Artykuł 41

1. W przypadku operacji realizowanych w ramach środków przewidzianych w art. 45 rozporządzenia (UE) nr 1308/2013, dla których cała kwota wkładu Unii w wysokości 300 000 EUR lub więcej została uznana za kwalifikowalną w następstwie kontroli administracyjnych dotyczących pierwszego wniosku o wsparcie, państwa członkowskie mogą zezwolić, aby beneficjenci przedstawiali świadectwo kontroli sprawozdań finansowych wraz z wnioskami o płatność okresową lub końcową, obejmujących wkład Unii w wysokości 150 000 EUR lub więcej.

Państwa członkowskie mogą ustanowić niższe progi, jeżeli istnieją dowody, że taka metoda kontroli nie zwiększa ryzyka dla funduszy unijnych.

Świadectwo sporządzane jest przez wyznaczonego audytora zewnętrznego i przedstawia odpowiednie dowody na kwalifikowalność i realność proponowanych kosztów w oparciu o następujące kryteria:

a) koszty zostały faktycznie poniesione przez beneficjenta lub podmiot organizujący, któremu beneficjent powierzył przeprowadzenie operacji w zakresie informacji lub promocji bądź ich części;

b) koszty odpowiadają kosztom, które właściwy organ uznał za kwalifikowalne w następstwie kontroli administracyjnych dotyczących pierwszego wniosku o wsparcie;

c) koszty są niezbędne do przeprowadzenia operacji w sposób zatwierdzony przez właściwy organ;

d) możliwa jest identyfikacja i weryfikacja kosztów, na przykład są one ujmowane w dokumentach księgowych beneficjenta lub podmiotu organizującego i ustalane zgodnie ze standardami rachunkowości obowiązującymi w państwie, w którym siedzibę ma beneficjent lub podmiot organizujący;

e) koszty spełniają wymogi stosownego prawodawstwa podatkowego i socjalnego;

f) koszty są racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i wydajność.

2. W przypadku gdy nie przedstawia się świadectwa, o którym mowa w ust. 1, beneficjenci przedkładają kopie wszystkich faktur i dokumentów potwierdzających kwalifikowalność i realność kosztów.

3. Podczas kontroli administracyjnych wniosków o płatność państwa członkowskie systematycznie weryfikują przedłożone dokumenty na podstawie kosztów uznanych za kwalifikowalne w następstwie kontroli administracyjnych dotyczących pierwszego wniosku o wsparcie oraz innych kryteriów wymienionych w ust. 1.

Jeżeli beneficjent przedstawia świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, kontrole administracyjne przeprowadza się w oparciu o to świadectwo. Jednakże w przypadku gdy w wyniku przeglądu administracyjnego świadectwa kontroli sprawozdań finansowych nie uzyskano odpowiednich dowodów na kwalifikowalność i realność kosztów oraz na spełnienie kryteriów wymienionych w ust. 1, państwa członkowskie zwracają się o udzielenie wszelkich dodatkowych informacji uznanych za niezbędne do przeprowadzenia w razie konieczności kolejnych kontroli.

4. W siedzibie beneficjenta lub podmiotu organizującego, któremu beneficjent powierzył przeprowadzenie operacji w zakresie informacji lub promocji bądź ich części, można przeprowadzić kontrole na miejscu dotyczące operacji w zakresie informacji i promocji.

Kontrole na miejscu mają na celu weryfikację realności i kwalifikowalności wydatków oraz polegają na analizie przedłożonych faktur i dokumentów potwierdzających na podstawie ksiąg rachunkowych i, w stosownych przypadkach, innych dokumentów potwierdzających.

Podczas kontroli na miejscu inspektorzy mogą zweryfikować próbę obejmującą co najmniej 30 % kwoty wnioskowanego wsparcia i co najmniej 5 % wszystkich faktur i innych dokumentów potwierdzających, które zostały przedłożone lub uwzględnione w świadectwie kontroli sprawozdań finansowych przedstawionym do czasu przeprowadzenia kontroli na miejscu.