§ 18

1. Przygotowanie materia∏ów archiwalnych do przekazania do archiwum paƒstwowego polega

3. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa na: si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.

1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporzàdkowany, w strukturze okreÊlonej

4. Dyrektor archiwum paƒstwowego wskazanego w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych ustawy, na noÊniku przeznaczonym do przekaza- ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmionia danych do archiwum paƒstwowego w forma- tem, termin i sposób przekazania materia∏ów archicie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na walnych. podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;

2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego mate- 5. Koszty zwiàzane z przygotowaniem materia∏ów ria∏ów archiwalnych w postaci dokumentu elektro- archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot nicznego zapisanego w jednym z formatów okreÊ- przekazujàcy materia∏y. lonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o in- § 20. Materia∏y archiwalne zgrupowane inaczej ni˝ formatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych w akta spraw przekazuje si´ w sposób uzgodniony zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych. spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum § 21. 1. Archiwum paƒstwowe potwierdza w forpaƒstwowego w porozumieniu z podmiotem prze- mie pisemnej przej´cie prawid∏owo uporzàdkowakazujàcym. nych materia∏ów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie d∏u˝szym ni˝ 12 miesi´cy od daty 2. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych po- przekazania materia∏ów. lega na przypisaniu do ka˝dego dokumentu ewiden- cjonowanego metadanych, których podanie jest obo- 2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym wiàzkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podsta- mowa w ust. 1, podmioty obowiàzane sà przechowywie art. 5 ust. 2a ustawy. waç przekazane materia∏y archiwalne wraz z ich metadanymi.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów ar- chiwalnych przeznaczonych do przekazania do archi- § 22. Podmioty zapewniajà nadzór nad prawid∏owum paƒstwowego do∏àcza si´ w postaci dokumentu woÊcià: elektronicznego informacj´ zawierajàcà podstawowe dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi- 1) funkcjonowania systemu teleinformatycznego, ∏y w okresie, z którego pochodzà przekazywane mate- o którym mowa w § 6; ria∏y archiwalne. Format tego dokumentu i sposób je-

2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wygo przekazania wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archi- kazem akt; wum paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem przekazujàcym.

3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materia∏ów archiwalnych do 4. W przypadku przekazywania materia∏ów archi- archiwów paƒstwowych; walnych podmiotu, którego dzia∏alnoÊç usta∏a, do spi- su zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç, w postaci 4) dzia∏aƒ, o których mowa w § 4 ust. 2. dokumentu elektronicznego, podstawowe dane doty- czàce organizacji i zakresu dzia∏ania tego podmiotu § 23. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie w uj´ciu chronologicznym. 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.