Załącznik II

1. Informacje na temat prowadzenia rejestrów

Dostawcy ratingów ESG prowadzą rejestry obejmujące wszystkie poniższe elementy:

a) w odniesieniu do każdego ratingu ESG, w stosownych przypadkach:

(i) tożsamość analityków ratingowych uczestniczących w tworzeniu ratingu ESG, tożsamość osób, które zatwierdziły rating ESG, informacje o tym, czy rating ESG sporządzono na zamówienie czy nie, a także datę podjęcia czynności związanych ze sporządzeniem ratingu ESG;

(ii) tożsamość osób odpowiedzialnych za opracowanie metodyki opartej na zasadach oraz tożsamość osób, które zatwierdziły metodykę ratingową;

b) dokumenty księgowe dotyczące opłat wniesionych przez dowolną ocenianą pozycję lub emitenta ocenianej pozycji lub powiązaną z nimi stronę trzecią lub dowolnego użytkownika ratingów ESG;

c) dokumenty księgowe dla każdego użytkownika ratingów ESG;

d) rejestry dokumentujące ustalone procedury i metodyki ratingowe stosowane przez dostawcę ratingów ESG w celu sporządzenia ratingów ESG;

e) wewnętrzne rejestry, komunikaty zewnętrzne i dokumenty, łącznie z informacjami niepublicznymi i dokumentami roboczymi stanowiącymi podstawy dla decyzji podejmowanych w sprawie ratingów ESG;

f) rejestry procedur i środków wdrażanych przez dostawców ratingów ESG w celu zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem;

g) metodykę stosowaną do ustalenia ratingu ESG;

h) zmiany w standardowych procedurach i metodykach lub odstępstwa od nich;

i) wszelkie dokumenty dotyczące skarg, w tym dokumenty przedłożone przez skarżącego.

2. Outsourcing

W przypadku gdy dostawcy ratingów ESG zlecają usługodawcy na zasadzie outsourcingu funkcje lub istotne usługi lub czynności związane ze sporządzaniem ratingów ESG, dostawca ratingów ESG zapewnia spełnienie następujących warunków:

a) usługodawca posiada możliwości, zdolności i wszelkie wymagane prawem zezwolenia do wykonania zleconych funkcji, usług lub czynności w sposób niezawodny i profesjonalny;

b) dostawca ratingów ESG podejmuje odpowiednie działania, jeżeli zachodzą wątpliwości co do tego, czy usługodawca wykonuje zadania zlecone na zasadzie outsourcingu w sposób skuteczny i zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami regulacyjnymi;

c) dostawca ratingów ESG posiada niezbędną wiedzę fachową, aby skutecznie nadzorować wykonywanie zadań zleconych na zasadzie outsourcingu oraz zarządzać ryzykiem związanym z outsourcingiem;

d) dostawca ratingów ESG jest informowany przez usługodawcę o wszelkich zmianach, które mogą mieć istotny wpływ na możliwość wykonywania przez usługodawcę zadań zleconych na zasadzie outsourcingu w sposób skuteczny i zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami regulacyjnymi;

e) dostawca ratingów ESG jest w stanie w razie potrzeby wypowiedzieć ustalenia dotyczące outsourcingu;

f) dostawca ratingów ESG podejmuje uzasadnione działania, w tym przyjmuje plany awaryjne, w celu uniknięcia nadmiernego ryzyka operacyjnego związanego z udziałem usługodawcy w procesie ustalania ratingu ESG.