Artykuł 10

1. Systemy dobrowolne wymagają, by podmioty gospodarcze pomyślnie przeszły audyt początkowy przed dopuszczeniem ich do udziału w systemie. Audyt początkowy nowego uczestnika systemu lub audyt początkowy na potrzeby ponownej certyfikacji istniejącego uczestnika systemu na podstawie zmienionych ram regulacyjnych muszą każdorazowo odbywać się w obiekcie i zapewniać wystarczającą pewność co najmniej co do skuteczności jego procesów wewnętrznych. W zależności od profilu ryzyka danego podmiotu gospodarczego można zastosować ograniczony poziom pewności co do prawdziwości jego oświadczeń. Na podstawie wyników audytu początkowego można poddać podmioty gospodarcze, które zostały uznane za podmioty o niskim ryzyku, kolejnym audytom przeprowadzanym z ograniczoną pewnością.

2. Systemy dobrowolne mogą upoważnić jednostkę certyfikującą do przeprowadzenia weryfikacji zgodności z różnymi ramami certyfikacji w trakcie tego samego procesu audytu, pod warunkiem że jednostka certyfikująca poświadczy, że podmioty gospodarcze spełniają wymogi określone w art. 1. Systemy dobrowolne, które dopuszczają wydawanie certyfikatów na okres dłuższy niż jeden rok, zapewniają przeprowadzanie corocznego audytu nadzorczego, obejmującego wszystkie podmioty gospodarcze uczestniczące w systemie. W przypadku audytów grupowych coroczny audyt może obejmować próbę członków grupy zgodnie z art. 12. Częstotliwość audytów nadzorczych jest zwiększana w zależności od ogólnego ryzyka związanego z profilem podmiotu gospodarczego, łańcuchem dostaw oraz wynikami poprzednich audytów. Odpowiedzialność za zatwierdzenie wyników audytu nadzorczego ponosi weryfikator techniczny.

Systemy dobrowolne ustanawiają szczegółową procedurę określającą sposób planowania i przeprowadzania audytów oraz przygotowywania sprawozdań z audytu. Systemy dobrowolne zapewniają, aby jednostki certyfikujące przeprowadzały audyty zgodnie z normą ISO 19011 lub normą równoważną. Systemy dobrowolne zapewniają także wzajemną, efektywną i terminową wymianę informacji związanych z audytem, aby wspierać skuteczne przygotowanie i przeprowadzenie audytu. Audyt obejmuje przynajmniej następujące elementy:

a) identyfikację działań podejmowanych przez podmiot gospodarczy istotnych z punktu widzenia kryteriów systemu;

b) identyfikację odpowiednich systemów podmiotu gospodarczego i jego ogólnej organizacji w odniesieniu do kryteriów systemu oraz sprawdzenie skutecznego wdrożenia odpowiednich systemów kontroli;

c) analizę rodzajów ryzyka, które mogłoby doprowadzić do istotnego zniekształcenia, przeprowadzaną na podstawie wiedzy specjalistycznej audytora oraz informacji przekazanych przez podmiot gospodarczy. W analizie tej uwzględnia się ogólny profil ryzyka prowadzonej działalności, w zależności od poziomu ryzyka, jakim obarczone są podmiot gospodarczy i łańcuch dostaw, w szczególności na jego wcześniejszych i późniejszych etapach, np. w odniesieniu do podmiotów gospodarczych, które zajmują się materiałami wymienionymi w załączniku IX. Intensywność audytu lub jego zakres, bądź oba te elementy, dostosowuje się do poziomu zidentyfikowanego ogólnego ryzyka oraz w oparciu o kontrole wiarygodności zdolności produkcyjnych zakładu i deklarowanych ilości produkowanych paliw;

d) plan weryfikacji odpowiadający analizie ryzyka oraz zakresowi i złożoności działalności prowadzonej przez podmiot gospodarczy, a także określający metody kontroli wyrywkowej, które należy stosować w odniesieniu do działalności tego podmiotu;

e) wdrożenie planu weryfikacji w drodze zebrania dowodów zgodnie ze zdefiniowanymi metodami kontroli wyrywkowej oraz wszystkich odpowiednich dowodów dodatkowych, na których opierać się będą wnioski weryfikatora;

f) wystąpienia z wnioskiem do operatora o dostarczenie wszelkich brakujących elementów ścieżek audytu, wyjaśnienie różnic lub skorygowanie zgłoszeń lub obliczeń przed sformułowaniem ostatecznej konkluzji z weryfikacji;

g) weryfikację poprawności danych wprowadzonych przez podmioty gospodarcze lub ich przedstawicieli do unijnej bazy danych.

3. Niezgodności stwierdzone podczas audytu klasyfikuje się jako rażące, poważne i drobne zgodnie z akapitami drugim, trzecim i czwartym.

