Artykuł 2

1. Na podstawie sprawozdań rocznych i w świetle wszelkich innych otrzymanych informacji Komisja zapewnia odpowiedni nadzór nad organami kontrolnymi i jednostkami certyfikującymi, o których mowa w art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848 i które znajdują się w wykazie ustanowionym rozporządzeniem wykonawczym przyjętym na podstawie art. 57 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/848 („organy kontrolne i jednostki certyfikujące”), poprzez regularne przeglądy ich uznania. Komisja może w tym celu zwrócić się o pomoc do państw członkowskich. Charakter nadzoru nad organami kontrolnymi i jednostkami certyfikującymi określa się na podstawie opartego na analizie ryzyka podejścia do niezgodności, z uwzględnieniem w szczególności ilości certyfikowanych produktów i ich wywozu do Unii oraz wyników regularnej oceny na miejscu, nadzoru i wieloletniej ponownej oceny ich działalności przez jednostkę akredytującą lub, w stosownych przypadkach, przez właściwy organ.

1a. Organ kontrolny lub jednostka certyfikująca powiadamiają Komisję o wystąpieniu zmian w treści swojej dokumentacji technicznej w odpowiednim czasie, lecz nie później niż w terminie 30 dni kalendarzowych.

2. Do dnia 28 lutego każdego roku organy kontrolne i jednostki certyfikujące przesyłają Komisji sprawozdanie roczne. W sprawozdaniu rocznym aktualizuje się informacje zawarte w dokumentacji technicznej dołączonej do wstępnego wniosku o uznanie, z późniejszymi zmianami. Sprawozdanie obejmuje co najmniej:

a) przegląd działalności organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w państwie trzecim lub państwach trzecich, w odniesieniu do których zostały one uznane, w tym liczbę zaangażowanych podmiotów i grup podmiotów oraz rodzaj produktów rolnych i środków spożywczych, uporządkowany według kategorii i pogrupowany według kodów taryfowych;

b) wszelkie aktualizacje norm produkcji stosowanych w państwie trzecim lub państwach trzecich, w odniesieniu do których organ kontrolny lub jednostka certyfikująca zostały uznane, w tym ocenę równoważności tych norm z zasadami produkcji, o których mowa w tytułach III i IV rozporządzenia (WE) nr 834/2007;

c) wszelkie aktualizacje środków kontroli stosowanych w państwie trzecim lub państwach trzecich, w odniesieniu do których organy kontrolne lub jednostki certyfikujące zostały uznane, w tym ocenę ich równoważności ze środkami, o których mowa w tytule V rozporządzenia (WE) nr 834/2007, oraz potwierdzenie, że takie środki kontroli zostały trwale i skutecznie zastosowane;

d) opis działań kontrolnych przeprowadzonych przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą w poprzednim roku w państwie trzecim lub państwach trzecich, w odniesieniu do których zostały uznane, uzyskane wyniki, stwierdzone nieprawidłowości i naruszenia oraz przyjęte środki naprawcze;

e) wszelkie inne aktualizacje informacji zawartych w dokumentacji technicznej, którą dołączono do wstępnego wniosku o uznanie, i ich kolejne aktualizacje;

f) kopię ostatniego sprawozdania z oceny wydanego przez jednostkę akredytującą lub, w stosownych przypadkach, przez właściwy organ, które zawiera wyniki regularnej oceny na miejscu, nadzoru i wieloletniej ponownej oceny działań organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w państwie trzecim lub państwach trzecich, w odniesieniu do których zostały one uznane. Sprawozdanie z oceny potwierdza, że organ kontrolny lub jednostka certyfikująca zostały ocenione w sposób zadowalający pod kątem ich zdolności do spełnienia warunków mających zastosowanie do ich uznania przez Komisję, oraz że skutecznie realizowały one swoje działania zgodnie z tymi warunkami. Ponadto sprawozdanie z oceny wykazuje i potwierdza równoważność norm produkcji i środków kontroli, o których mowa w lit. b) i c);

g) adres strony internetowej, na której można znaleźć wykaz w języku urzędowym Unii zawierający podmioty gospodarcze podlegające systemowi kontroli, i punkt kontaktowy, w którym można uzyskać informacje na temat statusu ich certyfikacji, przedmiotowych kategorii produktów oraz podmiotów i produktów, w przypadku których certyfikacja została zawieszona lub uchylona;

h) wszelkie inne informacje uznane za istotne przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą.

