Załącznik XI

Tabela 1 – Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli

Odnośne podmioty/instytucje

1

Odpowiednie rozdzielenie funkcji oraz pisemne uzgodnienia dotyczące sprawozdawczości, nadzoru i monitorowania zadań delegowanych instytucji pośredniczącej

Instytucja zarządzająca

2

Odpowiednie kryteria i procedury wyboru operacji

Instytucja zarządzająca (1)

3

Odpowiednie informowanie beneficjentów na temat mających zastosowanie warunków wsparcia wybranych operacji

Instytucja zarządzająca

4

Odpowiednie weryfikacje zarządcze, w tym odpowiednie procedury kontroli spełniania warunków finansowania niepowiązanego z kosztami i uproszczonych metod rozliczania kosztów

Instytucja zarządzająca

5

Skuteczny system zapewniający przechowywanie wszystkich dokumentów niezbędnych do celów ścieżki audytu

Instytucja zarządzająca

6

Wiarygodny system elektroniczny (obejmujący połączenia z systemami elektronicznej wymiany danych z beneficjentami) służący rejestrowaniu i przechowywaniu danych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego weryfikacji i audytów, obejmujący odpowiednie procesy zapewniające bezpieczeństwo, integralność i poufność danych oraz uwierzytelnianie użytkowników

Instytucja zarządzająca

7

Skuteczne wdrożenie proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych

Instytucja zarządzająca

8

Odpowiednie procedury sporządzania deklaracji zarządczej

Instytucja zarządzająca

9

Odpowiednie procedury pozwalające potwierdzić, że wydatki ujęte w zestawieniu wydatków są zgodne z prawem i prawidłowe

Instytucja zarządzająca

10

Odpowiednie procedury sporządzania i przedkładania wniosków o płatność i zestawień wydatków oraz potwierdzania kompletności, prawdziwości i rzetelności zestawień wydatków

Instytucja zarządzająca / instytucja wykonująca zadania w zakresie księgowania wydatków

11

Odpowiednie rozdzielenie funkcji i niezależność funkcjonalna instytucji audytowej (i wszelkich podmiotów prowadzących prace audytowe na odpowiedzialność instytucji audytowej, na których instytucja audytowa polega i które nadzoruje, w stosownych przypadkach) od pozostałych instytucji programu i prac audytowych prowadzonych zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu

Instytucja audytowa

12

Odpowiednie audyty systemu

Instytucja audytowa

13

Odpowiednie audyty operacji

Instytucja audytowa

14

Odpowiednie audyty zestawień wydatków

Instytucja audytowa

15

Odpowiednie procedury przedstawiania wiarygodnej opinii z audytu oraz sporządzania rocznego sprawozdania z kontroli

Instytucja audytowa

(1) Instytucje lub podmioty terytorialne zgodnie z art. 29 ust. 3 niniejszego rozporządzenia oraz komitet monitorujący zgodnie z art., 22 ust. 2 rozporządzenia w sprawie Interreg, w odpowiednim przypadku.

Tabela 2 – Klasyfikacja systemów zarządzania i kontroli pod względem ich skutecznego funkcjonowania

Kategoria 1

System funkcjonuje prawidłowo. Nie są potrzebne żadne usprawnienia lub potrzebne są tylko niewielkie usprawnienia.

Kategoria 2

System funkcjonuje. Potrzebne są pewne usprawnienia.

Kategoria 3

System funkcjonuje częściowo. Potrzebne są znaczne usprawnienia.

Kategoria 4

System zasadniczo nie funkcjonuje.