Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/840 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie kontroli przeprowadzanych przez organy odpowiedzialne w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego

Artykuł 1

Kontrole administracyjne

1. Organ odpowiedzialny przeprowadza kontrole administracyjne dotyczące wszystkich deklaracji finansowych składanych przez beneficjentów w celu uzyskania finansowania unijnego, zgodnie z odpowiednimi umowami o udzielenie dotacji określonymi w art. 1 lit. d) rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1042/2014 (

1

) („deklaracje finansowe”). Kontrole te obejmują przynajmniej następujące elementy:

a) kontrole mające na celu potwierdzenie poprawności formalnej i dokładności arytmetycznej deklaracji finansowych;

b) kontrole w celu potwierdzenia, że projekt osiągnął cele określone w umowie o udzielenie dotacji lub że czynione są postępy w kierunku osiągnięcia tych celów;

c) analityczny przegląd w celu oceny właściwości deklarowanych wydatków w deklaracjach finansowych i ich zgodności z wymogami określonymi w umowie o udzielenie dotacji i z obowiązującymi przepisami unijnymi i krajowymi.

2. W przypadku gdy kontrole administracyjne wykazują niezgodności lub nieprawidłowości, organ odpowiedzialny przeprowadza szczegółowe kontrole w celu oceny legalności i prawidłowości wydatków, w szczególności w drodze przeglądu próby dokumentów potwierdzających.

3. Organ odpowiedzialny może zażądać od beneficjenta uzyskania zaświadczenia audytora i sprawozdania z audytu obejmujących wszystkie aspekty, o których mowa w ust. 1 lit. a) i c), wydanych przez niezależnego audytora. W takim przypadku organ odpowiedzialny określa zakres kontroli przeprowadzanych przez niezależnego audytora oraz wzór sprawozdania z audytu.

Artykuł 2

Zasady ogólne dotyczące kontroli na miejscu

Organ odpowiedzialny przeprowadza na miejscu kontrole finansowe i operacyjne.

Kontrole na miejscu przeprowadzane są w oparciu o dokumentację i zapisy prowadzone przez beneficjentów projektu.

Niezapowiedziane kontrole na miejscu mogą być przeprowadzane zgodnie z prawem krajowym, w przypadkach w których poziom pewności mógłby zostać podważony, gdyby powiadomiono o nich wcześniej.

Artykuł 3

Kontrole finansowe na miejscu

1. Kontrole finansowe na miejscu mają na celu zapewnienie wystarczającego poziomu pewności co do legalności i prawidłowości transakcji i umów będących podstawą deklaracji finansowych.

2. Organ odpowiedzialny sprawdza, czy:

a) wydatki w deklaracjach finansowych są zgodne z zapisami księgowymi i dokumentami potwierdzającymi będącymi w posiadaniu beneficjentów projektu;

b) wydatki w deklaracjach finansowych spełniają wymogi kwalifikowalności określone w umowie o udzielenie dotacji oraz w obowiązujących przepisach unijnych i krajowych;

c) źródła finansowania są zgodne z art. 16 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

3. Nie naruszając przepisów art. 4 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, kontrole finansowe na miejscu obejmują co najmniej 10 % sumy wkładu Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

Artykuł 4

Ograniczenie lub intensyfikacja kontroli finansowych na miejscu

1. Organ odpowiedzialny ustala poziom wskaźnika błędu we wkładzie Unii skontrolowanym w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 za rok budżetowy N.

2. Organ odpowiedzialny może ograniczyć zakres kontroli finansowych na miejscu w następnym roku budżetowym N+1, jeżeli spełnione zostaną dwa następujące warunki:

a) poziom błędu jest niższy niż 2 % wkładu Unii skontrolowanego w rocznych sprawozdaniach finansowych za rok budżetowy N;

b) kontrole finansowe na miejscu przeprowadzane od początku programu krajowego obejmują przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii do wszystkich projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych od początku programu.

3. W przypadku gdy poziom błędu jest większy lub równy 2 % wkładu Unii skontrolowanego w rocznych sprawozdaniach finansowych za rok budżetowy N, organ odpowiedzialny przeprowadza analizę wagi takiego błędu w celu ustalenia skali i skutków błędów oraz ustalenia, czy poziom błędu jest reprezentatywny dla wszystkich zadeklarowanych płatności. Organ odpowiedzialny podejmuje konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze, w tym dodatkowe kontrole, oraz przedstawia wyniki swojej analizy w rocznym sprawozdaniu podsumowującym, o którym mowa w art. 59 ust. 5 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (

2

).

Kontrole finansowe na miejscu na następny rok budżetowy (N+1) obejmują odsetek całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznym sprawozdaniu finansowym za rok budżetowy N+1, który jest wyższy niż odpowiadający mu odsetek w roku budżetowym N. Wyższy odsetek nie może jednak wynosić mniej niż 10 %. Ponadto do roku budżetowego N+1 kontrole finansowe na miejscu przeprowadzane od początku programu krajowego obejmują przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii do wszystkich projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych od początku programu.

