Artykuł 42

1. Weryfikatorzy ustanawiają, dokumentują, wdrażają i utrzymują co najmniej jedną procedurę lub jeden proces na potrzeby działań weryfikacyjnych opisanych w art. 4–36.

2. Ustanawiając i wdrażając takie procedury i procesy, weryfikator prowadzi działania zgodnie z normą zharmonizowaną na podstawie rozporządzenia (WE) nr 765/2008 w odniesieniu do wymogów dotyczących organów ds. walidacji i weryfikacji emisji gazów cieplarnianych wykorzystywanych na potrzeby akredytacji lub innych form uznawania (13).

3. Weryfikatorzy ustanawiają, dokumentują, wdrażają i utrzymują system zarządzania jakością zapewniający spójny rozwój, wdrożenie, doskonalenie i przeglądy procedur i procesów zgodnie z normą zharmonizowaną, o której mowa w ust. 2.

System zarządzania jakością obejmuje następujące elementy:

a) strategie i zakres odpowiedzialności;

b) przegląd zarządzania;

c) audyty wewnętrzne;

d) działania naprawcze;

e) działania służące zapobieganiu ryzyku i wykorzystywaniu szans oraz podejmowanie działań zapobiegawczych;

f) kontrolę udokumentowanych informacji.

4. Ponadto weryfikatorzy ustanawiają następujące procedury, procesy i mechanizmy zgodnie z normą zharmonizowaną, o której mowa w ust. 2:

a) proces i politykę komunikacji z przedsiębiorstwem;

b) odpowiednie mechanizmy zabezpieczające poufność uzyskiwanych informacji;

c) proces rozpatrywania odwołań przedsiębiorstw;

d) proces rozpatrywania skarg przedsiębiorstw (w tym orientacyjną skalę czasową);

e) proces sporządzania zrewidowanego sprawozdania z weryfikacji w przypadku stwierdzenia błędu w sprawozdaniu z weryfikacji, raporcie emisji, częściowym raporcie emisji lub raporcie na poziomie przedsiębiorstwa po przekazaniu przedsiębiorstwu przez weryfikatora sprawozdania z weryfikacji;

f) procedurę lub proces zlecania działań weryfikacyjnych innym organizacjom;

g) procedurę lub proces gwarantujący, że weryfikator bierze na siebie pełną odpowiedzialność za działania weryfikacyjne realizowane przez personel kontraktowy;

h) procesy zapewniające właściwe funkcjonowanie systemu zarządzania jakością, o którym mowa w ust. 3, w tym:

(i) procesy służące przeglądowi systemu zarządzania co najmniej raz w roku, przy czym okres między przeglądami nie powinien być dłuższy niż 15 miesięcy;

(ii) procesy służące przeprowadzaniu audytów wewnętrznych co najmniej raz w roku, przy czym okres między audytami wewnętrznymi nie powinien być dłuższy niż 15 miesięcy;

(iii) procesy służące identyfikacji niezgodności w działaniach weryfikatora i zarządzania nimi oraz podejmowania działań naprawczych w celu usunięcia tych niezgodności;

(iv) procesy służące identyfikacji ryzyka i szans w ramach działań weryfikatora oraz podejmowanie działań zapobiegawczych w celu ograniczenia tego ryzyka;

(v) procesy służące kontroli udokumentowanych informacji.