Załącznik III

1. INFORMACJE OGÓLNE

1.1. Informacje przedłożone przez:

a) państwo członkowskie:

b) nazwa i adres e-mail głównego punktu kontaktowego (podmiot odpowiedzialny za sporządzenie opisu):

1.2. Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: (dd/mm/rrrrr)

1.3. Struktura systemu (ogólne informacje i schemat ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli na potrzeby rezerwy)

a) podmiot (

6

) odpowiedzialny za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy (nazwa, adres i punkt kontaktowy podmiotu):

b) w stosownych przypadkach podmiot lub podmioty, którym powierzono zadania (nazwa, adres i punkt kontaktowy podmiotu):

c) niezależny podmiot audytowy (nazwa, adres i punkty kontaktowe podmiotu):

d) należy wskazać, w jaki sposób jest przestrzegana zasada rozdziału funkcji między podmiotami, o których mowa w lit. a) i c):

2. PODMIOT ODPOWIEDZIALNY ZA ZARZĄDZANIE WKŁADEM FINANSOWYM Z REZERWY

2.1. Podmiot odpowiedzialny za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy i jego główne funkcje

a) status podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy (podmiot krajowy lub regionalny) oraz nazwa podmiotu, w którego skład wchodzi:

b) ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych zmian w systemie zarządzania i kontroli:

2.2. Opis organizacji i procedur związanych z funkcjami i zadaniami podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy

a) opis funkcji i zadań realizowanych przez podmiot odpowiedzialny za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy:

b) opis sposobu organizacji pracy oraz procedur, które będą stosowane w szczególności przy przeprowadzaniu weryfikacji (administracyjnych i na miejscu) oraz w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu w odniesieniu do wszystkich dokumentów związanych z wydatkami:

c) wskazanie planowanych zasobów, które mają zostać alokowane, w podziale na poszczególne funkcje podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy (w tym, w stosownych przypadkach, informacje na temat ewentualnych planów dotyczących outsourcingu i jego zakresu):

3. NIEZALEŻNY PODMIOT AUDYTOWY

Status i opis organizacji oraz procedur związanych z funkcjami niezależnego podmiotu audytowego

a) status niezależnego podmiotu audytowego (podmiot krajowy lub regionalny) oraz – w stosownych przypadkach – nazwa podmiotu, w którego skład wchodzi:

b) opis funkcji i zadań realizowanych przez niezależny podmiot audytowy:

c) opis sposobu organizacji pracy (procesy przepływu pracy, procedury, wewnętrzna struktura organizacyjna), procedur mających zastosowanie ze wskazaniem kiedy i w jaki sposób są one nadzorowane, wskazanie planowanych zasobów, które mają zostać alokowane, w podziale na poszczególne zadania audytowe:

4. SYSTEM ELEKTRONICZNY

Opis systemu lub systemów elektronicznych włącznie ze schematem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z połączeniami między systemami) w odniesieniu do:

a) rejestracji i przechowywania, w formie elektronicznej, danych dotyczących każdego działania finansowanego z rezerwy:

— nazwy odbiorcy i kwoty wkładu finansowego z rezerwy,

— nazwy wykonawcy (

7

) i podwykonawcy (

8

), jeżeli odbiorca jest instytucją zamawiającą zgodnie z unijnymi lub krajowymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, oraz wartości zamówienia,

— imienia, nazwiska i daty urodzenia beneficjenta rzeczywistego (

9

), zgodnie z definicją w art. 3 pkt 6 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 (

10

), odbiorcy lub wykonawcy, o których mowa w tiret pierwsze i drugie niniejszej litery,

— w stosownych przypadkach – danych dotyczących poszczególnych uczestników;

b) zapewniania, aby zapisy księgowe każdego działania finansowanego z rezerwy były rejestrowane i przechowywane oraz aby zapisy te potwierdzały dane wymagane do sporządzenia wniosku dotyczącego wkładu;

c) utrzymywania zapisów księgowych dla poniesionych i pokrytych wydatków;

d) wskazywania, czy systemy elektroniczne funkcjonują skutecznie i gwarantują rzetelną rejestrację danych na dzień określony w pkt 1.2;

e) opisywania procedur w celu zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i poufności systemów elektronicznych.

(

1

) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz.U. L 187 z 26.6.2014, s. 1).

(

2

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 z dnia 12 lutego 2021 r. ustanawiające Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz.U. L 57 z 18.2.2021, s. 17, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2021/241/oj).

(

3

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

(

4

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1755 z dnia 6 października 2021 r. ustanawiające pobrexitową rezerwę dostosowawczą (Dz.U. L 357 z 8.10.2021, s. 1).

(

5

) W stosownych przypadkach, zgodnie z art. 14 ust. 1 lit. a), przekazywane informacje dotyczą wszystkich podmiotów odpowiedzialnych za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy.

(

6

) W stosownych przypadkach, zgodnie z art. 14 ust. 1 lit. a), przekazywane informacje dotyczą wszystkich podmiotów odpowiedzialnych za zarządzanie wkładem finansowym z rezerwy.

(

7

) Informacje wymagane jedynie w przypadku procedur udzielenia zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi Unii.

(

8

) Informacje wymagane jedynie na pierwszym poziomie podwykonawstwa, tylko w przypadku gdy rejestruje się informacje o danym wykonawcy i tylko w przypadku umów o podwykonawstwo o łącznej wartości powyżej 50 000 EUR.

(

9

) Państwa członkowskie mogą spełnić ten wymóg, wykorzystując dane przechowywane w rejestrach, o których mowa w art. 30 dyrektywy (UE) 2015/849.

(

10

) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73).