Załącznik XIII

W przypadku wkładu Unii w oparciu o stawki jednostkowe, kwoty ryczałtowe i stawki ryczałtowe, refundowanego przez Komisję na mocy art. 94, oraz w oparciu o finansowanie niepowiązane z kosztami, refundowanego przez Komisję na mocy art. 95, wymagane są jedynie elementy określone, odpowiednio, w sekcjach III i IV.

I. Obowiązkowe elementy ścieżki audytu w przypadku dotacji w formach określonych w art. 53 ust. 1 lit. a)–e):

1. dokumentacja umożliwiająca weryfikację stosowania kryteriów wyboru przez instytucję zarządzającą, jak również dokumentacja dotycząca ogólnej procedury wyboru i zatwierdzania operacji;

2. dokument (umowa o udzielenie dotacji lub równoważny dokument) określający warunki udzielenia wsparcia podpisany przez beneficjenta i instytucję zarządzającą / instytucję pośredniczącą;

3. zapisy księgowe wniosków o płatność złożonych przez beneficjenta ujęte w systemie elektronicznym instytucji zarządzającej / instytucji pośredniczącej;

4. dokumentacja weryfikacji dotyczących wymogów w zakresie nieprzenoszenia produkcji i trwałości określonych w art. 65, art. 66 ust. 2 i art. 73 ust. 2 lit. h);

5. dowód dokonania płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta wraz z datą dokonania płatności;

6. dokumentacja poświadczająca kontrole administracyjne i, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu przeprowadzone przez instytucję zarządzającą / instytucję pośredniczącą;

7. informacje dotyczące przeprowadzonych audytów;

8. dokumentacja dotycząca działań następczych prowadzonych przez instytucję zarządzającą/ instytucję pośredniczącą do celów weryfikacji zarządczych i ustaleń z audytu;

9. dokumentacja wykazująca weryfikację zgodności z mającymi zastosowanie przepisami;

10. dane dotyczące wskaźników produktu i rezultatu umożliwiające stwierdzenie zgodności z odpowiednimi celami końcowymi i sprawozdanymi celami pośrednimi;

11. dokumentacja dotycząca korekt finansowych i odliczeń od wydatków zadeklarowanych Komisji w celu zapewnienia zgodności z art. 98 ust. 6, dokonanych przez instytucję zarządzającą/ instytucję pośredniczącą / instytucję, której powierzono wykonywanie zadań w zakresie księgowania wydatków;

12. w przypadku dotacji w formie określonej w art. 53 ust. 1 lit. a) – faktury (lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) i dowód ich zapłaty przez beneficjenta, a także zapisy księgowe beneficjenta dotyczące wydatków zadeklarowanych Komisji;

13. w przypadku dotacji w formach określonych w art. 53 ust. 1 lit. b), c) i d) oraz, stosownie do sytuacji – dokumenty uzasadniające metodę określania stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych oraz stawek ryczałtowych; kategorie kosztów stanowiące podstawę obliczenia; dokumenty poświadczające koszty zadeklarowane w ramach innych kategorii kosztów, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa; wyraźna zgoda instytucji zarządzającej na projekt budżetu w dokumencie określającym warunki wsparcia; dokumentacja kosztów zatrudnienia brutto i dotycząca obliczenia stawki godzinowej; w przypadku gdy w oparciu o istniejące metody stosowane są uproszczone metody rozliczania kosztów – dokumentacja potwierdzająca zgodność z podobnym typem operacji i z ewentualną dokumentacją wymaganą w ramach istniejącej metody.

II. Obowiązkowe elementy ścieżki audytu w przypadku instrumentów finansowych:

1. dokumenty dotyczące utworzenia instrumentu finansowego, takie jak umowy o finansowaniu itd.;

2. dokumenty określające kwoty wnoszone przez każdy program i w ramach każdego priorytetu do instrumentu finansowego, wydatki kwalifikowalne w ramach każdego programu oraz odsetki i inne zyski generowane dzięki wsparciu z Funduszy i ponowne wykorzystanie zasobów związanych z Funduszami zgodnie z art. 60 i 62;

3. dokumenty dotyczące funkcjonowania instrumentu finansowego, łącznie z dokumentami odnoszącymi się do monitorowania, sprawozdawczości i weryfikacji;

