Artykuł 4

1. Politykę i procedury w zakresie konfliktów interesów sporządza się na piśmie i uwzględnia się w nich:

a) skalę, charakter i zakres usług w zakresie kryptoaktywów oraz innej działalności oferowanej lub prowadzonej przez dostawcę usług w zakresie kryptoaktywów;

b) w przypadku gdy dostawca usług w zakresie kryptoaktywów jest członkiem grupy – wszelkie okoliczności, które mogą prowadzić do konfliktu interesów ze względu na strukturę i działalność gospodarczą innych podmiotów w ramach grupy.

2. Za opracowanie, przyjęcie, wdrożenie tej polityki i procedur odpowiedzialny jest organ zarządzający dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów. Dokonuje on okresowej oceny i przeglądu ich skuteczności oraz eliminuje wszelkie niedociągnięcia w tym zakresie.

3. Dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów ustanawiają skuteczne wewnętrzne kanały informowania i zapewniania pracownikom i członkom organu zarządzającego stałego dostępu do swojej polityki i procedur w zakresie konfliktów interesów oraz zapewniają odpowiednie uaktualniane szkolenia na temat tej polityki i procedur w zakresie konfliktów interesów.

4. Polityka i procedury w zakresie konfliktów interesów obejmują:

a) w odniesieniu do jakiejkolwiek usługi w zakresie kryptoaktywów lub działalności w zakresie kryptoaktywów świadczonej przez dostawcę usług w zakresie kryptoaktywów lub prowadzonej w jego imieniu przez konsultanta, doradcę, osobę upoważnioną lub dostawcę usług outsourcingowych – opis okoliczności, które mogą prowadzić do konfliktu interesów, o którym mowa w art. 2 lub 3;

b) procesy, które mają być stosowane w celu identyfikowania konfliktów interesów, o których mowa w art. 2 i 3, zapobiegania im, zarządzania nimi i ich ujawniania;

c) wyraźne odniesienie do struktury organizacyjnej i zarządczej dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów.

5. W polityce i procedurach w zakresie konfliktów interesów uwzględnia się ryzyko naruszenia interesów co najmniej jednego klienta lub interesów dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów.

6. Procesy, o których mowa w art. 4 ust. 4 lit. b), obejmują co najmniej następujące elementy:

a) środki pozwalające niezwłocznie dokonywać zgłoszeń i informować za pośrednictwem wyznaczonego wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń o wszelkich kwestiach, które mogą prowadzić lub doprowadziły do konfliktu interesów;

b) środki zapobiegania wymianie informacji lub kontrolowania takiej wymiany między osobami powiązanymi, które uczestniczą w działalności związanej z ryzykiem wystąpienia konfliktu interesów, w przypadku gdy taka wymiana informacji może zaszkodzić interesom jednego klienta lub większej ich liczby;

c) oddzielny wewnętrzny nadzór nad osobami powiązanymi, które w ramach swoich podstawowych zadań prowadzą działalność w imieniu klientów lub świadczą usługi na rzecz klientów, których interesy mogą kolidować ze sobą lub z interesami dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów;

d) usunięcie wszelkich bezpośrednich powiązań między wynagrodzeniem wypłacanym pracownikom dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów, osobom upoważnionym, dostawcom usług outsourcingowych, podwykonawcom lub członkom organu zarządzającego, które to osoby wykonują głównie jeden typ działalności, a wynagrodzeniem innych zaangażowanych pracowników, osób upoważnionych, dostawców usług outsourcingowych, podwykonawców lub członków organu zarządzającego dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów, które to osoby wykonują głównie inny typ działalności, lub dochodami generowanymi przez takie inne osoby, w przypadku gdy istnieją możliwe do wykazania powody, by sądzić, że w związku z tymi dwoma rodzajami działalności może powstać konflikt interesów;

e) środki mające na celu zapewnienie, aby osoby powiązane, które prowadzą inną działalność gospodarczą związaną z dostawcą usług w zakresie kryptoaktywów, nie miały niewłaściwego wpływu u dostawcę usług w zakresie kryptoaktywów w odniesieniu do tej działalności;

f) środki pozwalające wyeliminować lub ograniczyć równoczesne bądź następujące po sobie przypadki uczestniczenia osoby powiązanej w osobnych usługach w zakresie kryptoaktywów lub osobnej działalności w zakresie kryptoaktywów, gdy uczestnictwo takie może negatywnie wpłynąć na właściwe zarządzanie konfliktami interesów;

g) środki zapewniające powierzenie sprzecznych działań lub transakcji różnym osobom;

h) środki mające na celu ustalenie odpowiedzialności członków organu zarządzającego za informowanie innych członków o wszelkich kwestiach, w przypadku których członek organu zarządzającego znajduje się lub może znaleźć się w sytuacji konfliktu interesów, oraz umożliwienie wstrzymania się od głosu w każdej takiej kwestii;

i) środki zapobiegające zajmowaniu przez członków organu zarządzającego stanowisk kierowniczych u konkurujących dostawców usług w zakresie kryptoaktywów spoza tej samej grupy;

j) środki zapobiegania wymianie informacji lub kontrolowania takiej wymiany między osobami powiązanymi, które uczestniczą w działalności związanej z ryzykiem wystąpienia konfliktu interesów, w przypadku gdy taka wymiana informacji może mieć wpływ na wykonywanie obowiązków takiej osoby powiązanej wobec dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów.

7. Dostawca usług w zakresie kryptoaktywów zapewnia, aby polityka i procedury, o których mowa w ust. 3 lit. b), dawały wystarczającą pewność, że ryzyko naruszenia interesów dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów lub jego klientów zostanie wyeliminowane lub że jego wpływ zostanie odpowiednio ograniczony.

8. Polityka i procedury w zakresie konfliktów interesów zapewniają, aby dostawca usług w zakresie kryptoaktywów przeznaczył odpowiednie zasoby, w tym odpowiednie i niezależne zasoby ludzkie, na ich wdrożenie, utrzymanie i przegląd, w tym na wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za identyfikowanie konfliktów interesów, zapobieganie im, zarządzanie nimi i ich ujawnianie.

Osoba ta musi posiadać uprawnienia niezbędne do należytego i niezależnego wykonywania swoich obowiązków oraz podlega bezpośrednio organowi zarządzającemu.

W przypadku powierzenia tej osobie innych ról lub funkcji muszą one być odpowiednie, biorąc pod uwagę skalę, charakter i zakres usług w zakresie kryptoaktywów oraz innej działalności dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów, oraz nie mogą zagrażać niezależności i obiektywizmowi tej osoby.

W polityce i procedurach w zakresie konfliktów interesów określa się umiejętności, wiedzę i doświadczenie niezbędne pracownikom odpowiedzialnym za pełnienie obowiązków, o których mowa w akapicie pierwszym, oraz zapewnia takim pracownikom dostęp do wszystkich informacji istotnych dla wykonywania ich obowiązków.