Załącznik I

CZĘŚĆ A

Raport z oceny, o którym mowa w art. 1 ust. 2 lit. i), składa się ze sprawozdania z przeglądu dokumentów i zapisów, z raportu z oceny na miejscu i ze sprawozdania z audytu obserwacyjnego, a ponadto może zawierać wszelkie inne informacje uznane za niezbędne przez jednostkę akredytującą lub właściwy organ.

1. Sprawozdanie z przeglądu dokumentów i zapisów

Sprawozdanie z przeglądu dokumentów i zapisów zawiera wymienione poniżej elementy:

1.1.

ocenę następujących aspektów:

a) struktury i wielkości;

b) systemu zarządzania informatycznego;

c) oddziałów;

d) rodzaju działalności, w tym zlecania podwykonawstwa zadań innych niż kontrola i pobieranie próbek;

e) schematu organizacyjnego;

f) zarządzania jakością;

1.2.

ocenę procedur wymiany informacji między siedzibą główną a oddziałami i laboratoriami-podwykonawcami, jak również z Komisją, państwami członkowskimi, innymi organami kontrolnymi i innymi jednostkami certyfikującymi;

1.3.

ocenę wiedzy i kwalifikacji pracowników w odniesieniu do prawodawstwa Unii w zakresie przepisów i kontroli dotyczących produkcji ekologicznej;

1.4.

weryfikację, czy wybrany system językowy i dokumenty wydane przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą są zrozumiałe dla podmiotów lub grup podmiotów, które podpisały umowy, w szczególności procedury wewnętrzne dla pracowników zaangażowanych w proces certyfikacji lub w przeprowadzanie kontroli;

1.5.

ocenę programów szkolenia ustawicznego oraz skuteczne monitorowanie przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą kompetencji nabytych podczas szkoleń;

1.6.

ocenę doświadczenia i kompetencji pracowników w zakresie kategorii produktów określonych w art. 35 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2018/848 podlegających kontrolom oraz w każdym państwie trzecim objętym uznaniem, w tym statusu zatrudnienia inspektorów, których to dotyczy, i stosunku umownego łączącego ich z jednostką certyfikującą;

1.7.

ocenę wewnętrznych procedur związanych z czynnościami kontrolnymi w odniesieniu do podmiotów i grup podmiotów, jeżeli takie procedury istnieją, oraz szczególnych umiejętności i szkoleń wymaganych od inspektorów organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej kontrolujących system wewnętrznych kontroli grup podmiotów;

1.8.

opis i ocenę funkcjonowania systemu kontroli, który ma zostać wprowadzony dla każdego państwa trzeciego, w tym w stosownych przypadkach specyfikę kontroli w przypadku grup podmiotów;

1.9.

wszelkie inne informacje uznane za niezbędne przez jednostkę akredytującą.

2. Raport z oceny na miejscu

Raport z oceny na miejscu przeprowadzonej przez jednostkę akredytującą lub w stosownych przypadkach przez właściwy organ zawiera następujące elementy:

2.1.

raport z oceny urzędów, w których podejmowane są decyzje w spawie certyfikacji, obejmujący poniższe informacje:

a) wynik kontroli akt dotyczących wszystkich kategorii produktów określonych w art. 35 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2018/848, w odniesieniu do których złożono wniosek o uznanie, oraz potwierdzenie, że organ kontroli prawidłowo wdrożył wymogi w zakresie kontroli w odniesieniu do podmiotów i grup podmiotów, ustanowione w rozdziale III niniejszego rozporządzenia, w szczególności w art. 9 i 10;

b) ocenę katalogu środków stosowanych w przypadku stwierdzenia niezgodności z przepisami;

c) ocenę procedur przeprowadzania analizy ryzyka do celów kontroli, w tym kontroli bez zapowiedzi;

d) ocenę strategii, procedury i metodyki pobierania próbek;

e) ocenę komunikacji z Komisją i innymi organami kontrolnymi oraz innymi jednostkami certyfikującymi;

f) wnioski z rozmów przeprowadzonych z pracownikami zajmującymi się kontrolą i certyfikacją dotyczące ich wyników i kompetencji w obszarze zadań związanych z certyfikacją i kontrolą;

g) potwierdzenie, że organ kontrolny lub jednostka certyfikująca posiada środki pozwalające na wdrożenie systemu kontroli zgodnie z niniejszym rozporządzeniem w każdym państwie trzecim, w odniesieniu do którego wystąpiono o uznanie, w szczególności wystarczającą liczbę inspektorów do przeprowadzenia w stosownych przypadkach wszelkich kontroli bezpośrednich na każdym etapie produkcji, przygotowania i dystrybucji na podstawie dotyczącej ich oceny ryzyka, dodatkowych kontroli lub dodatkowego pobierania próbek oraz dodatkowych dokumentów w językach zrozumiałych dla podmiotów, które podpisały umowy, jeżeli dokumenty te są skierowane do podmiotów lub grup podmiotów;

h) potwierdzenie zdolności i kompetencji organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej do wykonywania powierzonych im zadań dla każdego państwa trzeciego, w odniesieniu do którego wystąpiono o uznanie, uwzględniając w szczególności przewidywaną liczbę podmiotów lub członków grupy podmiotów, ilość wywożonych produktów, charakter i pochodzenie produktów, w tym ocenę akt podmiotów i inspektorów.

2.2.

