Załącznik III

W swoich rocznych sprawozdaniach z działalności systemy dobrowolne muszą przekazywać Komisji następujące informacje:

a) zasady dotyczące niezależności, metody i częstotliwość audytów zatwierdzone przez Komisję po akredytacji systemu dobrowolnego oraz wszelkie zmiany tych zasad w miarę upływu czasu w celu uwzględnienia wytycznych Komisji, zmienione ramy regulacyjne, ustalenia z wewnętrznego monitoringu procesu audytu jednostek certyfikujących oraz zmieniające się najlepsze praktyki branżowe;

b) zasady i procedury wykrywania i postępowania w przypadku nieprzestrzegania wymogów przez podmioty gospodarcze i członków systemu;

c) dowody spełnienia wymogów prawnych dotyczących przejrzystości i publikacji informacji zgodnie z art. 6;

d) udział zainteresowanych stron, zwłaszcza w kwestii konsultacji ze społecznościami tubylczymi i lokalnymi przed podjęciem decyzji podczas opracowywania i przeglądu systemu, jak również podczas audytów i odpowiedzi na ich wkład;

e) przegląd działalności prowadzonej w ramach systemu dobrowolnego we współpracy z jednostkami certyfikującymi w celu usprawnienia całego procesu certyfikacji oraz podniesienia kwalifikacji i zwiększenia niezależności audytorów i odpowiednich jednostek systemu;

f) aktualizacje rynkowe systemu, ilość certyfikowanych surowców, biopaliw, biopłynów, paliw z biomasy, pochodzących z recyklingu paliw węglowych oraz paliw odnawialnych pochodzenia niebiologicznego, w podziale na kraje pochodzenia i rodzaje, a także liczbę uczestników;

g) zarys skuteczności systemu wdrażania wprowadzonego przez organ zarządzający systemu dobrowolnego w celu śledzenia dowodów zgodności z kryteriami zrównoważonego rozwoju, które organizacja przedstawia swoim członkom; Obejmuje to w szczególności sposób, w jaki system skutecznie zapobiega nieuczciwym zachowaniom dzięki zapewnieniu terminowego wykrywania i rozpatrywania podejrzeń popełnienia nadużyć finansowych i innych nieprawidłowości oraz podejmowaniu działań następczych, a także, w stosownych przypadkach, liczbę wykrytych przypadków nadużyć lub nieprawidłowości;

h) kryteria uznawania jednostek certyfikujących;

i) zasady prowadzenia systemu wewnętrznego monitoringu oraz wyniki jego okresowych przeglądów, w szczególności w zakresie nadzoru nad pracą jednostek certyfikujących i ich audytorów, a także systemu rozpatrywania skarg dotyczących podmiotów gospodarczych i jednostek certyfikujących;

j) możliwości ułatwienia lub ulepszenia działań propagujących najlepsze praktyki;

k) systemy dobrowolne certyfikujące biomasę leśną muszą dołączać informacje dotyczące sposobu przeprowadzania oceny ryzyka wymaganej zgodnie z art. 29 ust. 6 i 7 dyrektywy (UE) 2018/2001.