Artykuł 38

1. Wszystkie powiadomienia, dokumenty i informacje wymagane do wykonania art. 20 ust. 4 i rozdziału 3 sekcja 1 rozporządzenia (UE) 2023/2411, rozporządzenia delegowanego C(2025) 9101 i niniejszego rozporządzenia Urząd przekazuje i otrzymuje za pośrednictwem systemu cyfrowego, chyba że rozporządzenia te wyraźnie stanowią inaczej. Urząd dokonuje powiadomień oraz przekazuje dokumenty i informacje za pośrednictwem systemu cyfrowego poprzez zapewnienie do nich dostępu elektronicznego. Urząd wysyła do adresatów powiadomienie e-mail o nowym powiadomieniu, dokumencie i informacjach udostępnionych przez Urząd w systemie cyfrowym, przekazując im również dane umożliwiające dostęp do nich.

2. Wszelkie powiadomienia, dokumenty lub informacje nieobjęte ust. 1 Urząd otrzymuje i przekazuje pocztą elektroniczną, korzystając ze specjalnej funkcyjnej skrzynki pocztowej.

3. Do celów komunikacji urzędowej w kwestiach technicznych dotyczących oznaczeń geograficznych produktów rzemieślniczych i przemysłowych każde państwo członkowskie przekazuje Urzędowi i Komisji do dnia 2 grudnia 2025 r., na ich odpowiednie specjalne funkcyjne skrzynki pocztowe, dane jednego punktu kontaktowego obejmujące wydział i adres, specjalną funkcyjną skrzynkę pocztową oraz numer telefonu wydziału. Państwa członkowskie aktualizują wykaz punktów kontaktowych. Dane te identyfikują wyłącznie funkcje urzędowe, biura i wydziały. Żadne z danych nie pozwalają na identyfikację osób fizycznych, numerów kontaktowych ani innych elementów danych.

4. Państwa członkowskie, które uzyskały odstępstwo od etapu krajowego zgodnie z art. 19 rozporządzenia (UE) 2023/2411, oprócz informacji, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, przekazują Urzędowi i Komisji do dnia 2 grudnia 2025 r., na ich odpowiednie specjalne funkcyjne skrzynki pocztowe, informacje dotyczące pojedynczego punktu kontaktowego, o którym mowa w art. 19 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2023/2411. Informacje te obejmują: wydział i adres, adres funkcyjnej elektronicznej skrzynki pocztowej oraz numer telefonu wydziału. Państwa członkowskie aktualizują informacje dotyczące pojedynczych punktów kontaktowych. Dane te identyfikują wyłącznie funkcje urzędowe, biura i wydziały. Żadne z danych nie pozwalają na identyfikację osób fizycznych, numerów kontaktowych ani innych elementów danych.

5. Urząd i Komisja mogą prowadzić i przechowywać pełny wykaz tych punktów kontaktowych, mogą go udostępniać, podawać do wiadomości publicznej i okresowo rozpowszechniać, w tym udostępniać swoim własnym służbom, innym instytucjom i organom Unii oraz wszystkim punktom kontaktowym znajdującym się w wykazie. Urząd może wymagać, aby dane te były przekazywane za pośrednictwem jego systemu cyfrowego.