Załącznik II

1. W sprawozdaniu rocznym aktualizuje się wszystkie elementy zawarte w dokumentacji technicznej określone w art. 1 ust. 2.

2. W sprawozdaniu rocznym zamieszcza się informacje dotyczące organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej, które to informacje mają być zaktualizowane na potrzeby sprawozdania rocznego, w tym nazwę i kod organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej, adres do korespondencji, numer telefonu, dane osoby wyznaczonej do kontaktów za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz adres strony internetowej, która zawiera bezpośredni link zapewniający łatwy dostęp ze strony głównej do aktualnego wykazu podmiotów lub grup podmiotów.

3. Do celów sprawozdania rocznego dokumentację techniczną uzupełnia się o następujące elementy:

a) czynności kontrolne przeprowadzone przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą w państwie trzecim lub państwach trzecich w poprzednim roku według kategorii produktów określonych w art. 35 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2018/848, w tym informacje o liczbie podmiotów i grup podmiotów oraz liczbie ich członków (w tym podwykonawców, jeżeli podmioty lub grupy podmiotów nie pozostają odpowiedzialne za podwykonawców), którzy podlegali kontroli organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, w podziale na państwa trzecie i kategorie produktów;

b) zobowiązanie, że organ kontrolny lub jednostka certyfikująca wykonają wymagane aktualizacje tłumaczenia zasad dotyczących produkcji zgodnie z art. 1 ust. 2 lit. e) niniejszego rozporządzenia lub wszelkich innych odpowiednich dokumentów wymaganych do celów art. 46 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/848 lub na potrzeby niniejszego rozporządzenia;

c) wszelkie aktualizacje procedur wewnętrznych, w tym systemu certyfikacji i kontroli ustanowionego przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą zgodnie z niniejszym rozporządzeniem;

d) link do strony internetowej organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej, na której to stronie znajdują się informacje wymagane zgodnie z art. 17;

e) roczny raport z oceny urzędów, w których podejmowane są decyzje w spawie certyfikacji, o którym mowa w załączniku I część A pkt 2.1:

(i) gwarantujący, że organ kontrolny lub jednostka certyfikująca zostały zadowalająco ocenione przez jednostkę akredytującą lub właściwy organ w poprzednim roku co do zdolności zapewnienia, aby produkty przywożone z państw trzecich były zgodne z rozporządzeniem (UE) 2018/848;

(ii) potwierdzający, że organ kontrolny lub jednostka certyfikująca wciąż posiadają zdolność i kompetencje do realizacji wymogów, warunków i środków w zakresie kontroli określonych w art. 46 ust. 2 i 6 rozporządzenia (UE) 2018/848 oraz w niniejszym rozporządzeniu w każdym państwie trzecim, w odniesieniu do którego zostały uznane;

(iii) zawierający wszelkie aktualne informacje z rocznego raportu z oceny odnoszące się do wyników i oceny:

— kontroli akt podmiotów lub grup podmiotów,

— wykazu niezgodności, jak również liczby niezgodności w stosunku do liczby certyfikowanych podmiotów lub grup podmiotów,

— postępowania z niezgodnościami i skargami, jeżeli takie występują, a także wyjaśnienia na temat środków naprawczych wdrożonych przez podmioty lub grupy podmiotów w celu trwałego usunięcia niezgodności,

— katalogu środków i ich wdrożenia,

— procedury przeprowadzania analizy ryzyka,

— rocznego planu ryzyka,

— strategii, procedury i metodyki pobierania próbek,

— zmian w którejkolwiek z procedur,

— wymiany informacji z innymi organami kontrolnymi, jednostkami certyfikującymi i Komisją,

— kompetencji pracowników zaangażowanych w proces kontroli i certyfikacji,

— programów szkoleń,

— wiedzy i kompetencji nowych pracowników,

— skuteczności i rzetelności obserwowanego działania oraz ogólnej oceny postępowania organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej,

— innych elementów, które jednostka akredytująca lub właściwy organ uważa za istotne do celów rozporządzenia (UE) 2018/848;

(iv) potwierdzający, w odniesieniu do rozszerzenia zakresu uznania o dodatkowe państwa trzecie lub kategorie produktów w poprzednim roku, zdolność i kompetencje organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej do przeprowadzania kontroli zgodnie z niniejszym rozporządzeniem w każdym nowym państwie trzecim lub każdej nowej kategorii produktów, których to dotyczy, jeżeli istnieją aktywne podmioty lub grupy podmiotów.

4. Sprawozdanie roczne zawiera następujące informacje odnoszące się do przypadków niezgodności i zastosowanych środków:

a) liczbę kontroli bezpośrednich na miejscu z zapowiedzią i bez zapowiedzi;

b) liczbę próbek pobranych podczas kontroli z zapowiedzią i bez zapowiedzi oraz – w stosownych przypadkach – podjęte działania;

c) liczbę próbek pobranych w związku z podejrzeniem, skargami lub w trakcie postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 lit. a), zgłoszonych za pośrednictwem systemu informatycznego rolnictwa ekologicznego, o którym mowa w art. 21 ust. 2 (sprawa z wykorzystaniem systemu informatycznego rolnictwa ekologicznego);

d) liczbę spraw z wykorzystaniem systemu informatycznego rolnictwa ekologicznego dotyczących podejrzewanej lub stwierdzonej niezgodności;

e) liczbę stwierdzonych niezgodności, w podziale na nieznaczne, znaczne i krytyczne, zgodnie z klasyfikacją niezgodności produktów ekologicznych lub produktów w okresie konwersji określoną w załączniku IV;

f) środki, o których mowa w załączniku IV, wprowadzone w odniesieniu do podmiotów lub grup podmiotów w przypadkach wystąpienia niezgodności.

