Artykuł 39

1. Wszelkie powiadomienia i przedkładane dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu (UE) 2023/2411, rozporządzeniu delegowanym C(2025) 9101 i niniejszym rozporządzeniu, uznaje się za przekazane w dniu ich otrzymania przez Urząd za pośrednictwem jego systemu cyfrowego lub, w stosownych przypadkach, przez Komisję na specjalną funkcyjną skrzynkę pocztową.

2. W przypadku gdy otrzymane powiadomienie jest niekompletne lub nieczytelne lub jeżeli Urząd ma uzasadnione wątpliwości co do dokładności jego przesłania, Urząd informuje o tym nadawcę i wzywa go do jego ponownego przesłania za pośrednictwem systemu cyfrowego w terminie wyznaczonym przez Urząd. W przypadku gdy wezwanie zostanie wykonane w wyznaczonym terminie, za datę złożenia powiadomienia lub przedłożenia dokumentu uznaje się datę otrzymania ich po raz pierwszy.

3. Urząd potwierdza zainteresowanym stronom za pośrednictwem systemu cyfrowego odbiór wszystkich powiadomień, dokumentów i informacji otrzymanych za pośrednictwem systemu cyfrowego.

4. Urząd nadaje numer akt każdemu nowemu wnioskowi o rejestrację, każdej zmianie oraz każdemu zgłoszeniu sprzeciwu, zawiadomieniu zawierającemu uwagi, unieważnieniu i odwołaniu.

5. Potwierdzenie odbioru zawiera co najmniej następujące elementy:

a) numer akt;

b) przedmiotową nazwę;

c) rodzaj produktu;

d) datę otrzymania.