Za rażącą niezgodność uznaje się umyślne naruszenie norm systemu dobrowolnego, takie jak oszustwo, nieodwracalna niezgodność lub naruszenie, które zagraża integralności systemu dobrowolnego. Rażące niezgodności obejmują, lecz nie ograniczają się do następujących niezgodności:

a) nieprzestrzeganie obowiązkowego wymogu dyrektywy (UE) 2018/2001, takiego jak przekształcenie gruntów, które narusza art. 29 ust. 3, 4 i 5 tej dyrektywy;

b) nieuczciwe wystawienie dowodu zrównoważoności lub oświadczenia własnego, np. celowe powielanie dowodów zrównoważoności z zamiarem uzyskania korzyści finansowych;

c) celowe podawanie nieprawdziwych informacji w opisach surowców, fałszowanie wartości emisji gazów cieplarnianych lub wprowadzanych danych, a także zamierzone wytwarzanie odpadów lub pozostałości, np. celowa modyfikacja procesu produkcyjnego w celu wytworzenia dodatkowych pozostałości lub celowe zanieczyszczanie materiału z zamiarem zaklasyfikowania go jako odpad.

Za poważną niezgodność uznaje się niespełnienie obowiązkowego wymogu dyrektywy (UE) 2018/2001, jeżeli niezgodność jest potencjalnie odwracalna, powtarza się i ujawnia problemy systemowe lub aspekty, które same lub w połączeniu z innymi niezgodnościami mogą spowodować zasadniczą awarię systemu. Poważne niezgodności obejmują, lecz nie ograniczają się do następujących niezgodności:

a) systematyczne problemy z danymi dotyczącymi bilansu masy lub gazów cieplarnianych, np. wykrycie błędnej dokumentacji w ponad 10 % zgłoszeń objętych próbą reprezentatywną;

b) zaniechanie polegające na niezadeklarowaniu przed podmiot gospodarczy uczestnictwa w innych systemach dobrowolnych podczas procesu certyfikacji;

c) nieprzekazanie audytorom odpowiednich informacji, np. danych dotyczących bilansu masy i sprawozdań z audytu.

Za drobną niezgodność uznaje się niezgodność, która ma ograniczony wpływ, stanowi odosobnione lub tymczasowe uchybienie, nie powtarza się i nie prowadzi do zasadniczej nieprawidłowości, jeśli nie zostanie skorygowana.

4. Konsekwencje wystąpienia niezgodności dla podmiotów gospodarczych są następujące:

a) w przypadku rażących niezgodności podmiotom gospodarczym ubiegającym się o certyfikację nie wydaje się certyfikatu. Podmioty gospodarcze mogą ponownie wystąpić o certyfikację po upływie określonego okresu ustalonego przez system dobrowolny. Rażące niezgodności stwierdzone podczas audytu nadzorczego lub audytu recertyfikacyjnego, bądź w ramach procesu wewnętrznego monitoringu lub składania skarg w ramach systemu dobrowolnego, prowadzą do natychmiastowego wycofania certyfikatu podmiotu gospodarczego;

b) w przypadku poważnych niezgodności podmiotom gospodarczym ubiegającym się o certyfikację nie wydaje się certyfikatu. Poważne niezgodności stwierdzone podczas audytu nadzorczego lub audytu recertyfikacyjnego, bądź w ramach procesu wewnętrznego monitoringu lub składania skarg w ramach systemu dobrowolnego, prowadzą do natychmiastowego zawieszenia certyfikatu podmiotu gospodarczego. Jeżeli podmioty gospodarcze nie usuną poważnych niezgodności w ciągu 90 dni od powiadomienia, certyfikat zostaje wycofany;

c) w przypadku drobnych niezgodności w ramach systemu dobrowolnego określa się ramy czasowe na ich rozwiązanie, nieprzekraczające 12 miesięcy od daty ich zgłoszenia, oraz datę następnego audytu nadzorczego lub audytu recertyfikacyjnego.

5. Systemy dobrowolne certyfikują tylko te podmioty gospodarcze, które spełniają wszystkie poniższe wymogi:

a) posiadają system zarządzania dokumentacją;

b) posiadają audytowalny system przechowywania i przeglądu wszystkich dowodów związanych ze zgłoszeniami, których dokonują lub na które się powołują;

c) przechowują wszystkie dowody niezbędne do zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem i dyrektywą (UE) 2018/2001 przez co najmniej 5 lat lub dłużej, jeśli wymagają tego odpowiednie organy krajowe;

d) przyjmują odpowiedzialność za przygotowanie wszelkich informacji związanych z audytem takich dowodów.

6. Sprawozdania z audytu i sprawozdania podsumowujące z audytu lub certyfikaty sporządzane lub wydane przez jednostkę certyfikującą w ramach systemu dobrowolnego muszą zawierać co najmniej elementy określone w załączniku II.