5. Jeżeli organ kontrolny lub jednostka certyfikująca certyfikuje podmioty lub grupy podmiotów przejęte od innego organu kontrolnego lub jednostki certyfikującej, przejmujący organ kontrolny lub przejmująca jednostka certyfikująca wskazuje w sprawozdaniu rocznym w odniesieniu do każdego przekazanego podmiotu lub grupy podmiotów:

a) nazwę podmiotu lub grupy podmiotów, położenie geograficzne oraz poprzedni numer certyfikatu;

b) nazwę poprzedniego organu kontrolnego lub poprzedniej jednostki certyfikującej:

c) datę przekazania dokumentacji kontrolnej;

d) wykaz i charakter otwartych spraw dotyczących niezgodności i środków wymaganych przez poprzedni organ kontrolny lub poprzednią jednostkę certyfikującą, jeżeli takie istnieją;

e) środki wprowadzone przez podmiot lub grupę podmiotów służące zapewnieniu, aby niezgodności nie wystąpiły ponownie, oraz datę(-y) inspekcji przeprowadzonej(-ych) przez nowy organ kontrolny lub nową jednostkę certyfikującą w celu sprawdzenia, czy środki naprawcze zostały prawidłowo wdrożone;

f) informację, czy podmiot lub grupa podmiotów byli zaangażowani w jakąkolwiek sprawę z wykorzystaniem systemu informatycznego rolnictwa ekologicznego.

6. Jeżeli chodzi o produkty wysokiego ryzyka, o których mowa w art. 8, podaje się następujące informacje:

a) wykaz podmiotów lub grup podmiotów odpowiedzialnych za produkty wysokiego ryzyka;

b) w przypadku każdego podmiotu lub każdej grupy podmiotów:

(i) przeprowadzone kontrole, ze wskazaniem daty każdej kontroli;

(ii) wykonane pobieranie próbek i analizy;

(iii) stwierdzone niezgodności;

(iv) zastosowane środki;

(v) w odniesieniu do każdego podmiotu lub grupy podmiotów, które zmieniły swój organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą – zastosowane środki naprawcze lub sankcje, jeżeli niezgodności zostały odnotowane w sprawozdaniu sporządzonym przez poprzedni organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą;

c) dla każdej przesyłki wykazującej niezgodność:

(i) odniesienie do świadectwa kontroli dla przywożonych przesyłek;

(ii) przegląd wyników analizy pobierania próbek, które wskazują na obecność pozostałości niedopuszczonych substancji;

(iii) postępowania wyjaśniające i działania następcze podjęte przez organ kontrolny lub jednostkę certyfikującą w przypadku pomieszania lub pozostałości substancji niedopuszczonych wykrytych w przesyłce, w tym decyzja dotycząca przesyłki, jak również potwierdzenie, że podmioty zastosowały środki naprawcze.

7. Jeżeli chodzi o zezwolenia na stosowanie nieekologicznego materiału rozmnożeniowego roślin zgodnie z częścią I pkt 1.8.5.2. załącznika II do rozporządzenia (UE) 2018/848, podaje się następujące informacje:

a) nazwę naukową i potoczną (potoczna i łacińska);

b) odmianę;

c) liczbę odstępstw i całkowitą masę nasion lub liczbę roślin objętych odstępstwami;

d) liczbę podmiotów i grup podmiotów, którym przyznano zezwolenie.

8. W odniesieniu do odstępstw, na których zastosowanie udzielono zgody zgodnie z częścią II pkt 1.3.4.3 i 1.3.4.4 załącznika II do rozporządzenia (UE) 2018/848, dla każdego gatunku zwierząt z nieekologicznych hodowli (bydło, koniowate, owce, kozy, świnie i jeleniowate, króliki, drób) podaje się następujące informacje:

a) nazwę naukową i potoczną (potoczną i łacińską, tj. gatunek i rodzaj);

b) rasy i linie;

c) cele produkcyjne: mięso, mleko, jaja, użytkowanie dwukierunkowe lub hodowla;

d) liczbę odstępstw i całkowitą liczbę zwierząt objętych odstępstwami;

e) liczbę podmiotów i grup podmiotów, którym udzielono zgody na zastosowanie odstępstwa.

9. W przypadku zezwoleń na wykorzystanie młodych osobników akwakultury z nieekologicznych hodowli zgodnie z pkt 3.1.2.1. część III załącznika II do rozporządzenia (UE) 2018/848, podaje się następujące informacje:

a) gatunek i rodzaj (nazwa potoczna i łacińska);

b) rasy i w stosownych przypadkach linie;

c) całkowitą liczbę odstępstw i liczbę młodych osobników każdego gatunku;

d) liczbę podmiotów i grup podmiotów, którym przyznano zezwolenie.

10. Sprawozdanie roczne zawiera wszelkie inne informacje uznane przez organ kontrolny, jednostkę certyfikującą lub jednostkę akredytującą za istotne do celów spełnienia szczegółowego wymogu określonego w rozporządzeniu (UE) 2018/848.