Artykuł 36

1. Każda grupa podmiotów:

a) składa się wyłącznie z członków którzy są rolnikami lub podmiotami produkującymi algi lub zwierzęta akwakultury, którzy ponadto mogą prowadzić działalność w zakresie przetwarzania, przygotowania lub wprowadzania do obrotu żywności lub paszy;

b) składa się wyłącznie z członków:

(i) dla których koszty certyfikacji indywidualnej stanowią ponad 2 % wartości obrotu każdego członka lub standardowej produkcji w produkcji ekologicznej i których roczna wartość obrotu produkcją ekologiczną nie przekracza 25 000 EUR lub których standardowa produkcja w produkcji ekologicznej nie przekracza wartości 15 000 EUR rocznie; lub

(ii) z których każdy ma gospodarstwo maksymalnie:

— o powierzchni pięciu hektarów;

— o powierzchni 0,5 hektara w przypadku szklarni; lub

— o powierzchni 15 hektarów – wyłącznie w przypadku trwałych użytków zielonych;

c) ma siedzibę w państwie członkowskim lub w państwie trzecim;

d) ma osobowość prawną;

e) składa się wyłącznie z członków, którzy prowadzą działalność produkcyjną lub ewentualną dodatkową działalność, o której mowa w lit. a), w niewielkiej odległości od siebie w tym samym państwie członkowskim lub w tym samym państwie trzecim;

f) ustanawia wspólny system wprowadzania do obrotu produktów wytworzonych przez grupę; oraz

g) ustanawia system kontroli wewnętrznych składający się z udokumentowanego zestawu czynności i procedur kontrolnych, w ramach którego określona osoba lub organ odpowiada za sprawdzanie zgodności każdego członka grupy z niniejszym rozporządzeniem.

System kontroli wewnętrznych obejmuje udokumentowane procedury dotyczące:

(i) rejestracji członków grupy;

(ii) wewnętrznych kontroli obejmujących roczne wewnętrzne kontrole bezpośrednie na miejscu u każdego członka grupy oraz wszelkie dodatkowe kontrole oparte na analizie ryzyka, w każdym przypadku zaplanowane przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych i przeprowadzane przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, których role określono w lit. h);

(iii) zatwierdzania nowych członków w istniejącej grupie lub, w stosownych przypadkach, zatwierdzania nowych jednostek produkcyjnych lub nowej działalności dotychczasowych członków po zatwierdzeniu przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych na podstawie wewnętrznego sprawozdania z kontroli;

(iv) szkolenia inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, które ma odbywać się co najmniej raz w roku i któremu towarzyszy ocena wiedzy nabytej przez uczestników;

(v) szkolenie członków grupy w zakresie procedur systemu kontroli wewnętrznych i wymogów niniejszego rozporządzenia;

(vi) kontroli dokumentów i zapisów;

(vii) środków stosowanych w przypadkach niezgodności wykrytych podczas kontroli wewnętrznych, w tym działań następczych podjętych w związku z tymi środkami;

(viii) wewnętrznej identyfikowalności, która wskazuje pochodzenie produktów dostarczanych we wspólnym systemie wprowadzania do obrotu produktów grupy i umożliwia śledzenie wszystkich produktów wszystkich członków na wszystkich etapach, takich jak produkcja, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu, w tym oszacowanie i kontrolę krzyżową wydajności produkcji każdego członka grupy;

h) wyznacza kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz przynajmniej jednego inspektora systemu kontroli wewnętrznych, którzy mogą być członkami grupy. Ich stanowisk nie wolno łączyć. Liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych musi być odpowiednia i proporcjonalna w szczególności do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy. Inspektorzy systemu kontroli wewnętrznych są właściwi w odniesieniu do produktów i działalności grupy.

Kierownik systemu kontroli wewnętrznych:

(i) weryfikuje kwalifikowalność każdego członka grupy w odniesieniu do kryteriów określonych w lit. a), b) i e);

(ii) zapewnia istnienie pisemnej i podpisanej umowy o członkostwo między każdym z członków a grupą, na mocy której to umowy członkowie zobowiązują się do:

— przestrzegania przepisów niniejszego rozporządzenia,

— uczestniczenia w systemie kontroli wewnętrznych i przestrzegania procedur systemu kontroli wewnętrznych, w tym wykonywania zadań i obowiązków powierzonych im przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych oraz obowiązku prowadzenia rejestrów,

— umożliwienia dostępu do jednostek produkcyjnych i obiektów oraz obecności podczas kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych i kontroli urzędowych przeprowadzanych przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą, udostępnienia im wszystkich dokumentów i zapisów oraz kontrasygnowania sprawozdań z kontroli,

— przyjmowania i wdrażania środków w przypadkach niezgodności zgodnie z decyzją kierownika systemu kontroli wewnętrznych lub właściwego organu lub, w stosownych przypadkach, organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w określonym terminie,

— niezwłocznego informowania kierownika systemu kontroli wewnętrznych o podejrzeniu wystąpienia niezgodności;

(iii) opracowuje procedury systemu kontroli wewnętrznych oraz odpowiednie dokumenty i zapisy, aktualizuje je i udostępnia je inspektorom systemu kontroli wewnętrznych oraz, w stosownych przypadkach, członkom grupy;

(iv) sporządza wykaz członków grupy i aktualizuje go;

