Artykuł 18

1. Procedury opisują działania w zakresie dystrybucji hurtowej wpływające na jakość weterynaryjnych produktów leczniczych. Działania te obejmują:

a) odbiór i sprawdzanie dostaw; kontrolę dostawców i klientów;

b) przechowywanie;

c) czyszczenie i konserwację pomieszczeń i sprzętu, w tym zwalczanie szkodników;

d) sprawdzanie i rejestrowanie warunków przechowywania;

e) ochronę weterynaryjnych produktów leczniczych podczas transportu;

f) bezpieczeństwo zapasów na miejscu i przesyłek przewożonych w tranzycie;

g) wycofywanie z zapasów przeznaczonych do sprzedaży;

h) postępowanie ze zwróconymi weterynaryjnymi produktami leczniczymi;

i) plany wycofania;

j) kwalifikację i walidację;

k) procedury i środki unieszkodliwiania nienadających się do użytku weterynaryjnych produktów leczniczych;

l) procedury rozpatrywania i rozstrzygania skarg;

m) procedury identyfikacji weterynaryjnych produktów leczniczych, w przypadku których podejrzewa się, że są sfałszowane.

2. Procedury są zatwierdzone, podpisane i opatrzone datą przez osoby odpowiedzialne.

3. Stosuje się odpowiednie i zatwierdzone procedury. Dokumenty są jasne i odpowiednio szczegółowe. Podaje się tytuł, charakter i cel dokumentów. Dokumenty są poddawane regularnemu przeglądowi oraz aktualizacji. Prowadzona jest kontrola wersji procedur. Stosowany jest system, który w przypadku zmiany dokumentu zapobiega przypadkowemu użyciu jego nieaktualnej wersji. Nieaktualne lub przestarzałe procedury są usuwane ze stacji roboczych i poddawane archiwizacji.