Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2022/127 z dnia 7 grudnia 2021 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/2116 o przepisy dotyczące agencji płatniczych i innych organów, zarządzania finansami, rozliczania rachunków, zabezpieczeń oraz stosowania euro

Załącznik III

W mocy

Kryteria akredytacji dla agencji płatniczych, o których mowa w art. 3 ust. 1

OBOWIĄZKI AGENCJI PŁATNICZYCH

Kontrole

1. Częstotliwość i reprezentatywność

Przynajmniej raz do roku w każdym miejscu przechowywania przeprowadzana jest kontrola zgodnie z przepisami określonymi w części II, dotycząca w szczególności:

a) procedury gromadzenia informacji odnoszących się do przechowywania publicznego;

b) zgodności danych księgowych, którymi dysponuje na miejscu podmiot przechowujący z danymi przekazanymi agencji płatniczej;

c) kontroli fizycznej, za pomocą której określana jest rzeczywista ilość zapasów, która to kontrola przeprowadzana jest na wystarczająco reprezentatywnej próbie, odpowiadającej co najmniej wartościom procentowym podanym w części II, co umożliwia stwierdzenie faktycznego posiadania w zapasach wszystkich ilości ujętych w ewidencji zapasów;

d) kontroli jakości, której dokonuje się wizualnie, zapachowo lub organoleptycznie i, w razie wątpliwości, przy zastosowaniu pogłębionej analizy.

2. Kontrole dodatkowe

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli fizycznej, należy przeprowadzić kontrolę dodatkowej wartości procentowej ilości przechowywanych w magazynie interwencyjnym z zastosowaniem tej samej metody. W razie konieczności, kontrola może objąć ważenie wszystkich produktów w kontrolowanej partii lub w kontrolowanym magazynie.

Sprawozdania z kontroli

1. Wewnętrzna jednostka kontrolująca podległa agencji płatniczej lub jednostce przez nią upoważnionej sporządza sprawozdanie z każdej przeprowadzonej kontroli lub kontroli fizycznej.

2. Sprawozdanie zawiera co najmniej następujące informacje:

a) nazwę podmiotu przechowującego, adres wizytowanego magazynu i opis kontrolowanych partii produktu;

b) datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia czynności kontrolnych;

c) miejsce przeprowadzania kontroli, jak również opis warunków przechowywania, opakowania oraz dostępności;

d) dokładne dane osób kontrolujących, z określeniem ich stanowisk i uprawnień;

e) przeprowadzone czynności kontrolne oraz zastosowane zasady pomiaru objętościowego, takie jak metody pomiaru, dokonane obliczenia, otrzymane wyniki pośrednie i końcowe oraz ustalone wnioski pokontrolne;

f) dla każdej przechowywanej partii lub dla każdej klasy produktów – ilość wymienioną w rachunkach agencji płatniczej, ilość wymienioną w rachunkach magazynu oraz stwierdzone ewentualne rozbieżności między tymi rachunkami;

g) dla każdej partii lub klasy poddanej kontroli fizycznej – informacje określone w lit. f) oraz ilość zweryfikowaną na miejscu i wszelkie rozbieżności, numer partii lub klasy, palety, kartony, silosy, kadzie i inne pojemniki użyte do ważenia oraz masę (zarówno netto, jak i brutto, w stosownych przypadkach) lub objętość;

h) sporządzone przez podmiot przechowujący deklaracje w przypadku zaistnienia rozbieżności lub niezgodności;

i) miejsce, datę i podpis sporządzającego sprawozdanie oraz podmiotu przechowującego lub jego przedstawiciela;

j) w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, ewentualne zalecenie przeprowadzenia rozszerzonej kontroli, z określeniem wartości procentowej przechowywanych ilości, które mają zostać poddane takiej kontroli, stwierdzeniem rozbieżności i podaniem wyjaśnień.

3. Sporządzone sprawozdania są niezwłocznie przekazywane kierownikowi działu odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg agencji płatniczej.

Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania następuje korekta zapisów księgowych agencji płatniczej uwzględniająca stwierdzone rozbieżności i niezgodności.

4. Sprawozdania udostępnia się pracownikom Komisji i osobom upoważnionym przez Komisję.

5. Dokument podsumowujący sporządzany przez agencję płatniczą zawiera opis:

a) przeprowadzonych kontroli, z wyróżnieniem kontroli fizycznych (inwentaryzacji);

b) skontrolowanych ilości;

c) stwierdzonych nieprawidłowości oraz ich przyczyn porównanych z zestawieniami miesięcznymi i rocznymi.

Skontrolowane ilości i stwierdzone rozbieżności określa się dla każdego produktu, którego to dotyczy, według masy lub objętości oraz wartości procentowej w stosunku do wszystkich przechowywanych ilości.

Dokument podsumowujący w oddzielny sposób uwzględnia kontrole przeprowadzone w celu sprawdzenia jakości przechowywanych produktów. Komisja otrzymuje podsumowanie równocześnie ze sprawozdaniami rocznymi, o których mowa w art. 9 ust. 3 akapit pierwszy lit. a) rozporządzenia (UE) 2021/2116.

II.

