Artykuł 4

1. Wniosek zawiera dokumenty potwierdzające opisujące zgodność z ogólnymi wymogami organizacyjnymi dotyczącymi platform informacji wewnętrznych i zarejestrowanych mechanizmów sprawozdawczych określonymi w art. 11–18 oraz z politykami i procedurami stosowanymi przez wnioskodawcę w celu zapewnienia uporządkowanego zastąpienia zgodnie z art. 38.

Oprócz dokumentów, o których mowa w akapicie pierwszym, wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze platformy informacji wewnętrznych dołączają dokumenty potwierdzające opisujące zgodność z wymogami dotyczącymi platformy informacji wewnętrznych określonymi w art. 19–25, a wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego dołączają dokumenty uzupełniające opisujące zgodność z wymogami dotyczącymi zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego określonymi w art. 26–29.

2. Wniosek zawiera:

a) informacje na temat polityk, planów awaryjnych i rozwiązań platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego, mających na celu zapewnienie zgodności z harmonogramem ujawniania informacji oraz składania sprawozdań dotyczących informacji wewnętrznych i przekazywania rekordów danych Agencji zgodnie z art. 11, w tym powiązane dokumenty potwierdzające;

b) informacje na temat systemu walidacji danych platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego w celu sprawdzenia dokładności i kompletności sprawozdań dotyczących informacji wewnętrznych lub rekordów danych, w tym zgodności z zasadami i procesami walidacji danych, zgodnie z art. 12, w tym powiązane dokumenty potwierdzające;

c) informacje na temat rozwiązań w ramach platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego mających na celu zagwarantowanie zgodności z wymogami w zakresie bezpieczeństwa zgodnie z art. 13, w tym powiązane dokumenty potwierdzające;

d) schemat organizacyjny platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego dotyczący funkcji i struktur istotnych dla działalności prowadzonej na podstawie rozporządzenia (UE) nr 1227/2011;

e) program działalności platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego dotyczący działalności prowadzonej na podstawie rozporządzenia (UE) nr 1227/2011;

f) informacje na temat rozwiązań administracyjnych platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego mających celu zapobieganie konfliktom interesów i dyskryminacji, o których mowa w art. 16, w tym powiązane dokumenty potwierdzające;

g) informacje na temat zasobów platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego oraz wdrożonych systemów zapasowych służących utrzymaniu ich odpowiednich usług zgodnie z art. 17, w tym powiązane dokumenty potwierdzające;

h) informacje na temat wdrażania standardów technicznych, w tym wszelkich ich aktualizacji, w celu zapewnienia bezpiecznego i skutecznego funkcjonowania procesu gromadzenia danych, a następnie składania Agencji sprawozdań, w tym powiązane dokumenty potwierdzające.

3. Schemat organizacyjny platformy informacji wewnętrznych lub zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego, o którym mowa w ust. 2 lit. d):

a) przedstawia strukturę grupy i powiązania własnościowe między jednostką dominującą a jej jednostkami zależnymi lub wszelkimi innymi powiązanymi podmiotami lub oddziałami oraz określa ich odpowiednią działalność;

b) wskazuje nazwę prawną i adres przedsiębiorstw wskazanych w schemacie organizacyjnym;

c) wskazuje osoby odpowiedzialne za przekazywanie rekordów danych lub prowadzenie platformy do celów ujawniania informacji i przekazywania Agencji sprawozdań dotyczących informacji wewnętrznych oraz przedstawia opisy ich zadań i służbowe dane kontaktowe.

4. W programie działalności, o którym mowa w ust. 2 lit. e), szczegółowo opisuje się ramy operacyjne i mechanizmy kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem i rozporządzeniem (UE) nr 1227/2011.

Opis ram operacyjnych przedstawia model biznesowy wnioskodawcy, w tym oferowane usługi i produkty związane z niniejszym rozporządzeniem i rozporządzeniem (UE) nr 1227/2011, oraz wskazuje wszelkie stosowne rozwiązania dotyczące outsourcingu, w którym to przypadku określa, w jaki sposób takie rozwiązania dotyczące outsourcingu zapewniają zgodność z wymogami określonymi w niniejszym rozporządzeniu i rozporządzeniu (UE) nr 1227/2011.

Opis mechanizmów kontroli wewnętrznej przedstawia mechanizmy zapewniające skuteczne zarządzanie i zarządzanie ryzykiem, procedury i systemy monitorowania ryzyka i zarządzania nim związane z niniejszym rozporządzeniem i rozporządzeniem (UE) nr 1227/2011, w tym identyfikację potencjalnego ryzyka i odpowiednie strategie ograniczania ryzyka.

5. Wnioskodawcy mogą wykazać spełnienie któregokolwiek z wymogów, o których mowa w ust. 2, 3 i 4, przedkładając Agencji ważny certyfikat serii ISO/IEC 27000 dotyczący systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji lub równoważne certyfikaty. Agencja może zwrócić się do wnioskodawców o dalsze wyjaśnienia dotyczące dostarczonych certyfikatów, o uzupełnienie wszelkich brakujących informacji w celu wykazania zgodności z wymogami, o których mowa w ust. 2, 3 i 4, oraz o aktualizację takich certyfikatów po ich wygaśnięciu.

6. Wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze platformy informacji wewnętrznych przekazują Agencji informacje na temat czasu potrzebnego im do ujawnienia na swojej platformie informacji otrzymanych od ich klientów IIP i z powodzeniem zatwierdzonych przez ich systemy walidacji danych. Wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze platformy informacji wewnętrznych przekazują Agencji informacje na temat sposobu, w jaki ustalają opłaty uiszczane przez ich klientów IIP zgodnie z art. 25.

7. Wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego przedstawiają dokumenty potwierdzające dotyczące systemów informatycznych, które posiadają w celu zapewnienia przekazywania danych z innych systemów lub platform zgodnie z art. 15. Wnioskodawcy ubiegający się o zezwolenie na działalność w charakterze zarejestrowanego mechanizmu sprawozdawczego podają nazwy takich systemów lub platform oraz wszelkich urządzeń użytkownika generujących dane podlegające zgłoszeniu do rozwiązania technicznego wdrożonego przez wnioskodawcę, wraz z informacjami na temat wszelkich przekształceń danych, jakie nastąpiły w trakcie tego procesu.