Załącznik II

WSTĘP

Niniejsze specyfikacje techniczne mają zastosowanie w odniesieniu do roku budżetowego 2017, który rozpoczął się dnia 16 października 2016 r.

1. Środki przekazu

Organ koordynujący państwa członkowskiego jest zobowiązany dokonać transferu plików komputerowych oraz odpowiedniej dokumentacji do Komisji za pośrednictwem STATEL/eDAMIS lub dowolnego systemu informacji umożliwiającego elektroniczną wymianę informacji w odniesieniu do deklaracji wydatków finansowych z funduszy EFRG/EFRROW. Komisja udziela wsparcia finansowego tylko jednej instalacji STATEL/eDAMIS w państwie członkowskim. Najnowszą wersję programu eDAMIS client oraz dodatkowe informacje na temat korzystania ze STATEL/eDAMIS można pobrać ze strony internetowej funduszy rolniczych CIRCABC.

2. Struktura plików komputerowych

2.1. Państwa członkowskie mają obowiązek utworzyć zapis komputerowy dla poszczególnych części płatności i wpływów EFRG/EFRROW. Części te są pojedynczymi pozycjami, z których składa się płatność dla (wpływ od) beneficjenta.

2.2. Zapisy muszą posiadać płaską strukturę pliku. Jeżeli pola posiadają więcej niż jedną wartość, wymaga się oddzielnego zapisu zawierającego wszystkie pola danych. Należy upewnić się, że nie występują podwójne obliczenia (

1

).

2.3. Wszystkie informacje dotyczące tej samej kategorii płatności lub wpływów muszą być zawarte w tym samym pliku komputerowym. Nie zezwala się na tworzenie oddzielnych plików dotyczących tych samych płatności (na przykład dla podmiotów gospodarczych, do celów kontroli lub dla danych podstawowych i danych dotyczących pomiarów).

2.4. Pliki komputerowe muszą posiadać następujące cechy:

Pierwszy zapis w pliku (wiersz nagłówka) zawiera opis pliku. Nazwy pól zawierają literę „F”, po której znajduje się numer pola identycznego z polem zastosowanym w załączniku I („Tabela X”). Dozwolone są tylko nazwy pól istniejące w tym załączniku.

Następnymi zapisami w pliku są dane (wiersze danych) w porządku wskazanym przez pierwszy zapis opisujący strukturę pliku.

Pola oddzielone są średnikiem („;”). Zarówno wiersz nagłówka, jak i wszystkie wiersze danych zawierają taką samą liczbę średników. W wierszach danych puste pola występują jako podwójny średnik („;;”) w obrębie zapisu lub jako pojedynczy średnik („;”) na końcu zapisu.

Zapisy różnią się długością. Każdy zapis zakończony jest sekwencją „CR LF” albo „Carriage Return – Line Feed” (w systemie szesnastkowym: „0D 0A”). Wiersz nagłówka nigdy nie kończy się znakiem „;”. Rzędy danych kończą się znakiem „;” tylko wtedy, gdy ostatnie pole jest puste.

Plik zapisany jest w kodzie ASCII zgodnie z poniższą tabelą. Inne kody (takie jak EBCDIC, TAR, ZIP itp.) nie są akceptowane:

Kod

Państwo członkowskie

ISO 8859-1

BE, DK, DE, ES, FR, IE, IT, LU, NL, AT, PT, FI, SE oraz GB

ISO 8859-2

CZ, HR, HU, PL, RO, SI oraz SK

ISO 8859-3

MT

ISO 8859-5

BG

ISO 8859-7

GR oraz CY

ISO 8859-13

EE, LV oraz LT

Pola numeryczne:

Separator miejsc dziesiętnych: „.”

Symbol („+” lub „–”) zapisuje się po lewej stronie, a zaraz po nim liczby. W przypadku liczb dodatnich znak „+” jest nieobowiązkowy.

Stała liczba miejsc dziesiętnych (szczegóły znajdują się w załączniku III).