Sprawozdanie z audytu obserwacyjnego, sporządzone w wyniku audytu obserwacyjnego przeprowadzonego zgodnie z częścią B, zawierające następujące elementy:

a) nazwę podmiotu, nazwisko inspektora poddanego audytowi i osoby oceniającej z jednostki akredytującej;

b) ogólne informacje na temat audytu obserwacyjnego, takie jak miejsce, czas, plan lub strony audytu oraz doświadczenie podmiotu lub grupy podmiotów w odniesieniu do przepisów dotyczących produkcji ekologicznej;

c) zakres kontroli;

d) informacje o przygotowaniu i wiedzy inspektora, obejmujące np. planowanie pracy, instrukcje pracy, dokumenty i materiały udostępnione inspektorowi, wiedzę inspektora na temat odpowiedniej kategorii produktów, ocenę solidności planu dotyczącego systemu ekologicznego podmiotu lub systemu kontroli wewnętrznej grupy podmiotów, sprawdzenie, czy występują konflikty interesów, znajomość rozporządzenia (UE) 2018/848, znajomość wewnętrznych procedur jego jednostki certyfikującej w zakresie funkcjonowania lub wdrażania systemu kontroli i procesu certyfikacji;

e) aspekty postępowania inspektora, takie jak adekwatność czasu trwania kontroli, ocena rozmowy, weryfikacja wcześniejszych przypadków niezgodności z przepisami, gromadzenie istotnych informacji, posiadanie autorytetu i umiejętności analitycznych, technika prowadzenia rozmowy i zadawania pytań, skuteczne umiejętności językowe, znajomość lokalnych warunków i praktyk rolniczych, praktyki stosowane w przetwórstwie w danym państwie i umiejętności społeczne;

f) jakość kontroli bezpośredniej obiektu/gospodarstwa/jednostki, w tym metodyka i jakość stosowanej listy kontrolnej, informacje przedstawione przez podmiot w planie dotyczącym systemu ekologicznego, rzetelność kontroli bilansowania masy i kontroli identyfikowalności, metodyka stosowana przy pobieraniu próbek i kontroli obszarów o znaczeniu krytycznym;

g) ustalenia, zakres wykrytych niezgodności i zastosowane środki naprawcze;

h) ocena niezgodności zidentyfikowanych przez osobę oceniającą z jednostki akredytującej, ale niewykrytych przez inspektora;

i) jakość i kompleksowość przeprowadzonej rozmowy końcowej;

j) ogólna ocena skuteczności kontroli;

k) wykaz wykrytych niezgodności, opis i harmonogram środków naprawczych, które ma wdrożyć organ kontrolny lub jednostka certyfikująca w celu wyeliminowania tych niezgodności;

l) w przypadku grup podmiotów specjalną sekcję poświęconą opisowi i ocenie skuteczności systemu kontroli wewnętrznych oraz

m) ogólną ocenę zdolności i rzetelności organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej w odniesieniu do prowadzenia działań certyfikacyjnych, z uwzględnieniem wyników oceny przeprowadzonej zgodnie z sekcją 2.1. Wszelkie inne informacje uznane za niezbędne przez jednostkę akredytującą lub właściwy organ, w tym na przykład sprawozdania i wnioski z dodatkowych audytów obserwacyjnych.

CZĘŚĆ B

1. Audyt obserwacyjny, o którym mowa w części A pkt 2.2, musi:

a) być przeprowadzony przez jednostkę akredytującą lub w stosownych przypadkach przez właściwy organ;

b) opierać się na analizie ryzyka i wiązać się z dokumentowaniem całości obserwowanego działania;

c) być przeprowadzony bezpośrednio i może odbyć się zdalnie wyłącznie wówczas, gdy Komisja podejmie taką decyzję.

2. Oprócz warunków wymienionych w sekcji 1 audyt obserwacyjny należy przeprowadzić:

a) dla wszystkich kategorii produktów określonych w art. 35 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2018/848, w odniesieniu do których złożono wniosek o uznanie. Wszystkie niezgodności wykryte przez jednostkę akredytującą lub właściwy organ muszą zostać w pełni wyeliminowane odpowiednio przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą i potwierdzone przez jednostkę akredytującą lub właściwy organ;

b) dla każdej kategorii produktów w innym państwie trzecim, jeżeli organ kontrolny lub jednostka certyfikująca wystąpi z wnioskiem lub została już uznana w odniesieniu do więcej niż jednego państwa trzeciego oraz

c) w pierwszej kolejności w grupach podmiotów, w przypadku gdy organ kontrolny lub jednostka certyfikująca certyfikuje grupy podmiotów.

3. W przypadku organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej uznanych na podstawie art. 33 ust. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 (

9

) i wpisanych do wykazu ustanowionego zgodnie z art. 57 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/848 informacje, o których mowa w części A pkt 2.2 niniejszego załącznika, wynikają z audytów obserwacyjnych przeprowadzonych:

a) w ciągu ostatnich trzech lat przez ich jednostkę akredytującą lub właściwy organ do celów uznania ich na podstawie rozporządzenia (WE) nr 834/2007 i dotyczących każdej kategorii produktów, w odniesieniu do której organ kontrolny lub jednostka certyfikująca występuje o uznanie zgodnie z art. 46 rozporządzenia (UE) 2018/848 oraz

b) w państwie trzecim, w odniesieniu do którego organ kontrolny lub jednostka certyfikująca zostały uznane na podstawie art. 33 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 834/2007.

W przypadku każdego z tych audytów obserwacyjnych jednostka akredytująca lub właściwy organ muszą jednak potwierdzić, że wszystkie niezgodności zostały w pełni wyeliminowane przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą.