Załącznik I

1. RODZAJE ZGŁOSZEŃ PRZEKAZYWANYCH ZA POŚREDNICTWEM SYSTEMU WCZESNEGO OSTRZEGANIA SAFETY GATE

1.1.

Zgłoszenie dotyczące poważnego ryzyka

W przypadku gdy państwo członkowskie jest zobowiązane zgłosić za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate środek naprawczy podjęty zgodnie z art. 26 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2023/988 lub z art. 20 rozporządzenia (UE) 2019/1020, odpowiedni organ krajowy przygotowuje i przekazuje zgłoszenie. Klasyfikuje się je w systemie wczesnego ostrzegania Safety Gate jako „zgłoszenie dotyczące poważnego ryzyka”.

1.2.

Zgłoszenie dotyczące innych rodzajów ryzyka

Organy krajowe mogą zgłaszać Komisji za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate środki naprawcze, o których mowa w art. 26 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2023/988. Zgłoszenie takie klasyfikuje się w tym systemie jako „zgłoszenie dotyczące innych rodzajów ryzyka”.

1.3.

Zgłoszenie informacyjne

Organy krajowe mogą zgłosić za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate planowany środek naprawczy na podstawie art. 26 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2023/988, jeżeli dany organ krajowy uzna takie zgłoszenie za konieczne ze względu na pilny charakter ryzyka dla zdrowia lub bezpieczeństwa konsumentów lub innych użytkowników końcowych. Zgłoszenie takie klasyfikuje się w systemie jako „zgłoszenie informacyjne”.

1.4.

Zgłoszenia następcze

Zgłoszenia, które inne państwa członkowskie są zobowiązane przekazać za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate zgodnie z art. 26 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2023/988, klasyfikuje się w tym systemie jako „zgłoszenia następcze”.

1.5.

Ostrzeżenia wysyłane przez Komisję

Komisja może za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate informować państwa członkowskie zgodnie z art. 26 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2023/988. Informacje takie klasyfikuje się w tym systemie jako „ostrzeżenia Komisji”.

2. INFORMACJE, KTÓRE NALEŻY ZAWRZEĆ W ZGŁOSZENIACH PRZEKAZYWANYCH PRZEZ ORGANY KRAJOWE ZA POŚREDNICTWEM SYSTEMU WCZESNEGO OSTRZEGANIA SAFETY GATE

2.1. Elementy, które należy zawrzeć w zgłoszeniach, wymieniono w pkt 2.2 i 2.3. Zgłoszenia przekazywane przez organy krajowe za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate muszą być jak najbardziej kompletne. W przypadku gdy zgłaszające państwo członkowskie nie dysponuje wymaganymi informacjami w momencie przekazywania zgłoszenia, wyraźnie zaznacza ten fakt wraz z wyjaśnieniami. Gdy tylko zgłaszające państwo członkowskie uzyska brakujące informacje, aktualizuje swoje zgłoszenie zgodnie z częścią 4 niniejszego załącznika.

2.2. Zgłoszenia, o których mowa w pkt 1.1–1.3, obejmują następujące elementy:

a) informacje dotyczące wymogów bezpieczeństwa mających zastosowanie do zgłaszanego produktu:

(i) odniesienie do mających zastosowanie przepisów unijnych i krajowych oraz, w stosownych przypadkach, norm unijnych i krajowych;

(ii) dowód zgodności, w stosownych przypadkach;

(iii) certyfikaty i świadectwa, w stosownych przypadkach i w miarę dostępności;

b) opis ryzyka związanego ze zgłaszanym produktem, w tym:

(i) opis ryzyka wyjaśniający wady produktu i ryzyko z nich wynikające;

(ii) kategoria ryzyka,

(iii) poziom ryzyka;

(iv) opis wyników badań laboratoryjnych lub organoleptycznych, w stosownych przypadkach;

(v) sprawozdania z badań, w tym data badań, oraz, w stosownych przypadkach, certyfikaty potwierdzające niezgodność zgłaszanego produktu z wymogami bezpieczeństwa;

(vi) ocena ryzyka zgodnie z załącznikiem II;

(vii) informacje na temat stwierdzonych wypadków lub incydentów, w stosownych przypadkach;

c) informacje o podjętych lub planowanych środkach naprawczych, w szczególności:

(i) rodzaj środka (obowiązkowy lub dobrowolny);

(ii) kategoria (np. wycofanie z obrotu, odzyskanie);

(iii) zakres geograficzny;

(iv) data wejścia w życie i okres obowiązywania środka (np. stały, tymczasowy), o ile informacje te są dostępne;

(v) link URL do zawiadomienia o odzyskaniu produktu, o ile jest dostępny;

d) informacja, czy zgłoszenie, jego część lub załączniki do niego są poufne oraz, w stosownych przypadkach, wniosek o zachowanie poufności wraz z uzasadnieniem;

e) informacje identyfikujące dany produkt, w tym następujące informacje, o ile są dostępne:

(i) wskazanie, czy produkt jest produktem konsumenckim czy produktem do zastosowań profesjonalnych;

(ii) kategoria produktu;

(iii) kategoria portalu OECD;

(iv) nazwa produktu;

(v) marka;

(vi) model lub numer typu lub obie te informacje;

(vii) kod kreskowy;

(viii) numer partii lub serii;

(ix) kod celny;

(x) opis produktu i jego opakowania;

(xi) całkowita liczba sztuk produktu objętych zgłoszeniem;

(xii) wszelkie inne informacje umożliwiające organom krajowym identyfikację produktu;

(xiii) wskazanie, czy produkt jest podrobiony;

f) informacje istotne dla identyfikowalności produktu, w tym następujące informacje, o ile są dostępne:

(i) informacje określające pochodzenie produktu (kraj pochodzenia);

(ii) pełne dane kontaktowe producenta, w tym jego nazwa, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny oraz numer telefonu;

(iii) informacja o krajach przeznaczenia, dane kontaktowe importera (importerów);

(iv) informacja na temat dystrybutorów i sprzedawców detalicznych zgłaszanego produktu w Unii;

(v) nazwa, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy oraz dane kontaktowe, w tym adres pocztowy i elektroniczny, osoby odpowiedzialnej w Unii zgodnie z art. 4 rozporządzenia (UE) 2019/1020 i art. 16 rozporządzenia (UE) 2023/988;

(vi) kopie zamówień, umów sprzedaży, faktur, dokumentów przewozowych, zgłoszeń celnych lub wszelkich innych dokumentów zawierających informacje o uczestnikach łańcucha dostaw, w przypadku gdy producenci i eksporterzy zgłaszanego produktu mają siedziby w państwach trzecich;

(vii) dokładne wskazanie, gdzie produkt został udostępniony;

(viii) adres URL oferty i jej niepowtarzalny identyfikator, w przypadku gdy produkt jest sprzedawany lub został sprzedany przez internet, oraz, w stosownych przypadkach, nazwa dostawcy internetowej platformy handlowej;

(ix) informacje o łańcuchach dostaw zgłaszanego produktu, w tym w państwach trzecich;

g) w stosownych przypadkach i w miarę dostępności – odniesienie do informacji przekazanych za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway, w tym:

(i) informacji o zgłoszonych wypadkach związanych ze zgłaszanym produktem;

(ii) informacji o środkach podjętych przez podmiot gospodarczy;

h) w stosownych przypadkach dodatkowe informacje na temat kontekstu zgłoszenia, w tym informacja, czy środek został wprowadzony w kontekście skoordynowanego działania w zakresie egzekwowania prawa na poziomie Unii, czy jest wynikiem skargi konsumenta lub innej zainteresowanej strony zgodnie z art. 33 ust. 4 lub informacji przekazanych zgodnie z art. 34 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2023/988.

W odniesieniu do informacji identyfikujących dany produkt, przedstawionych zgodnie z lit. e), w zgłoszeniu określa się w miarę możliwości, czy dane identyfikacyjne znajdują się bezpośrednio na produkcie lub opakowaniu, gdzie zostały umieszczone przez producenta, czy też znajdują się na etykietach umieszczonych na produkcie lub jego opakowaniu przez importera lub dystrybutora.

Do zgłoszenia dołącza się kolorowe zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, przedstawiające produkt i jego opakowanie, w tym odpowiednie etykiety.

2.3. W zgłoszeniach następczych, o których mowa w pkt 1.4, ujmuje się informacje, których nie uwzględniono w pierwotnym zgłoszeniu, lub informacje wymagające aktualizacji lub uzupełnienia, oraz informacje na temat środka lub działania następczego podjętego przez organ krajowy przekazujący zgłoszenie następcze.

W zgłoszeniach następczych podaje się w szczególności szczegółowe informacje dotyczące oceny ryzyka, jeżeli państwo członkowskie zgłaszające środki następcze sformułowało inne wnioski co do poziomu ryzyka niż państwo członkowskie, które przesłało pierwotne zgłoszenie.

3. SPRAWDZANIE ZGŁOSZEŃ PRZEZ KOMISJĘ I PUBLIKACJA

3.1. Zgodnie z art. 26 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2023/988 Komisja sprawdza, czy zgłoszenia przekazane przez państwa członkowskie są kompletne, biorąc pod uwagę wymogi określone w części 2 niniejszego załącznika.

Jeżeli na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu Komisja uzna, że zgłoszenie jest kompletne, wraz z jego otrzymaniem rozpoczyna się bieg terminu czterech dni roboczych, o którym mowa w art. 26 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2023/988.

3.2. Komisja może zwrócić się do krajowych organów powiadamiających o dostarczenie dodatkowych informacji lub skorygowanie zgłoszeń. W takich przypadkach Komisja wyznacza termin na przeprowadzenie działań zgodnie z takimi wnioskami.

Zgodnie z art. 26 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2023/988 termin czterech dni roboczych określony w tym artykule rozpoczyna bieg dopiero po otrzymaniu wystarczających dodatkowych informacji lub skorygowaniu zgłoszenia zgodnie z wnioskiem.

3.3. Na podstawie dostępnych jej informacji Komisja podejmuje decyzję, czy zatwierdzić zgłoszenie, jeżeli po upływie terminu, o którym mowa w pkt 3.2 ust. 2:

a) nie dostarczono dodatkowych informacji,

b) dostarczone informacje są niewystarczające lub

c) nie zakończono korekty zgłoszenia.

3.4. Komisja może przy zatwierdzaniu danego zgłoszenia zmienić jego rodzaj zgodnie z kategoriami określonymi w pkt 1, informując o tym zgłaszające państwo członkowskie.

3.5. Po zatwierdzeniu zgłoszenia Komisja zapewnia publikację na portalu Safety Gate wybranych informacji zawartych w zgłoszeniu.

3.6. Komisja nie ponosi odpowiedzialności za poprawność i trafność informacji przekazanych przez organy krajowe.

4. AKTUALIZACJA ZGŁOSZEŃ

4.1. Państwa członkowskie bez zbędnej zwłoki powiadamiają Komisję za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate o wszelkich aktualizacjach, zmianach lub wycofaniu środków naprawczych zgłoszonych za pośrednictwem tego systemu.

4.2. Na podstawie informacji otrzymanych zgodnie z pkt 4.1 Komisja wprowadza zgłoszone zmiany do systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate oraz w stosownych przypadkach publikuje te zmiany na portalu Safety Gate.

5. SZCZEGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ NASTĘPCZYCH

5.1. Zgodnie z art. 26 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2023/988 państwa członkowskie inne niż państwo członkowskie, które zgłosiło pierwotny środek naprawczy wprowadzony w odniesieniu do produktów stwarzających poważne ryzyko, przekazują za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate zgłoszenia następcze, w szczególności w następujących przypadkach:

a) dane państwo członkowskie przeprowadziło szczególne działanie w zakresie nadzoru rynku w odniesieniu do zgłoszenia dokonanego w systemie wczesnego ostrzegania Safety Gate, ale nie znalazło zgłoszonego produktu na swoim rynku;

b) dane państwo członkowskie znalazło zgłoszony produkt na swoim rynku i podjęło środek naprawczy;

c) dane państwo członkowskie znalazło zgłoszony produkt na swoim rynku, ale nie podjęło żadnych środków naprawczych;

d) dane państwo członkowskie podjęło inne działania lub uzyskało dodatkowe informacje na temat zgłoszenia.

Zgłoszenia następcze przesłane w przypadkach, o których mowa w lit. c), powinny zawierać wyjaśnienie powodów, dla których uznano, że środki naprawcze nie są konieczne.

6. USUNIĘCIE ZGŁOSZEŃ Z SYSTEMU WCZESNEGO OSTRZEGANIA SAFETY GATE I PORTALU SAFETY GATE

6.1. W należycie uzasadnionych przypadkach państwa członkowskie mogą zwrócić się do Komisji o usunięcie zgłoszeń, które przekazały za pośrednictwem systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate.

6.2. Jeżeli na podstawie uzasadnienia przedstawionego przez państwo członkowskie Komisja usuwa zgłoszenie z systemu wczesnego ostrzegania Safety Gate, to usuwa je również z portalu Safety Gate.

6.3. Komisja zapewnia, aby po upływie 10 lat od zatwierdzenia zgłoszenia wybrane informacje pochodzące z takiego zgłoszenia były publicznie dostępne w oddzielnej sekcji archiwalnej portalu Safety Gate.