Brak spacji między cyframi. Brak spacji lub innych znaków pomiędzy tysiącami w kwotach.

Pole daty: „RRRRMMDD” (czterocyfrowy rok, dwucyfrowy miesiąc, dwucyfrowy dzień).

Format wymagany dla kodu budżetowego (pole F109) bez spacji: „999999999999999” (gdzie „9” oznacza każdą cyfrę od 0 do 9).

Cudzysłów („”) jest niedopuszczalny na początku lub na końcu zapisów. Średnika jako separatora pola „;” nie wolno używać przy zapisie danych w formacie tekstowym.

Dotyczy wszystkich pól: nie wolno używać spacji na początku lub końcu pola.

Pliki spełniające te zasady mają następującą strukturę (przykład dotyczy roku budżetowego 2017):

F100;F101;F106;F107;F108;F109

BE02;154678;+152.50;EUR;20170715;050201011000016

BE02;024578;-1000.00;EUR;20170905;050208031502013

BE02;154985;9999.20;EUR;20170101;050205011100012

BE02;100078;+152.75;EUR;20170331;050208110000031

BE02;215452;+0.50;EUR;20170615;050201011000016 (należy zapisywać +0.50, a nie +.50)

itd.

(inne rzędy danych z polami w tym samym układzie).

2.5. Pliki danych o cechach opisanych w pkt 2.4 przesyłane są przesyłką typu „DANE Z TABELI X” (ang. „X-TABLE-DATA”) (zob. program „eDAMIS client”) przy pomocy programu do przesyłania danych.

2.6. Program komputerowy do sprawdzania formatu plików komputerowych przed wysłaniem ich do Komisji („WinCheckCsv”) jest włączony do programu do przesyłania danych. Zachęca się agencje płatnicze do zainstalowania programu sprawdzającego z CIRCABC oddzielnie do celów zatwierdzania bez połączenia sieciowego.

3. Deklaracja roczna

3.1. Organ koordynujący państwa członkowskiego musi przesłać albo jeden plik deklaracji rocznej dla wszystkich agencji płatniczych, albo odrębne pliki deklaracji rocznej dla każdej agencji płatniczej. Plik deklaracji rocznej zawiera sumy ogółem w podziale na agencje płatnicze wraz z kodami budżetu i waluty w odniesieniu do środków EFRG i EFRROW (art. 29 lit. b) i c) rozporządzenia wykonawczego (UE) nr 908/2014).

3.2. Pliki powinny posiadać cechy opisane w pkt 2.4. Każdy wiersz powinien zawierać następujące pola (w przedstawionym porządku):

a) F100 : kod agencji płatniczej;

b) F109 : kod budżetu;

c) F106 : kwota wyrażona kodem waluty F107;

d) F107 : kod waluty.

3.3. Pliki spełniające zasady mają następującą strukturę (przykład dotyczy roku budżetowego 2017):

F100;F109;F106;F107

BE02;050201021011004;483644.90;EUR

BE02;050208110000031;29721588.82;EUR

BE02;050208120000043;299931.75;EUR

BE02;050212083120065;2778423.44;EUR

BE02;050301100010009;16403776.45;EUR

BE02;050301100010010;8123456.45;EUR

itd. (

2

)

3.4. Pliki deklaracji rocznych należy wysyłać za pośrednictwem programu do przesyłania danych przesyłką typu „DEKLARACJA-ROCZNA” (ang. „ANNUAL-DECLARATION”).

4. Wyjaśnienie różnic

4.1. W przypadku różnic między deklaracją roczną a deklaracją miesięczną lub kwartalną lub tabelą X organ koordynujący państwa członkowskiego przesyła albo jeden plik „wyjaśnienie różnic” dla wszystkich agencji płatniczych, albo odrębne pliki „wyjaśnienie różnic” dla poszczególnych agencji płatniczych. Taki(-e) plik(-i) powinien (powinny) wyjaśniać, przy pomocy standardowych kodów, różnice według kodów budżetu między deklaracją roczną a deklaracjami miesięcznymi (T104); różnicę według kodów budżetu lub celu szczegółowego między deklaracją roczną a deklaracjami kwartalnymi (SFC2014 – EFRROW okres programowania 2014–2020) lub między deklaracją roczną a sumą zapisów (Σ F106) w tabeli X.

