Załącznik II

1. PRZEPISY OGÓLNE

1.1.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności opracowują zorganizowany i mogący podlegać audytowi proces dla całej działalności, który uwzględnia elementy określone w niniejszym załączniku. Proces oceny bezpieczeństwa jest wieloetapowy, co ukazano na schemacie zamieszczonym poniżej (zob. rysunek 1 w dodatku), tj. organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności są uprawnione do występowania z uzasadnionymi wnioskami o udzielenie dodatkowych informacji lub ponowne złożenie wniosku zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

2. OTRZYMANIE WNIOSKU

2.1.

Po otrzymaniu wniosku o jednolity certyfikat bezpieczeństwa organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa niezwłocznie i formalnie potwierdza jego otrzymanie.

2.2.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności przydzielają wykwalifikowanych pracowników do przeprowadzenia procesu oceny.

3. WSTĘPNA WERYFIKACJA

3.1.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności, niezwłocznie po otrzymaniu wniosku przeprowadza wstępną weryfikację, aby sprawdzić następujące elementy:

a) czy wnioskodawca przekazał podstawowe informacje wymagane w przepisach lub niezbędne do skutecznego rozpatrzenia wniosku;

b) czy dokumentacja wniosku zawiera wystarczające dowody, jest ustrukturyzowana i zawiera wewnętrznie odniesienia umożliwiające jej właściwą ocenę pod kątem wymogów dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwem i odpowiednich zgłoszonych przepisów krajowych. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności, przeprowadza wstępny przegląd faktycznej treści dowodów zawartych we wniosku, aby dokonać wstępnego osądu na temat jakości, wystarczalności i adekwatności systemu zarządzania bezpieczeństwem;

c) w stosownych przypadkach załącza się obecny status planu lub planów działań ustanowionych przez przedsiębiorstwo kolejowe w celu usunięcia poważnych niezgodności i wszelkich innych obszarów problemowych zidentyfikowanych w trakcie działań w ramach nadzoru od czasu poprzedniej oceny;

d) w stosownych przypadkach załącza się obecny status planu lub planów działań ustanowionych przez przedsiębiorstwo kolejowe w celu usunięcia niewielkich zastrzeżeń z poprzedniej oceny.

3.2.

Krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności sprawdzają również, czy jasno określono dowody dotyczące rodzaju, zakresu i planowanego obszaru działalności.

3.3.

Po przeprowadzeniu kontroli, o których mowa w pkt 3.1 i 3.2, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności decydują, czy istnieją obszary, w których, w odniesieniu do poszczególnych części, niezbędne są dodatkowe informacje. W przypadku gdy niezbędne są dodatkowe informacje, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności mogą niezwłocznie zwrócić się o przekazanie tych informacji, w zakresie, w jakim uznają je za zasadnie konieczne dla wsparcia oceny.

3.4.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności zapoznają się z wystarczającą próbką wniosku, każdy we własnym zakresie, aby sprawdzić, czy jego treść jest zrozumiała. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności decydują, każdy we własnym zakresie, czy należy go zwrócić, prosząc o poprawioną wersję.

4. OCENA SZCZEGÓŁOWA

4.1.

Po zakończeniu etapu wstępnej weryfikacji organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności przystępują, każdy we własnym zakresie, do szczegółowej oceny dokumentacji wniosku (zob. rysunek 2 w załączniku), stosując wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i odpowiednie zgłoszone przepisy krajowe.

4.2.

Przy dokonywaniu szczegółowej oceny, o której mowa w pkt 4.1, zgodnie z art. 18 ust. 1 dyrektywy (UE) 2016/798 organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności kierują się profesjonalnym osądem, zasadami bezstronności i proporcjonalności oraz przedstawiają udokumentowane uzasadnienie wyciągniętych wniosków.

4.3.

W ocenie ustala się, czy spełniono wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i odpowiednie zgłoszone przepisy krajowe, czy też należy zażądać dodatkowych informacji. W trakcie oceny organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności poszukują również dowodów na to, że spełniono wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i odpowiednie zgłoszone przepisy krajowe na podstawie wyników procesów systemu zarządzania bezpieczeństwem, przy użyciu, w stosownych przypadkach, metod doboru próby, aby upewnić się, że wnioskodawca zrozumiał i jest w stanie spełnić wymogi zgodnie z rodzajem i zakresem przewozów kolejowych oraz planowanym obszarem działalności w celu zapewnienia bezpiecznej eksploatacji kolei.

4.4.

Każdą kwestię typu 4 rozstrzyga się w sposób zadowalający organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i w stosownych przypadkach prowadzi ona do zmiany dokumentacji wniosku przed umożliwieniem wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

4.5.

Niewielkie zastrzeżenia można odłożyć do rozpatrzenia w trakcie nadzoru lub można uzgodnić z wnioskodawcą działania w oparciu o jego propozycję dotyczącą aktualizacji dokumentacji wniosku, lub zastosować oba te rozwiązania. W takim przypadku formalne rozwiązanie danej kwestii następuje po wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

4.6.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności muszą być przejrzyste w ocenie wagi każdej zidentyfikowanej kwestii, o której mowa w art. 12 ust. 1.