Jeżeli poziom błędu wykazany w wyniku wzmożonych kontroli przeprowadzonych w roku N+1 spadnie poniżej 2 %, organ odpowiedzialny przeprowadza w następnym roku budżetowym (N+2) kontrole finansowe na miejscu obejmujące przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznym sprawozdaniu finansowym za rok budżetowy N+2.

Artykuł 5

Kontrole operacyjne na miejscu

1. Podczas przeprowadzania kontroli operacyjnych na miejscu organ odpowiedzialny sprawdza, czy przedmiotowe przedsięwzięcie jest realizowane zgodnie z umową o udzielenie dotacji. W szczególności organ ten sprawdza, czy wskaźniki przedstawione przez beneficjentów są wiarygodne, a projekt przebiega bez zbędnych opóźnień.

2. Kontrole operacyjne na miejscu w roku budżetowym N obejmują przynajmniej 20 % liczby projektów realizowanych w ciągu tego roku budżetowego zgodnie z odpowiednimi rocznymi sprawozdaniami, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014. Jeżeli osiągnięcie tego minimalnego poziomu nie jest możliwe w roku budżetowym N ze względu na pandemię COVID-19, kontrole, które nie zostały przeprowadzone w roku budżetowym N, przeprowadza się na późniejszym etapie w okresie programowania.

Artykuł 6

Metoda próby w ramach kontroli na miejscu

Organ odpowiedzialny przeprowadza kontrole na miejscu na podstawie próby projektów reprezentujących odpowiednie różne rodzaje i rozmiary projektów, transakcje, beneficjentów i sposoby realizacji. Próba powinna uwzględniać wszystkie czynniki ryzyka, a także aspekty kosztów i korzyści kontroli.

Artykuł 7

Sprawozdania z kontroli

1. Organ odpowiedzialny sporządza sprawozdanie z każdej kontroli administracyjnej i kontroli na miejscu, które zawiera następujące informacje:

a) pełna identyfikacja projektu i odpowiadająca mu umowa o udzielenie dotacji;

b) imię i nazwisko i podpis kontrolującego;

c) imię i nazwisko beneficjenta;

d) rodzaj kontroli (administracyjna, finansowa, operacyjna na miejscu lub mieszana);

e) w stosownych przypadkach – zakres kontroli;

f) wydatki wchodzące w zakres kontroli i wydatki (próba) faktycznie zweryfikowane;

g) kwota wydatków uznana za niekwalifikowalną; oraz

h) opis głównych ustaleń, słabych stron, błędów i nieprawidłowości, dodatkowych kontroli i przeprowadzonych analiz, zaleceń i zaproponowanych działań naprawczych oraz reakcji beneficjenta.

2. Sprawozdanie z kontroli może być przedstawione w formie listy kontrolnej.

Artykuł 8

Warunki szczegółowe

W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający, o którym mowa w art. 8 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1042/2014, kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, o których mowa w art. 1 i 2 niniejszego rozporządzenia, są przeprowadzane przez podmiot lub osobę, które są funkcjonalnie niezależne od podmiotów lub osób zarządzających projektami.

Artykuł 9

Przechowywanie dokumentów potwierdzających

1. Organ odpowiedzialny zapewnia przechowywanie do dyspozycji Komisji (w tym OLAF-a) i Trybunału Obrachunkowego przez przynajmniej cztery lata następujące po roku budżetowym, w którym ostateczna płatność została zadeklarowana, wszelkich zapisów, dokumentów i metadanych dotyczących zadeklarowanych wydatków i dochodów przeznaczonych na określony cel oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

W tym celu organ odpowiedzialny określa przepisy dotyczące przechowywania zapisów, dokumentów i metadanych przez beneficjentów.

2. W przypadku stwierdzenia przez organ odpowiedzialny nieprawidłowości dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej trzech lat następujących po roku, w którym przedmiotowe kwoty zostały całkowicie odzyskane od beneficjenta i przekazane na rzecz programu krajowego.

3. W przypadku rozpoczęcia procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej jednego roku następującego po roku, w którym ta procedura została zakończona.

4. Jeżeli decyzja o zgodności jest przedmiotem postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, odpowiednie dokumenty potwierdzające są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym takie postępowanie zostało zakończone.

5. Dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, 2, 3 i 4, są przechowywane do dyspozycji Komisji w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Dokumentacja może być przechowywana w formie elektronicznej wyłącznie, jeżeli prawo krajowe danego państwa członkowskiego dopuszcza wykorzystywanie dokumentów elektronicznych jako dowodu przeprowadzenia transakcji leżących u ich podstaw w ramach postępowań prowadzonych przed sądami krajowymi.

6. Państwa członkowskie mogą ustanowić dłuższy okres przechowywania dokumentów potwierdzających.

Artykuł 10

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.

(

1

) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1042/2014 z dnia 25 lipca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych (Dz.U. L 289 z 3.10.2014, s. 3).

(

2

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).