Sprawozdanie roczne i wszelkie dodatkowe informacje wymagane przez Komisję w odniesieniu do sprawozdania rocznego są przekazywane za pośrednictwem OFIS.

3. Komisja może w każdej chwili zażądać od organów kontrolnych i jednostek certyfikujących wszelkich dalszych informacji, w tym informacji dotyczących sprawozdania rocznego. Te dodatkowe informacje przekazuje się w formie elektronicznej.

4. Komisja może organizować oparte na analizie ryzyka oceny zgodności na miejscu w organach kontrolnych i jednostkach certyfikujących w celu oceny jakości i skuteczności kontroli przeprowadzanych przez każdy organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą. Wspomniane oceny zgodności można koordynować z właściwą jednostką akredytującą. Podczas tych ocen zgodności na miejscu Komisji mogą towarzyszyć niezależni eksperci.

Komisja może zażądać wszelkich dalszych informacji, w tym przedstawienia co najmniej jednego sprawozdania z oceny zgodności na miejscu ad hoc sporządzonego przez wyznaczonych przez nią niezależnych ekspertów.

Oceny zgodności na miejscu mogą obejmować:

a) wizytę w biurach lub obiektach organów kontrolnych i jednostek certyfikujących, ich służb zewnętrznych oraz podmiotów lub grup podmiotów znajdujących się pod ich kontrolą, w Unii i w państwach trzecich;

b) przegląd odpowiednich dokumentów zawierających opis struktury, funkcjonowania i zarządzania jakością organów kontrolnych lub jednostek certyfikujących;

c) przegląd dokumentów obejmujący akta pracowników, w tym dowody ich kompetencji, zapisy ze szkoleń, oświadczenia o konflikcie interesów oraz zapisy dotyczące oceny i nadzoru pracowników;

d) kontrolę akt podmiotów lub grup podmiotów w celu sprawdzenia sposobu traktowania niezgodności i skarg, minimalnej częstotliwości kontroli, stosowania podejścia opartego na analizie ryzyka, przeprowadzania wizyt sprawdzających i niezapowiedzianych wizyt, polityki w zakresie pobierania próbek i wymiany informacji z innymi jednostkami certyfikującymi i organami kontrolnymi;

e) audyt przeglądowy, który polega na kontroli podmiotów lub grup podmiotów w celu sprawdzenia zgodności ze standardowymi procedurami kontroli i oceny ryzyka organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej oraz sprawdzenia ich skuteczności, z uwzględnieniem sytuacji podmiotów od czasu ostatniej inspekcji organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej;

f) audyt obserwacyjny będący oceną realizacji kontroli bezpośredniej na miejscu przeprowadzonej przez inspektora organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej.

5. W celu przygotowania kontroli na miejscu organów kontrolnych i jednostek certyfikujących Komisja może zażądać informacji od jednostek certyfikujących i organów kontrolnych. Informacje te muszą zostać dostarczone w terminie określonym przez Komisję.

6. W przypadku gdy Komisja otrzymała od państwa członkowskiego powiadomienie o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub naruszenia w odniesieniu do zgodności przywożonych produktów ekologicznych z wymogami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 834/2007 oraz z normami produkcji i środkami kontroli uznanymi za równoważne na podstawie przeprowadzonej oceny, powiadamia o tym organ kontrolny i jednostkę certyfikującą. Organ kontrolny lub jednostka certyfikująca bada pochodzenie podejrzewanej nieprawidłowości lub naruszenia i w ciągu 30 dni kalendarzowych od powiadomienia Komisji informuje Komisję i zainteresowane państwo członkowskie o wyniku dochodzenia i działaniach podjętych przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą, w tym, w stosownych przypadkach, o kontrolach podmiotów na miejscu, korzystając ze wzoru określonego w załączniku III do rozporządzenia delegowanego (UE) 2021/1698.

7. Przed certyfikacją nowego podmiotu lub grupy podmiotów organ kontrolny lub jednostka certyfikująca upewniają się, czy w przypadku gdy podmiot lub grupa podmiotów zostały zawieszone lub wycofane w ciągu ostatnich 2 lat przez ich poprzedni organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą, niezgodności stwierdzone przez ten organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą zostały już usunięte lub były właśnie usuwane przez podmiot lub grupę podmiotów. Jeżeli organ kontrolny lub jednostka certyfikująca nie mogą zagwarantować, że niezgodności zostały już usunięte lub są właśnie usuwane, organ kontrolny lub jednostka certyfikująca nie certyfikuje podmiotu lub grupy podmiotów.