Artykuł 5

1. Organizacje ds. certyfikacji ustanawiają system wewnętrznego monitoringu służący weryfikacji zgodności podmiotów z zasadami i procedurami stosowanymi w danej organizacji oraz zapewnieniu wysokiej jakości pracy wykonywanej przez audytorów jednostek certyfikujących. Monitoring wewnętrzny przeprowadza się co najmniej raz w roku lub z częstotliwością nie mniejszą niż częstotliwość audytów, tak aby odzwierciedlał zakres certyfikacji danej organizacji oraz poziom ryzyka związanego z działaniami prowadzonymi przez podmioty. W ramach monitoringu wewnętrznego organizacje ds. certyfikacji zobowiązują jednostki certyfikujące do przekazywania im wszystkich sprawozdań z audytu certyfikacyjnego, audytu recertyfikacyjnego lub audytu monitorowania („audyt”). Monitoring wewnętrzny obejmuje losową i dobraną na podstawie analizy ryzyka próbę sprawozdań z audytu przedłożonych przez każdą jednostkę certyfikującą.

2. Organizacje ds. certyfikacji ustanawiają procedury składania i rozpatrywania skarg na podmioty lub jednostki certyfikujące. Procedury te umożliwiają wnoszenie skarg drogą elektroniczną oraz zapewniają ochronę osób fizycznych i prawnych, które zgłaszają naruszenia lub składają skargi w dobrej wierze, zgodnie z przepisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 (2).

3. Organizacje ds. certyfikacji prowadzą rejestr wszystkich skarg. Na wniosek Komisji lub państwa członkowskiego, w którym złożono skargę, organizacje ds. certyfikacji przekazują wnioskodawcy całą dokumentację związaną ze skargą i sposobem jej rozpatrzenia.

4. Organizacje ds. certyfikacji zapewniają skuteczne działania następcze w odniesieniu do wyników monitoringu wewnętrznego i rozpatrywania skarg i, w razie potrzeby, stosują odpowiednie środki naprawcze oraz sankcje w przypadku niezgodności podmiotów, zgodnie z zasadami i procedurami ustanowionymi zgodnie z art. 6 ust. 1. W razie potrzeby organizacje ds. certyfikacji podejmują działania naprawcze dotyczące ich struktury zarządzania lub procesu monitoringu wewnętrznego.

5. Organizacje ds. certyfikacji ustanawiają system zarządzania dokumentacją, który obejmuje każdy z poniższych elementów:

a) ogólną dokumentację organizacji, np. podręczniki, strategie, zdefiniowany zakres obowiązków;

b) system kontroli wewnętrznej dokumentów i rejestrów certyfikacyjnych;

c) przegląd systemu zarządzania dokumentacją;

d) audyty wewnętrzne i monitoring wewnętrzny;

e) procedury dotyczące zapobiegania niezgodnościom, identyfikacji niezgodności i zarządzania niezgodnościami.

6. Dokumentację wymienioną w ust. 5 przechowuje się przez co najmniej 5 lat po zakończeniu okresu monitorowania.