PROCEDURA PRZEPROWADZANIA KONTROLI FIZYCZNEJ DLA KAŻDEGO SEKTORA OBJĘTEGO WPR W RAMACH KONTROLI PRZEWIDZIANYCH W CZĘŚCI I

Masło

1. Wybór partii, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości przechowywanej publicznie. Wyboru dokonuje się przed wizytacją magazynu na podstawie danych księgowych agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego.

2. Sprawdzenie obecności wybranych partii towaru oraz ich składu na miejscu polega na:

a) identyfikacji numerów kontrolnych partii i kartonów w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu;

b) ważeniu palet (jednej na 10) i kartonów (jednego na paletę);

c) wizualnym sprawdzeniu zawartości kartonu (jedna paleta na pięć);

d) sprawdzeniu stanu opakowania.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

Mleko odtłuszczone w proszku

2. Sprawdzenie obecności wybranych partii towaru oraz ich składu na miejscu polega na:

a) identyfikacji numerów kontrolnych partii i worków w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu;

b) ważeniu palet (jednej na 10) i worków (jednego na 10);

c) wizualnym sprawdzeniu zawartości worka (jedna paleta na pięć),

d) sprawdzeniu stanu opakowania.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

Zboża i ryż

1. Procedura przeprowadzania kontroli fizycznej

Inspekcję przeprowadza się w następujący sposób:

a) liczba wybranych pojemników lub komór, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości zbóż lub ryżu przechowywanych publicznie.

Wyboru dokonuje się na podstawie danych ewidencji zapasów dostępnych w agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego;

b) kontrola fizyczna:

(i) sprawdzenie obecności zbóż lub ryżu w wybranych pojemnikach lub komorach;

(ii) identyfikacja zbóż lub ryżu;

(iii) kontrola warunków przechowywania oraz sprawdzenie jakości produktów przechowywanych w warunkach przewidzianych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) 2016/1238 (

);

(iv) porównanie miejsca przechowywania i tożsamości zbóż lub ryżu z danymi z ewidencji zapasów;

(v) ocena przechowywanych ilości za pomocą metody uprzednio zatwierdzonej przez agencję płatniczą, której opis należy umieścić w siedzibie tej agencji;

2. Procedura w przypadku wykrycia nieprawidłowości:

W przypadku oceny objętości dopuszczalna jest pewna granica tolerancji.

Zasady określone w załączniku IV sekcja II stosuje się, jeżeli masa produktów przechowywanych stwierdzona podczas kontroli fizycznej różni się od wpisanej do ksiąg masy o co najmniej 5 % w odniesieniu do zbóż i ryżu w przypadku przechowywania w silosach lub w magazynach płaskich.

W przypadku gdy zboża lub ryż przechowywane są w magazynie, można rejestrować ilości zważone przy przyjmowaniu do magazynu, zamiast ilości wynikających z oceny objętości, jeżeli ta ostatnia metoda nie zapewnia stopnia dokładności uważanego za odpowiedni, a różnica między tymi dwoma wartościami nie jest zbyt duża.

Agencja płatnicza korzysta z tej opcji, w przypadku gdy jest to uzasadnione okolicznościami, na zasadzie jednostkowych przypadków i na własną odpowiedzialność. W sprawozdaniu wskazuje ona, iż skorzystała z tej opcji przy pomocy następującego orientacyjnego wzoru:

ZBOŻA – KONTROLA ZAPASÓW

Produkt:

Podmiot przechowujący: Magazyn, silos:

Numer miejsca przechowywania:

Data:

Partia

Ilość stwierdzona na podstawie ewidencji zapasów

a) Zapasy w silosie

Numer pomieszczenia

Objętość według specyfikacji m3 (A)

Stwierdzona wolna objętość m3 (B)

Objętość przechowywanego zboża m3 (A-B)

Stwierdzona masa właściwa kg/hl = 100

Masa zboża lub ryżu

Ogółem (a): …

b) Zapasy w magazynie płaskim

Komora nr

Objęty obszar...

Wysokość...

…

… m

Korekty...

… m3

Objętość...

… m3

Masa właściwa...

… kg/hl

Łączna waga

...ton

Ogółem (b): …

Masa całkowita w magazynie: …

Różnica w stosunku do masy wpisanej: …

W %: …

…, [dnia...r.]

...(pieczęć i podpis)

Kontroler agencji płatniczej:

Wołowina i cielęcina

2. Weryfikacja na miejscu obecności wybranych partii w magazynie i ich zawartości. Weryfikacja obejmuje:

(a) dla mięsa z kością:

(i) identyfikację partii oraz weryfikację liczby sztuk;

(ii) weryfikację, w odniesieniu do każdego rodzaju kawałków i/lub klasy, masy 20 % tych sztuk;

(iii) optyczną kontrolę stanu opakowania.

(b) dla mięsa bez kości:

(i) identyfikację partii towaru i palet oraz sprawdzeniu liczby kartonów;

(ii) sprawdzenie masy 10 % palet lub kontenerów;

(iii) sprawdzenie masy 10 % kartonów z każdej ważonej palety;

(iv) wizualną kontrolę zawartości kartonów oraz stanu opakowań towaru w kartonie.

Wybór palet musi uwzględniać poszczególne przechowywane rodzaje rozbioru mięsa.

3. Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

Tekst urzędowy w EUR-Lex. Lexeva pokazuje treść przepisu, nie udziela porad prawnych. Moc prawną ma wyłącznie tekst opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.