4.2. Pliki powinny posiadać cechy opisane w pkt 2.4. Każdy wiersz zawiera następujące pola (w przedstawionym porządku):

a) F100 : kod agencji płatniczej;

b) F109 : kod budżetu;

c) Exco : kod wyjaśnienia-uzgodnienia;

d) F106 : kwota wyjaśnionej różnicy w euro.

4.3. Kod wyjaśnienia-uzgodnienia należy określić przez kod odpowiadający wykazowi poniżej. W odniesieniu do różnic dotyczących EFRG kod wyjaśnienia należy określić tylko raz dla każdego kodu budżetu (F109). W odniesieniu do różnic dotyczących EFRROW ta jedna deklaracja powinna być interpretowana w świetle pełnego kodu wyjaśnienia zawierającego dwa dodatkowe znaki dla celów szczegółowych (zdefiniowanych poniżej).

W odniesieniu do różnic dotyczących EFRROW kod wyjaśnienia (jak opisano w wykazie poniżej – kody B01–B99) rozszerza się za pomocą dwóch dodatkowych znaków zawierających odpowiedni priorytet unijny i cel szczegółowy, jak opisano w art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 (

3

) (np. 5a w odniesieniu do różnic dotyczących celu szczegółowego „zwiększenie efektywności korzystania z zasobów wodnych w rolnictwie”) (

4

). W odniesieniu do celów szczegółowych nieujętych wyraźnie w art. 5 wspomnianego rozporządzenia: dwa dodatkowe znaki, których należy użyć, to „yy”. Różnice w wydatkach niezwiązanych z celami szczegółowymi należy zaznaczać poprzez dodanie „zz”.

Kod EFRG

A) Rodzaj różnicy [deklaracja roczna w stosunku do (=MINUS) deklaracji miesięcznej (T104)]

A01

Błąd administracyjny (pozostałe kwoty do odzyskania na koniec roku budżetowego i przekazane do EFRG za pośrednictwem deklaracji rocznej)

A02

Błąd wynikający z zaokrąglenia

A03

Błąd zapisu (dane wpisane do nieodpowiedniego kodu budżetu)

A04

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w deklaracji rocznej, ale niezamieszczona w T104)

A05

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w T104, ale niezamieszczona w deklaracji rocznej)

A06

Błąd dotyczący płatności (płatność zawieszona w banku)

A07

Korekta opóźnionej płatności

A08

Błąd związany z przekroczeniem pułapu (korekta ze względu na przekroczenie pułapu wydatków)

A09

Odliczenie kwoty niemożliwej do odzyskania

A10

Odliczenie kwoty niemożliwej do odzyskania (zasada 50/50)

A11

Korekta ze względu na odzyskiwanie zaległych należności

A12

Korekta z powodu podwójnego księgowania wydatków

A13

Realokacja wydatków poszczególnych funduszy (krajowych lub unijnych)

A20

Korekty zgodności

A21

Korekty dotyczące uprawnień

A22

Niezadeklarowana modulacja

A23

Korekty kursu wymiany

A90

Przechowywanie publiczne (tabele P-STO 13. okres)

A99

Inny błąd

Kod EFRROW

B) Rodzaj różnicy [deklaracja roczna w stosunku do (=MINUS) deklaracji kwartalnych (SFC2014)]

B01

Błąd administracyjny (zaległe kwoty już odzyskane, ale jeszcze nieodliczone w deklaracjach kwartalnych w okresie referencyjnym i zapisane na konto EFRROW w ramach deklaracji rocznej)

