Załącznik II

1. Wprowadzenie

1.1. Proszę określić cel sprawozdania, tj. wyniki oceny spełnienia przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą kryteriów wyznaczania odnoszących się do otoczenia kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w celu wyrażenia opinii na temat spełnienia przez te instytucje kryteriów desygnacji.

1.2. Proszę określić zakres sprawozdania, tj. objęte nim organy, mianowicie instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą (oraz, w stosownych przypadkach, delegowane funkcje tych instytucji), a także spełnienie przez nie kryteriów wyznaczania odnoszących się do otoczenia kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w odniesieniu do programów operacyjnych objętych audytem.

1.3. Proszę wskazać organ, który sporządził sprawozdanie („niezależny organ audytowy”), oraz określić, czy jest to organ audytowy odpowiedzialny za objęte sprawozdaniem programy operacyjne.

1.4. Proszę określić, w jaki sposób zapewniona jest funkcjonalna niezależność niezależnego organu audytowego od instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej (zob. art. 35 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2. Metodyka i zakres pracy

2.1. Proszę wskazać okres i ramy czasowe audytu (datę otrzymania ostatecznego opisu funkcji i procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej przez niezależny organ audytowy, datę rozpoczęcia i zakończenia audytu oraz przydzielone środki).

2.2. Proszę określić a) zakres zastosowania czynności audytowych przeprowadzonych przez inne organy oraz b) kontrolę jakości przeprowadzoną w odniesieniu do takich czynności audytowych pod kątem adekwatności pracy.

2.3. Proszę opisać działania podjęte w celu dokonania oceny, zgodnie z art. 35 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, spełnienia przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą wyznaczane przez [państwo członkowskie] kryteriów dotyczących otoczenia kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w tym takie działania jak:

2.3.1.

Analiza opisu funkcji i procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej, zgodnie z wzorem określonym w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

2.3.2.

Analiza innych istotnych dokumentów dotyczących systemu; wskazanie przeglądu przepisów, aktów ministerialnych, okólników, wewnętrznych procedur/innych instrukcji, wytycznych lub list kontrolnych.

2.3.3.

Wywiady przeprowadzone z pracownikami głównych instytucji (w tym, w razie potrzeby, instytucji pośredniczących). Proszę opisać metodę i kryteria wyboru, jakie tematy zostały omówione, ile wywiadów zostało przeprowadzonych i z kim je przeprowadzono.

2.3.4.

Przegląd opisu i procedur związanych z systemami informacyjnymi, w szczególności w odniesieniu do wymogów określonych w załączniku IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014, oraz sprawdzenie, czy systemy te działają i czy zostały ustanowione w celu zapewnienia: (i) właściwej ścieżki audytu; (ii) ochrony danych osobowych; (iii) integralności, dostępności i autentyczności danych; (iv) wiarygodnych, dokładnych i kompletnych informacji dotyczących realizacji programu operacyjnego (zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014), danych dotyczących każdej operacji, niezbędnych do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu (zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. d) i e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014), oraz danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków (zgodnie z art. 33 lit. d), g) i h) rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2.3.5.

Jeżeli instytucja zarządzająca lub instytucja certyfikująca oddelegowała te funkcje innym organom, proszę opisać czynności audytowe, które zostały podjęte w celu zweryfikowania, czy instytucja zarządzająca lub certyfikująca oceniły zdolności tych organów do wykonania delegowanych zadań i czy dysponują one dostatecznymi procedurami nadzoru instytucji pośredniczących oraz wszelkimi innymi odpowiednimi środkami kontroli.

2.4. Proszę określić, czy przed opublikowaniem tego sprawozdania zostały zastosowane procedury kontradyktoryjności, oraz wskazać właściwe organy/instytucje.

2.5. Proszę potwierdzić, że prace zostały przeprowadzone z uwzględnieniem międzynarodowych standardów audytu.

2.6. Proszę określić, czy występuje jakiekolwiek ograniczenie zakresu (1), w szczególności takie, które wpływa na opinię niezależnego organu audytowego.

3. Wyniki oceny w odniesieniu do każdej instytucji/systemu

3.1. Proszę wypełnić tabelę w odniesieniu do każdej instytucji/systemu:

CCI lub system (grupa CCI)

Właściwa instytucja (instytucja zarządzająca lub certyfikująca)

Kompletność i dokładność opisu (tak/nie)

Wnioski (bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami, opinia negatywna)

Właściwe kryteria wyznaczania

Opis właściwych funkcji i procedur

Braki

Zalecenia/środki naprawcze

Ramy czasowe wdrożenia środków naprawczych, uzgodnione z właściwym organem

CCI x

Instytucja zarządzająca

Instytucja certyfikująca

Systemy

Instytucja zarządzająca

Instytucja certyfikująca

3.2. Proszę przedstawić wyniki oceny w odniesieniu do aspektów, które nie zostały w pełni uwzględnione w powyższej tabeli, w tym między innymi:

3.2.1.

procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (art. 33 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.2.

uzgodnień dotyczących poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnie z obowiązującym prawem (art. 33 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.3.

procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka (art. 32 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.4.

ram zapewniających przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli (pkt 2 załącznika IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.5.

uzgodnień dotyczących sporządzania deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli oraz wykrytych słabości (art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.6.

uzgodnień dotyczących elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego i audytu, w tym danych dotyczących wskaźników i rezultatów (art. 32 ust. 2 lit. d) i e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014);

3.2.7.

ram służących zapewnieniu, w przypadku delegowania zadań instytucjom pośredniczącym, określenia ich odnośnych zadań i obowiązków, weryfikacji ich zdolności do wykonania delegowanych zadań oraz istnienia procedur sprawozdawczych (pkt 1 ppkt (ii) załącznika IV do rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

(1) Ograniczenie zakresu: ograniczenie zakresu pracy audytora może niekiedy nałożyć dana jednostka (na przykład, jeżeli na podstawie warunków zatrudnienia audytor nie przeprowadzi procedury audytu, którą uważa za niezbędną). Ograniczenie zakresu może zostać nałożone w zależności od okoliczności. Takie ograniczenie może zostać również nałożone w sytuacji, w której zdaniem audytora zapisy księgowe jednostki są nieodpowiednie lub gdy audytor nie jest w stanie przeprowadzić procedury audytu uważanej za pożądaną.