(v) przypisuje zadania i obowiązki inspektorom systemu kontroli wewnętrznych;

(vi) jest łącznikiem między członkami grupy a właściwym organem lub, w stosownych przypadkach, organem kontrolnym lub jednostką certyfikującą, w tym występuje z wnioskami o odstępstwa;

(vii) weryfikuje co roku oświadczenia o braku konfliktu interesów inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(viii) ustala terminy kontroli i zapewnia ich odpowiednie wykonanie zgodnie z harmonogramem kierownika systemu kontroli wewnętrznych, o którym mowa w lit. g) akapit drugi ppkt (ii);

(ix) zapewnia inspektorom systemu kontroli wewnętrznych odpowiednie szkolenia oraz przeprowadza coroczną ocenę kompetencji i kwalifikacji inspektorów systemu kontroli wewnętrznych;

(x) zatwierdza nowych członków lub nowe jednostki produkcyjne lub nową działalność dotychczasowych członków;

(xi) podejmuje decyzje w sprawie środków stosowanych w przypadku niezgodności ze środkami systemu kontroli wewnętrznych ustanowionymi na podstawie udokumentowanych procedur zgodnie z lit. g) i zapewnia podjęcie działań następczych w związku z tymi środkami;

(xii) podejmuje decyzje o zlecaniu podwykonawstwa działań, w tym zlecaniu podwykonawstwa zadań inspektorów systemu kontroli wewnętrznych, oraz podpisuje odpowiednie umowy lub zamówienia.

Inspektor systemu kontroli wewnętrznych:

(i) przeprowadza kontrole wewnętrzne członków grupy zgodnie z harmonogramem i procedurami przedstawionymi przez kierownika systemu kontroli wewnętrznych;

(ii) opracowuje projekty sprawozdań z kontroli wewnętrznej na podstawie wzoru i przedkłada je w rozsądnym terminie kierownikowi systemu kontroli wewnętrznych;

(iii) przedkłada w momencie mianowania pisemne i podpisane oświadczenie o braku konfliktu interesów oraz corocznie je aktualizuje;

(iv) bierze udział w szkoleniach.

2. Właściwe organy, lub w stosownych przypadkach, organy kontrolne lub jednostki certyfikujące wycofują certyfikat, o którym mowa w art. 35, dla całej grupy w przypadku, gdy niedociągnięcia w strukturze lub funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznych, o którym mowa w ust. 1, w szczególności polegające na niewykrywaniu przypadków niezgodności z przepisami u poszczególnych członków grupy podmiotów wpływają na integralność produktów ekologicznych i produktów w okresie konwersji.

Za niedociągnięcia w systemie kontroli wewnętrznych uznaje się co najmniej następujące sytuacje:

a) produkowanie, przetwarzanie, przygotowanie lub wprowadzanie do obrotu produktów pochodzących od członków lub jednostek produkcyjnych podlegających zawieszeniu/wycofaniu;

b) wprowadzanie do obrotu produktów, w odniesieniu do których kierownik systemu kontroli wewnętrznych zakazał stosowania odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu lub reklamie;

c) dodawanie nowych członków do wykazu członków lub zmiana działalności obecnych członków bez zastosowania wewnętrznej procedury zatwierdzania;

d) nieprzeprowadzenie corocznej fizycznej kontroli na miejscu członka grupy w danym roku;

e) niewskazanie członków, którzy zostali zawieszeni lub wycofani z wykazu członków;

f) poważne rozbieżności w ustaleniach między kontrolami wewnętrznymi przeprowadzanymi przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych a kontrolami urzędowymi przeprowadzanymi przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą;

g) poważne niedociągnięcia we wprowadzaniu odpowiednich środków lub przeprowadzaniu niezbędnych działań następczych w odpowiedzi na niezgodność stwierdzoną przez inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub przez właściwy organ lub, w stosownych przypadkach, organ kontrolny jednostki certyfikującej;

h) nieodpowiednia liczba inspektorów systemu kontroli wewnętrznych lub nieodpowiednie kompetencje inspektorów systemu kontroli wewnętrznych w stosunku do rodzaju, struktury, wielkości, produktów i działalności grupy oraz wielkości produkcji ekologicznej grupy.

3. Komisja jest uprawniona do przyjmowania zgodnie z art. 54 aktów delegowanych zmieniających ust. 1 i 2 niniejszego artykułu poprzez dodanie przepisów lub poprzez zmianę tych dodanych przepisów, w szczególności w odniesieniu do:

a) zadań poszczególnych członków grupy podmiotów;

b) kryteriów wyznaczania geograficznej bliskości członków grupy, takich jak wspólne korzystanie z obiektów lub zakładów;

c) ustanawiania i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznych, w tym zakresu, treści i częstotliwości kontroli, które mają być przeprowadzane, oraz kryteriów stwierdzania niedociągnięć w strukturze lub funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznych.

4. Komisja może przyjmować akty wykonawcze ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące:

a) składu i wielkości grupy podmiotów;

b) systemów dokumentacji i prowadzenia ewidencji, systemu wewnętrznej identyfikowalności oraz wykazu podmiotów;

c) wymiany informacji między grupami podmiotów oraz właściwymi organami, organami kontrolnymi lub jednostkami certyfikującymi, jak również między państwami członkowskimi a Komisją.

Te akty wykonawcze przyjmowane są zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 55 ust. 2.