§ 13

1. W przypadku uzasadnionej konieczności wyłączenia z akt osobowych dokumentu:

1) na stałe – w miejsce tego dokumentu włącza się notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe określającą nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu; przepisy § 14 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio;

2) czasowo – w miejsce tego dokumentu włącza się kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z odręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe określającą przyczyny wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu.

2. W razie konieczności przesłania akt osobowych funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który prowadził akta osobowe funkcjonariusza, odwzorowuje cyfrowo wszystkie dokumenty znajdujące się w częściach A, B, C i D akt osobowych funkcjonariusza, w szczególności w formie skanów. W celu przechowywania dokumentów wytworzonych po przesłaniu akt osobowych prowadzi się akta zastępcze w formie papierowej do momentu zwrotu akt osobowych. W okresie prowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1–3, § 6–12 i § 14 ust. 1–5 stosuje się odpowiednio.

3. Odwzorowane cyfrowo akta osobowe są przechowywane w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1) zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian;

3) stały dostęp do dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym;

4) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

4. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone do akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2, wpina się odpowiednio do części A, B, C i D akt osobowych.