rejestracji danych, o których mowa powyżej.

4.2.

Opis procedur weryfikujących bezpieczeństwo systemów informatycznych.

(1) Odniesienie do dokumentu lub przepisów krajowych, jeśli państwo członkowskie określiło takie skuteczne rozwiązania.

(2) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 532/2014 z dnia 13 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (Dz.U. L 148 z 20.5.2014, s. 54).

(3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(4) Odniesienie do dokumentu lub przepisów krajowych, jeśli państwo członkowskie określiło takie skuteczne rozwiązania.