Artykuł 16

1. Państwa członkowskie zapewniają, aby ich pojedynczy punkt kontaktowy wdrożył i obsługiwał jednolity elektroniczny system zarządzania sprawami jako repozytorium, które umożliwia pojedynczemu punktowi kontaktowemu wykonywanie zadań wynikających z niniejszej dyrektywy. System zarządzania sprawami musi mieć co najmniej wszystkie następujące funkcje i zdolności:

a) rejestrowanie przychodzących i wychodzących wniosków o informacje, o których mowa w art. 5 i 8, a także wszelkiej innej komunikacji w odniesieniu do takich wniosków prowadzonej z pojedynczymi punktami kontaktowymi oraz, w stosownych przypadkach, z właściwymi organami ścigania innych państw członkowskich, w tym informacji o odmowie rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji oraz wniosków o wyjaśnienia lub uściślenia i udzielenia wyjaśnień lub uściśleń, o których mowa odpowiednio w art. 6 ust. 2 i 3;

b) rejestrowanie komunikacji między pojedynczym punktem kontaktowym a właściwymi organami ścigania zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. b);

c) rejestrowanie udzielania informacji pojedynczemu punktowi kontaktowemu oraz, w stosownych przypadkach, właściwym organom ścigania innych państw członkowskich zgodnie z art. 5, 7 i 8;

d) kontrolę krzyżową przychodzących wniosków o informacje, o których mowa w art. 5 i 8, z informacjami dostępnymi pojedynczemu punktowi kontaktowemu, w tym informacjami udzielonymi zgodnie z art. 5 ust. 3 akapit drugi i art. 7 ust. 3 akapit drugi oraz innymi istotnymi informacjami zapisanymi w systemie zarządzania sprawami;

e) zapewnienie odpowiednich i szybkich działań następczych w związku z przychodzącymi wnioskami o informacje, o których mowa w art. 4, w szczególności w celu dotrzymania określonych w art. 5 terminów udzielania informacji, których dotyczy wniosek;

f) interoperacyjność z aplikacją SIENA, zapewniając w szczególności możliwość bezpośredniego rejestrowania w systemie zarządzania sprawami przychodzącej komunikacji za pośrednictwem aplikacji SIENA oraz możliwość bezpośredniego wysyłania z systemu zarządzania sprawami wychodzącej komunikacji za pośrednictwem aplikacji SIENA;

g) tworzenie statystyk dotyczących wymiany informacji na podstawie niniejszej dyrektywy do celów oceny i monitorowania, w szczególności do celów art. 18;

h) rejestrowanie dostępu i innych operacji przetwarzania w związku z informacjami zawartymi w systemie zarządzania sprawami do celów rozliczalności i cyberbezpieczeństwa, zgodnie z art. 25 dyrektywy (UE) 2016/680.

2. Państwa członkowskie zapewniają, aby wszelkim ryzykiem w cyberprzestrzeni związanym z systemem zarządzania sprawami, w szczególności w odniesieniu do jego struktury, zarządzania nim i kontroli nad nim, zarządzano oraz zaradzano mu w sposób rozważny i skuteczny oraz aby przewidziane były odpowiednie zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem i nadużyciami.

3. Państwa członkowskie zapewniają, aby system zarządzania sprawami zawierał dane osobowe jedynie tak długo, jak długo jest to konieczne i proporcjonalne, aby pojedynczy punkt kontaktowy wykonywał zadania powierzone mu na podstawie niniejszej dyrektywy, oraz aby zawarte w nim dane osobowe były następnie nieodwracalnie usuwane.

4. Państwa członkowskie zapewniają, aby ich pojedynczy punkt kontaktowy sprawdzał zgodność z ust. 3 po raz pierwszy nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu wymiany informacji, a następnie regularnie.