B02

Błąd wynikający z zaokrąglenia

B03

Błąd zapisu (dane wpisane do nieodpowiedniego kodu budżetu lub celu szczegółowego)

B04

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w deklaracji rocznej, ale niezamieszczona w deklaracji kwartalnej)

B05

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w deklaracji kwartalnej, ale niezamieszczona w deklaracji rocznej)

B06

Błąd dotyczący płatności (płatność zawieszona w banku)

B11

Korekta ze względu na odzyskiwanie zaległych należności

B12

Korekta z powodu podwójnego księgowania wydatków

B13

Realokacja wydatków poszczególnych funduszy (krajowych lub unijnych)

B14

Błąd dotyczący stopy współfinansowania (kwota z błędną stopą współfinansowania w deklaracji rocznej)

B15

Błąd dotyczący stopy współfinansowania (kwota z błędną stopą współfinansowania w deklaracji kwartalnej)

B16

Różnica ze względu na stopę współfinansowania w deklaracji kwartalnej

B23

Korekty kursu wymiany

B30

Realokacja celu szczegółowego (1)

B99

Inny błąd

Kod tabeli X

C) Rodzaj różnicy [deklaracja roczna w stosunku do (=MINUS) tabeli X (EFRG i EFRROW)]

C01

Błąd administracyjny (pozostałe kwoty do odzyskania na koniec roku budżetowego i przekazane do EFRG/EFRROW za pośrednictwem deklaracji rocznej)

C02

Błąd wynikający z zaokrąglenia

C03

Błąd zapisu (dane wpisane do nieodpowiedniego kodu budżetu)

C04

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w deklaracji rocznej, ale niezamieszczona w tabeli X)

C05

Błąd polegający na braku danych (kwota uwzględniona w tabeli X, ale niezamieszczona w deklaracji rocznej)

C06

Błąd dotyczący płatności (płatność zawieszona w banku)

C07

Korekta opóźnionej płatności w deklaracji rocznej

C08

Błąd związany z przekroczeniem pułapu (korekta w deklaracji rocznej ze względu na przekroczenie pułapu wydatków)

C09

Odliczenie kwoty niemożliwej do odzyskania

C10

Odliczenie kwoty niemożliwej do odzyskania (zasada 50/50)

C11

Korekta ze względu na odzyskiwanie zaległych należności

C12

Korekta z powodu podwójnego księgowania wydatków

C13

Realokacja wydatków poszczególnych funduszy (krajowych lub unijnych)

C14

EFRROW: Błąd dotyczący stopy współfinansowania (kwota z błędną stopą współfinansowania w deklaracji rocznej)

C15

EFRROW: Błąd dotyczący stopy współfinansowania (kwota z błędną stopą współfinansowania w tabeli X)

C20

Korekty zgodności

C21

Korekty dotyczące uprawnień

C22

Niezadeklarowana modulacja

C23

Korekty kursu wymiany

C24

EFRG – zatrzymywanie 25 % kwot wynikających z przestrzegania zasady wzajemnej zgodności (2)

C25

EFRG – zatrzymywanie 20 % kwot odzyskanych w związku z nieprawidłowościami (3)

C98

Tabela X nie jest wymagana

C99

Inny błąd

(1) Kod B30 należy wykorzystywać wyłącznie do identyfikacji różnic w celach szczegółowych, które nie mają wpływu na całość wydatków zgłoszonych dla danego kodu budżetu. Jeżeli istnieje wpływ na całkowitą kwotę zadeklarowanych wydatków, stosuje się kod B03.

(2) Art. 100 rozporządzenia (UE) nr 1306/2013.

(3) Art. 55 rozporządzenia (UE) nr 1306/2013.

4.4. Pliki spełniające te zasady mają następującą strukturę (przykład dotyczy roku budżetowego 2016):

F100;F109;Exco;F106

AT01;050207991409001;A03;+505.90

Kwota zgłoszona w deklaracji rocznej jest o 505,90 EUR wyższa od kwoty (błędnie) zgłoszonej w deklaracjach miesięcznych [tabele 104].