4.7.

Przy określaniu kwestii, o której mowa w art. 12 ust. 1, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności są konkretne i pomagają wnioskodawcy zrozumieć poziom szczegółowości oczekiwanej odpowiedzi. W tym celu organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności podejmują następujące kroki:

a) precyzyjnie wskazują odpowiednie wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i zgłoszone przepisy krajowe oraz pomagają wnioskodawcy zrozumieć zidentyfikowane kwestie;

b) wskazują odnośną część odpowiednich przepisów i zasad;

c) wyjaśniają, dlaczego nie spełniono danego wymogu dotyczącego systemu zarządzania bezpieczeństwem lub zgłoszonego przepisu krajowego, z uwzględnieniem wszelkich przepisów powiązanych;

d) uzgadniają z wnioskodawcą dalsze zobowiązania, dokumenty i wszelkie informacje dodatkowe, które należy przedstawić, odpowiednio do poziomu szczegółowości wymogu dotyczącego systemu zarządzania bezpieczeństwem lub zgłoszonego przepisu krajowego;

e) określają i uzgadniają z wnioskodawcą ramy czasowe zapewnienia zgodności, uzasadnione i proporcjonalne w stosunku do trudności z przekazaniem żądanych informacji.

4.8.

W przypadku gdy wnioskodawca znacznie opóźnia przekazanie żądanych informacji, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa może podjąć decyzję o przedłużeniu terminu odpowiedzi wnioskodawcy lub o odrzuceniu wniosku po zawiadomieniu.

4.9.

Termin podjęcia decyzji w sprawie wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa może zostać przedłużony do czasu przedstawienia wymaganych informacji jedynie na mocy decyzji organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności oraz za zgodą wnioskodawcy w jednym z następujących przypadków:

a) kwestie typu 1, o których mowa w art. 12 ust. 1, które, rozpatrywane osobno lub łącznie, uniemożliwiają kontynuację całości lub części oceny;

b) kwestie typu 4 lub wiele kwestii typu 3, o których mowa w art. 12 ust. 1, które, rozpatrywane łącznie, mogą podnieść kategorię do kwestii typu 4, uniemożliwiając wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

4.10.

Za zadowalające uznaje się pisemne odpowiedzi wnioskodawcy wystarczające, aby rozwiać wyrażone obawy i wykazać, że proponowane rozwiązania będą spełniać odpowiednie kryteria lub zgłoszone przepisy krajowe.

4.11.

Jeżeli odpowiedź uznaje się za niezadowalającą, należy dokładnie wyjaśnić dlaczego, określając dodatkowe informacje lub dowody, jakie wnioskodawca musi przedstawić, aby można było ją uznać za zadowalającą.

4.12.

Jeżeli pojawią się obawy, że wniosek może zostać odrzucony lub że podjęcie decyzji zajmie więcej czasu niż wynika z terminu przewidzianego dla oceny, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa może rozważyć ewentualne środki zaradcze.

4.13.

Jeżeli stwierdza się, że wniosek spełnia wszystkie wymogi lub że jest mało prawdopodobne, aby dalsze postępy zapewniły zadowalające odpowiedzi na sprawy nierozstrzygnięte, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności, każdy we własnym zakresie, kończą przeprowadzanie oceny w następujących etapach:

a) stwierdzenie, czy wszystkie kryteria zostały spełnione czy też nadal istnieją sprawy nierozstrzygnięte;

b) określenie wszelkich niewielkich zastrzeżeń;

c) określenie wszelkich ograniczeń lub warunków użytkowania, które należy uwzględnić w jednolitym certyfikacie bezpieczeństwa;

d) złożenie sprawozdania na temat działań następczych dotyczących poważnych niezgodności stwierdzonych w trakcie wykonywania działań nadzorczych, o których mowa w art. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) 2018/761, w stosownych przypadkach;

e) zapewnienie prawidłowego stosowania procesu oceny bezpieczeństwa;

f) zestawienie wyniku oceny, obejmującego podsumowanie wniosków oraz, w stosownych przypadkach, opinię dotyczącą wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

4.14.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności rejestrują i uzasadniają na piśmie wszystkie ustalenia i osądy w celu ułatwienia procesu poświadczania i procesu decyzyjnego, jak również udzielenia pomocy w odwoływaniu się od decyzji w sprawie wydania lub niewydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

5. PODEJMOWANIE DECYZJI

5.1.

W oparciu o wnioski z przeprowadzonej oceny podejmuje się decyzję o wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa lub o odrzuceniu wniosku. W przypadku gdy ma być wydany jednolity certyfikat bezpieczeństwa, można określić pewne niewielkie zastrzeżenia. Nie wydaje się jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, jeżeli w trakcie oceny stwierdzono kwestię typu 4, o której mowa w art. 12 ust. 1, i nie rozwiązano jej w trakcie oceny.