4. dokumenty dotyczące wycofania wkładów z programu oraz likwidacji instrumentu finansowego;

5. dokumenty dotyczące kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie;

6. formularze wniosków lub dokumenty równoważne, przedłożone przez ostatecznych odbiorców wraz z dokumentami potwierdzającymi, w tym biznesplany , oraz w stosownych przypadkach poprzednie roczne sprawozdania finansowe;

7. listy kontrolne i sprawozdania od podmiotów wdrażających instrument finansowy;

8. deklaracje złożone w związku z pomocą de minimis;

9. umowy podpisane w związku ze wsparciem udzielanym poprzez instrument finansowy, w tym dotyczące inwestycji kapitałowych, pożyczek, gwarancji lub innych form inwestycji na rzecz ostatecznych odbiorców;

10. dowody na to, że wsparcie udzielane poprzez instrument finansowy ma zostać wykorzystane zgodnie z pierwotnym przeznaczeniem;

11. ewidencja przepływów finansowych między instytucją zarządzającą a instrumentem finansowym oraz w ramach instrumentu finansowego na każdym poziomie, do poziomu ostatecznych odbiorców, zaś w przypadku gwarancji – dowód, że pożyczki zostały wypłacone;

12. odrębne zapisy lub kody księgowe dla wkładu z programu wypłaconego lub gwarancji udzielonej w ramach instrumentu finansowego na rzecz ostatecznego odbiorcy.

III. Obowiązkowe elementy ścieżki audytu w przypadku refundacji wkładu Unii przez Komisję na mocy art. 94, które muszą być przechowywane na poziomie instytucji zarządzającej/ instytucji pośredniczącej:

1. dokumenty poświadczające udzielenie przez Komisję uprzedniej zgody na rodzaje operacji objętych stawkami jednostkowymi, kwotami ryczałtowymi i stawkami ryczałtowymi oraz określenie odpowiednich kwot i stawek, jak również metod korygowania kwot (zatwierdzenie programu lub zmiana programu);

2. dokumenty poświadczające kategorie kosztów i kwoty stanowiące podstawę obliczenia, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa;

3. dokumenty poświadczające spełnienie warunków dokonania refundacji przez Komisję;

4. dokumenty poświadczające korektę kwot, w stosownych przypadkach;

5. dokumenty poświadczające metodę obliczeń, jeśli zastosowanie ma art. 94 ust. 2 akapit drugi lit. a);

6. dokumentacja dotycząca wyboru i zatwierdzania operacji objętych refundacją wkładu Unii dokonywanym przez Komisję na podstawie uproszczonych metod rozliczania kosztów;

7. dokument określający warunki wsparcia podpisany przez beneficjenta i instytucję zarządzającą / instytucję pośredniczącą, w którym podana jest forma wsparcia udzielanego beneficjentom;

8. dokumentacja poświadczająca weryfikacje zarządcze i audyty przeprowadzone zgodnie z art. 94 ust. 3 akapit trzeci;

9. dowód dokonania płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta wraz z datą dokonania płatności.

IV. Obowiązkowe elementy ścieżki audytu w przypadku refundacji wkładu Unii przez Komisję na mocy art. 95, które muszą być przechowywane na poziomie instytucji zarządzającej / instytucji pośredniczącej:

1. dokumenty poświadczające udzielenie przez Komisję uprzedniej zgody na warunki, które mają zostać spełnione lub rezultaty, które mają zostać osiągnięte, i odpowiadające im kwoty (zatwierdzenie lub zmiana programu);

2. dokumentacja dotycząca wyboru i zatwierdzania operacji objętych refundacją wkładu Unii dokonywanym przez Komisję na podstawie art. 95 (finansowanie niepowiązane z kosztami);

3. dokument określający warunki wsparcia podpisany przez beneficjenta i instytucję zarządzającą / instytucję pośredniczącą, w którym podana jest forma wsparcia udzielanego beneficjentom;

4. dokumentacja poświadczająca weryfikacje zarządcze i audyty przeprowadzone zgodnie z art. 95 ust. 3 akapit drugi;

5. dowód dokonania płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta wraz z datą dokonania płatności;

6. dokumenty poświadczające spełnienie warunków lub osiągnięcie rezultatów na każdym etapie, jeśli realizacja przebiega etapami, a także zanim Komisji zostaną zadeklarowane ostateczne wydatki.