AT01;050208120000021;A03;-505.90

Kwota zgłoszona w deklaracji rocznej jest o 505,90 EUR niższa od kwoty (błędnie) zgłoszonej w deklaracjach miesięcznych [tabele 104].

AT01;050302062120056;A01;-125.80

Kwota zgłoszona w deklaracji rocznej jest o 125,80 EUR niższa od kwoty zgłoszonej w deklaracjach miesięcznych [tabele 104] ze względu na korektę „błędów administracyjnych”.

AT01;050302072121141;C04;+31.05

Kwota zgłoszona w deklaracji rocznej jest o 31,05 EUR wyższa od kwoty zgłoszonej w tabeli X ze względu na problem polegający na braku danych.

AT01;050460010153201;B011a;-100.00

AT01;050460010153201;B011c;-50.00

Kwota zgłoszona w odniesieniu do środka 015 w deklaracji rocznej jest o 150,00 EUR niższa od kwot wykazanych w deklaracjach kwartalnych [SFC 2014] ze względu na błędy administracyjne. Doszło do błędu administracyjnego w wysokości 100,00 EUR w odniesieniu do transakcji zaksięgowanej pod celem szczegółowym 1a i do drugiego błędu administracyjnego w odniesieniu do płatności w ramach celu szczegółowego 1c.

Kod wskazujący błędy administracyjne zostaje rozszerzony o dwa znaki wskazujące cel szczegółowy.

AT01;050460010153201;B301a;-100.00

AT01;050460010153201;B301b;+100.00

Kwota zgłoszona w odniesieniu do środka 15 w deklaracji rocznej jest równa kwotom wykazanym w deklaracjach kwartalnych [SFC 2014]. Jednak kwota 100,00 EUR została błędnie zgłoszona w deklaracjach kwartalnych na cel szczegółowy 1a i jest obecnie korygowana, tak aby skorygować cel szczegółowy 1b.

AT01;050302072121142;C05;-81.00

AT01; 050460010153201;B02;+3.04

AT01; 050460010811101;C15;+3075.07

AT01; 050460011211101;C14;-688.23

itd.

4.5. Pliki „wyjaśnienie różnic” należy wysyłać za pośrednictwem programu do przesyłania danych przesyłką typu „WYJAŚNIENIE RÓŻNIC” (ang. „DIFFERENCE-EXPLANATION”).

5. Dokumentacja (wykaz kodów)

5.1. W przypadku gdy kody są używane do pól, dla których w załączniku III nie wprowadzono standardowych kodów, organ koordynujący państwa członkowskiego musi przekazać wykaz kodów dla każdej agencji płatniczej za pośrednictwem programu do przesyłania danych w celu wyjaśnienia wszystkich wykorzystanych kodów.

5.2. Taki wykaz kodów może mieć formę i styl zwykłego pisma. Tożsamość agencji płatniczej oraz nazwa lub jednostka administracyjna adresata muszą być wyraźnie oznaczone.

5.3. Interfejs klienta programu do przesyłania danych zawiera szczególny typ przesyłki dla tego rodzaju transferu danych w formie tabel, tj. „WYKAZ KODÓW” (ang. „CODE-LIST”).

6. Transfer danych

Organ koordynujący musi przesłać pliki komputerowe w całości i tylko jeden raz.

Jeżeli organ koordynujący stwierdzi, że przesłano nieprawdziwe dane lub że pojawił się problem przy transferze danych, musi niezwłocznie powiadomić o tym Komisję. Należy wskazać wszystkie pliki, które zawierają nieprawidłowe informacje. Należy zatem zwrócić się do Komisji o usunięcie tych plików. Następnie, w celu uniknięcia nadpisywania zapisów komputerowych lub plików z danymi, organ koordynujący musi przesłać poprawione pliki komputerowe w celu pełnego zastąpienia poprzednich nieprawidłowych informacji.