Załącznik IV

Obowiązki i ogólne zasady odpowiedzialności podmiotów przechowujących umieszczane obowiązkowo w umowie przechowywania zawieranej pomiędzy agencją płatniczą a podmiotami przechowującymi, o których to obowiązkach mowa w art. 3 ust. 2

I.

OGÓLNE OBOWIĄZKI PODMIOTÓW PRZECHOWUJĄCYCH

Podmiot przechowujący odpowiada za właściwe przechowywanie produktów objętych unijnymi środkami interwencyjnymi. Ponosi on konsekwencje finansowe niewłaściwego przechowywania wspomnianych produktów.

Udostępnia on plan magazynu oraz pomiary dla każdego silosu lub komory w każdym punkcie przechowywania.

Zboża lub ryż muszą być przechowywane w sposób pozwalający na sprawdzenie ich objętości.

II.

JAKOŚĆ PRODUKTÓW

W przypadku obniżenia jakości przechowywanych produktów podlegających interwencji, które wynika z niewłaściwych lub nieodpowiednich warunków przechowywania, podmiot przechowujący odpowiada za powstałe straty i księguje je na rachunkach przechowywania publicznego jako stratę wynikającą z obniżenia jakości produktu spowodowaną warunkami przechowywania.

III.

BRAKUJĄCE ILOŚCI

1. Podmiot przechowujący odpowiada za wszelkie wykryte różnice między ilościami znajdującymi się w magazynie a danymi przekazanymi agencji płatniczej w zestawieniach zapasów.

2. W przypadku gdy brakujące ilości przekraczają ilości dopuszczalne na podstawie odpowiedniej granicy (granic) tolerancji zgodnie z art. 4, załącznikiem III część II sekcja C pkt 2 i załącznikiem V lub na podstawie sektorowego prawodawstwa rolnego, ich łączną wartością jako niezidentyfikowaną stratą obciąża się podmiot przechowujący. Jeżeli podmiot przechowujący kwestionuje brakujące ilości, może się domagać zważenia lub zmierzenia produktów, w których to przypadkach podmiot przechowujący ponosi koszty tej czynności, chyba że okaże się, iż wspomniane ilości rzeczywiście znajdują się w magazynie, lub też, że różnice nie przekraczają stosowanej granicy lub granic tolerancji, w którym to przypadku kosztami ważenia i pomiarów obciąża się agencję płatniczą.

Granice tolerancji określone w załączniku III część II sekcja C pkt 2 stosuje się bez uszczerbku dla innych dopuszczalnych granic tolerancji, o których mowa w akapicie pierwszym niniejszego punktu.

IV.

DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE ORAZ DEKLARACJE MIESIĘCZNE I ROCZNE

1. Dokumenty potwierdzające i deklaracje miesięczne

a) podmiot przechowujący musi posiadać dokumenty świadczące o przyjęciu, przechowywaniu i odbiorze produktów z magazynu, które to dokumenty służą za podstawę do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i zawierają co najmniej następujące dane:

(i) miejsce przechowywania (z identyfikacją, w stosownych przypadkach, pojemnika lub kadzi);

(ii) ilości przeniesione z poprzedniego miesiąca;

(iii) przyjęcie do magazynu i wydanie z niego każdej partii;

(iv) zapasy na koniec okresu rozliczeniowego.

Dokumenty te muszą w każdym momencie umożliwiać pewną identyfikację przechowywanych ilości, z uwzględnieniem w szczególności ilości nabytych lub sprzedanych, lecz nie przyjętych jeszcze i nie wydanych z odpowiadających im zapasów;

b) podmiot przechowujący przekazuje dokumenty dotyczące przyjęcia, przechowywania i odbioru produktów z magazynu agencji płatniczej co najmniej raz w miesiącu w formie miesięcznego skróconego zestawienia zapasów. Dokumenty należy udostępnić agencji płatniczej do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego takie zestawienie zapasów dotyczy;

c) wzór miesięcznego skróconego zestawienia zapasów (wzór przykładowy) znajduje się poniżej. Podmioty przechowujące otrzymują wspomniany wzór od agencji płatniczych drogą elektroniczną.

Miesięczne zestawienie zapasów

Produkty:

Podmiot przechowujący:

Magazyn: Nr:

Adres:

Miesiąc:

Partia

Opis

Ilość (kilogramy, tony, skrzynie, sztuki itp.)

Data

Uwagi

Przyjęcie

Wydanie

Ilość z przeniesienia

Ilość do przeniesienia

(pieczęć i podpis)

Miejsce i data:

Imię i nazwisko/Nazwa:

2. Deklaracja roczna

a) podmiot przechowujący sporządza roczną deklarację zapasów na podstawie miesięcznych zestawień zapasów opisanych w pkt 1. Przekazuje je agencji płatniczej najpóźniej dnia 15 października po zamknięciu roku budżetowego;

b) roczna deklaracja zapasów zawiera skrócone zestawienie przechowywanych ilości z wyszczególnieniem każdego produktu i miejsca jego przechowywania oraz określeniem ilości każdego z przechowywanych produktów, numerów partii (z wyjątkiem zbóż), roku przyjęcia produktów do magazynu oraz wyjaśnienie ewentualnie stwierdzonych nieprawidłowości;

c) wzór rocznej skróconej deklaracji zapasów (wzór przykładowy) znajduje się poniżej.

Podmioty przechowujące otrzymują wspomniany wzór od agencji płatniczych drogą elektroniczną.

Roczne zestawienie zapasów

Produkty:

Podmiot przechowujący:

Magazyn: Nr:

Adres:

Rok:

Partia

Opis

Ilość lub masa na podstawie ksiąg

Uwagi

(pieczęć i podpis)

Miejsce i data:

Imię i nazwisko/Nazwa:

V.

SKOMPUTERYZOWANA EWIDENCJA ZAPASÓW I UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI

Podpisana przez agencję płatniczą i podmiot przechowujący umowa przechowywania publicznego przewiduje przepisy zapewniające przestrzeganie prawodawstwa Unii.

Umowa zawiera następujące obowiązki:

a) prowadzenie skomputeryzowanej ewidencji zapasów interwencyjnych;

b) bezpośrednie i niezwłoczne udostępnianie stałego spisu inwentarza;

c) oddawanie do dyspozycji w każdej chwili całości dokumentacji odnoszącej się do przyjmowania, przechowywania i wydawania zapasów, jak również dokumentów księgowych i sprawozdań sporządzonych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, którymi dysponuje podmiot przechowujący;

d) stały dostęp do tych dokumentów dla przedstawicieli agencji płatniczej i Komisji oraz należycie upoważnionych przez nie osób.

VI.

FORMA I TREŚĆ DOKUMENTÓW PRZEKAZYWANYCH AGENCJI PŁATNICZEJ

Formę i treść dokumentów, o których mowa w sekcji IV, ustalają warunki i zasady określone w art. 92 rozporządzenia (UE) 2021/2116.

VII.

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Do celów procedury rozliczania rachunków podmiot przechowujący przechowuje dokumenty potwierdzające dotyczące wszelkich działań związanych z przechowywaniem publicznym przez cały okres wymagany zgodnie z art. 92 rozporządzenia (UE) 2021/2116, bez uszczerbku dla mających zastosowanie przepisów krajowych.