Artykuł 9

1. Organ odpowiedzialny zapewnia przechowywanie do dyspozycji Komisji (w tym OLAF-a) i Trybunału Obrachunkowego przez przynajmniej cztery lata następujące po roku budżetowym, w którym ostateczna płatność została zadeklarowana, wszelkich zapisów, dokumentów i metadanych dotyczących zadeklarowanych wydatków i dochodów przeznaczonych na określony cel oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

W tym celu organ odpowiedzialny określa przepisy dotyczące przechowywania zapisów, dokumentów i metadanych przez beneficjentów.

2. W przypadku stwierdzenia przez organ odpowiedzialny nieprawidłowości dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej trzech lat następujących po roku, w którym przedmiotowe kwoty zostały całkowicie odzyskane od beneficjenta i przekazane na rzecz programu krajowego.

3. W przypadku rozpoczęcia procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej jednego roku następującego po roku, w którym ta procedura została zakończona.

4. Jeżeli decyzja o zgodności jest przedmiotem postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, odpowiednie dokumenty potwierdzające są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym takie postępowanie zostało zakończone.

5. Dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, 2, 3 i 4, są przechowywane do dyspozycji Komisji w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Dokumentacja może być przechowywana w formie elektronicznej wyłącznie, jeżeli prawo krajowe danego państwa członkowskiego dopuszcza wykorzystywanie dokumentów elektronicznych jako dowodu przeprowadzenia transakcji leżących u ich podstaw w ramach postępowań prowadzonych przed sądami krajowymi.

6. Państwa członkowskie mogą ustanowić dłuższy okres przechowywania dokumentów potwierdzających.