Załącznik IV

Zgodnie z art. 8 ust. 1 informacje, które należy dostarczyć wraz z wnioskiem o uznanie za najlepszą praktykę, obejmują następujące elementy:

1. Informację, czy wniosek jest składany w imieniu stowarzyszenia użytkowników lub innych zainteresowanych stron.

2. Dane kontaktowe stowarzyszenia użytkowników lub innych zainteresowanych stron (nazwa, adres, adres e-mail, numer telefonu i adres strony internetowej, jeżeli istnieje).

3. Jeżeli wniosek jest składany przez stowarzyszenie użytkowników, należy podać następujące informacje:

a) dowód posiadania siedziby zgodnie z wymogami państwa członkowskiego, w którym wnioskodawca się znajduje;

b) opis organizacji i struktury stowarzyszenia.

4. Jeżeli wniosek jest składany przez inne zainteresowane strony, należy wyjaśnić powody posiadania uzasadnionego interesu w przedmiocie rozporządzenia (UE) nr 511/2014.

5. Dostarczone informacje powinny opisywać sposób, w jaki wnioskodawca bierze udział w opracowywaniu działań i strategii dotyczących zasobów genetycznych lub w jaki sposób ma dostęp do zasobów genetycznych i tradycyjnej wiedzy związanej z zasobami genetycznymi, zbiera je, przekazuje lub komercjalizuje.

6. Opis połączenia procedur, narzędzi lub mechanizmów opracowanych przez wnioskodawcę, które – jeśli są skutecznie stosowane – umożliwiają użytkownikom dopełnienie obowiązków przewidzianych w art. 4 i 7 rozporządzenia (UE) nr 511/2014.

7. Opis, w jaki sposób będzie prowadzone nadzorowanie procedur, narzędzi lub mechanizmów, o których mowa w pkt 5.

8. Informacje na temat państwa członkowskiego/państw członkowskich, w którym/których wnioskodawca ma siedzibę i prowadzi działalność.

9. Informacje na temat państwa członkowskiego/państw członkowskich, w którym/których prowadzą działalność użytkownicy stosujący najlepszą praktykę nadzorowaną przez stowarzyszenie lub inną zainteresowaną stronę.

Lista dokumentów uzupełniających odnoszących się do punktów 5 i 6:

a) wykaz odpowiednich osób pracujących dla organizacji składającej wniosek lub wszelkich podwykonawców, wraz z opisem ich obowiązków związanych z opracowywaniem i nadzorowaniem najlepszych praktyk;

b) oświadczenie o braku konfliktu interesów po stronie wnioskodawcy i wszelkich podwykonawców w związku z opracowywaniem i nadzorowaniem kombinacji procedur, narzędzi lub mechanizmów (1);

c) Jeżeli zlecono zadania związane z opracowaniem najlepszych praktyk lub nadzorowaniem takich praktyk lub obydwa rodzaje tych zadań – opis tych zadań.

(1) Wnoszenie przez użytkowników opłat lub dobrowolnych składek na rzecz stowarzyszenia nie powinno być traktowane jako powodujące konflikt interesów.