5.2.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa może podjąć decyzję o ograniczeniu zakresu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa poprzez określenie ograniczeń lub warunków użytkowania, jeśli stwierdzono w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności, że takie ograniczenia lub warunki użytkowania rozwiązują wszelkie kwestie typu 4, które uniemożliwiałyby wydanie jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa. Jednolity certyfikat bezpieczeństwa jest aktualizowany na żądanie wnioskodawcy po uwzględnieniu wszystkich niewielkich zastrzeżeń w dokumentacji wniosku.

5.3.

Wnioskodawca jest informowany o decyzji organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, w tym o wyniku oceny, i w stosownych przypadkach wydaje się jednolity certyfikat bezpieczeństwa.

5.4.

W przypadku odmowy wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa lub jeżeli jednolity certyfikat bezpieczeństwa zawiera ograniczenia lub warunki użytkowania inne niż określone we wniosku, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa powiadamia o tym wnioskodawcę, podając powody decyzji oraz powiadamia go o procedurze wystąpienia o ponowne rozpatrzenie lub odwołania się od decyzji.

6. ZAMKNIĘCIE OCENY

6.1.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa dokonuje administracyjnego zamknięcia, upewniając się, że wszystkie dokumenty i zapisy zostały zweryfikowane, uporządkowane i zarchiwizowane. W celu ciągłej poprawy procesu organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa określa informacje historyczne i wyciągnięte z nich wnioski do wykorzystania przy dokonywaniu przyszłych ocen.

7. SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE PRZEDŁUŻENIA JEDNOLITEGO CERTYFIKATU BEZPIECZEŃSTWA

7.1.

Jednolity certyfikat bezpieczeństwa może zostać przedłużony na żądanie wnioskodawcy przed upływem okresu ważności certyfikatu w celu zapewnienia ciągłości certyfikacji.

7.2.

W przypadku wniosku o przedłużenie organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności sprawdzają szczegółowe dane dotyczące zmian w odniesieniu do dowodów przedstawionych w poprzednim wniosku i uwzględniają wyniki wcześniejszych działań nadzorczych, o których mowa w art. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) 2018/761, aby uszeregować według ważności lub ukierunkować odpowiednie wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i zgłoszone przepisy krajowe, na podstawie których dokonuje się oceny wniosku o przedłużenie.

7.3.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności podchodzą w sposób proporcjonalny do ponownej oceny, uwzględniając proponowany stopień zmian.

8. SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE AKTUALIZACJI JEDNOLITEGO CERTYFIKATU BEZPIECZEŃSTWA

8.1.

Jednolity certyfikat bezpieczeństwa jest aktualizowany za każdym razem, gdy proponuje się istotną zmianę rodzaju lub zakresu działalności, zgodnie z art. 10 ust. 13 dyrektywy (UE) 2016/798, lub, w przypadku rozszerzenia obszaru działalności, zgodnie z art. 10 ust. 14 wspomnianej dyrektywy.

8.2.

Jeżeli organ zamierza wprowadzić zmianę, o której mowa w pkt 8.1, przedsiębiorstwo kolejowe posiadające jednolity certyfikat bezpieczeństwa powiadamia o tym niezwłocznie organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa.

8.3.

W następstwie powiadomienia przez przedsiębiorstwo kolejowe, o którym mowa w pkt 8.2, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa:

a) sprawdza, czy jasno opisano zmianę dotyczącą dowolnego potencjalnego zastosowania i czy oceniono potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa;

b) omawia z przedsiębiorstwem kolejowym i krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności potrzebę aktualizacji jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

8.4.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności, może prowadzić dalsze postępowania wyjaśniające z udziałem wnioskodawcy. Jeżeli organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa zgadza się, że proponowana zmiana nie jest istotna, informuje wnioskodawcę na piśmie, że aktualizacja nie jest wymagana, zapisując tę decyzję w zarejestrowanej dokumentacji.

8.5.

W przypadku wniosku dotyczącego aktualizacji organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności:

a) sprawdzają szczegółowe dane dotyczące zmian w odniesieniu do dowodów przedstawionych w poprzednim wniosku, na podstawie których wydano aktualny certyfikat;

b) uwzględniają wyniki wcześniejszych działań nadzorczych, o których mowa w art. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) 2018/761, a w szczególności kwestie dotyczące zdolności wnioskodawcy do skutecznego wdrażania i monitorowania procesu zarządzania zmianami;

c) uszeregowują według ważności lub ukierunkowują odpowiednie wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem i zgłoszone przepisy krajowe, aby ocenić wniosek o aktualizację.

8.6.

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności podchodzą w sposób proporcjonalny do ponownej oceny, uwzględniając proponowany stopień zmian.

8.7.

Wniosek do organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa o aktualizację jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa nie może prowadzić do przedłużenia okresu jego ważności.

8.8.

Na żądanie wnioskodawcy organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa podejmuje decyzję, czy konieczna jest aktualizacja jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa w przypadku, gdy mają zostać zmienione warunki, na podstawie których został wydany jednolity certyfikat bezpieczeństwa, bez żadnego wpływu na rodzaj, zakres czy obszar działalności.

Dodatek

Proces oceny bezpieczeństwa

Rysunek 1: Proces oceny bezpieczeństwa

Szczegółowy proces oceny

Rysunek 2: Szczegółowy proces oceny