Załącznik VI

1. Wprowadzenie i zakres

W art. 3 ust. 9 rozporządzenia (UE) 2022/850 w sprawie skomputeryzowanego systemu transgranicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i karnych (system e-CODEX) „cyfrowy standard proceduralny” zdefiniowano jako specyfikacje techniczne dla modeli procesów biznesowych i schematów danych określające elektroniczną strukturę danych wymienianych za pośrednictwem punktów dostępu e-CODEX. Model procesów biznesowych opracowuje się, utrzymuje i aktualizuje przy zastosowaniu normy Business Process Model and Notation (BPMN) lub innych ogólnobranżowych norm dotyczących modelowania procesów biznesowych.

Schematy danych muszą umożliwiać interoperacyjną wymianę danych za pośrednictwem systemu e-CODEX.

W związku z tym do celów cyfryzacji rozporządzenia (UE) 2018/1805, w niniejszym załączniku określono specyfikacje techniczne dotyczące:

a) modeli procesów biznesowych;

b) schematów danych.

2. Specyfikacje techniczne dla modeli procesów biznesowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1805

Specyfikacje techniczne modeli procesów biznesowych uznaje się za specyfikacje minimalne i określają one kluczowe aspekty niezbędne do umożliwienia komunikacji elektronicznej do celów rozporządzenia (UE) 2018/1805 za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego i obejmują zarówno przypadki komunikacji transgranicznej, jak i – gdy państwa członkowskie zdecydują się wykorzystać zdecentralizowany system informatyczny do tego celu – przypadki komunikacji między podmiotami krajowymi (np. gdy następuje przekazane lub odbiór za pośrednictwem organu centralnego, w stosownych przypadkach).

Specyfikacje te są następujące:

2.1. Nakaz zabezpieczenia

Model procesu wydawania i przekazywania zaświadczenia dotyczącego zabezpieczenia/nakazu zabezpieczenia

— Wydanie i przekazanie nakazu zabezpieczenia: organ wydający wydaje nakaz zabezpieczenia i przesyła odpowiednie zaświadczenie dotyczące zabezpieczenia (wraz z (poświadczoną) kopią lub cyfrowym oryginałem nakazu zabezpieczenia, jeżeli wymaga tego państwo wykonujące) do właściwego organu wykonującego (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Udzielenie dodatkowych informacji: organ wydający udziela organowi wykonującemu dodatkowych informacji (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Wycofanie nakazu zabezpieczenia: w przypadku gdy nakaz zabezpieczenia nie może być już uznawany i wykonywany lub utracił ważność, organ wydający nakaz wycofuje nakaz zabezpieczenia (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Odpowiedź na wniosek o ograniczenie okresu zabezpieczenia: organ wydający odpowiada na wniosek o ograniczenie okresu zabezpieczenia.

— Wysyłanie i odbieranie wszelkich innych informacji niezbędnych w kontekście nakazu zabezpieczenia do/od organu wykonującego lub, w stosownych przypadkach, do/od wyznaczonego organu centralnego.

Model procesu otrzymywania zaświadczenia dotyczącego zabezpieczenia/nakazu zabezpieczenia i podejmowania decyzji w ich sprawie

— Otrzymanie nakazu zabezpieczenia: organ wykonujący otrzymuje nakaz zabezpieczenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego państwa wykonującego) i musi ocenić wniosek, aby podjąć decyzję w sprawie uznania i wykonania nakazu.

— Przekazanie dalej nakazu zabezpieczenia: jeżeli nakaz zabezpieczenia został przekazany organowi centralnemu państwa wykonującego, organ ten przekazuje nakaz zabezpieczenia dalej właściwemu organowi wykonującemu i informuje o tym organ wydający.

— Wniosek o dodatkowe informacje: organ wykonujący wnioskuje do organu wydającego (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego) o udzielenie dodatkowych informacji

— Przedłużenie terminu: organ wykonujący informuje organ wydający o niemożności dotrzymania terminu (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Powiadomienie o decyzji w sprawie uznania i wykonania: organ wykonujący uznaje przekazany nakaz zabezpieczenia (w całości lub częściowo). Stosuje środki niezbędne do jego wykonania i informuje organ wydający o swojej decyzji (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego). Wykonanie może zostać odroczone z jednej z przyczyn określonych w przepisach prawa.

— Poinformowanie o odroczeniu: organ wykonujący informuje organ wydający o odroczeniu wykonania nakazu zabezpieczenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Poinformowanie o środkach zaskarżenia: organ wykonujący informuje organ wydający o zastosowanych środkach zaskarżenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Przesłanie sprawozdania z wykonania: po pomyślnym wykonaniu nakazu zabezpieczenia organ wykonujący przesyła sprawozdanie z wykonania organowi wydającemu (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Wniosek o ograniczenie okresu zabezpieczenia: w dowolnym momencie po wykonaniu nakazu zabezpieczenia organ wykonujący może zwrócić się do organu wydającego z wnioskiem o ograniczenie okresu zabezpieczenia.

— Powiadomienie o niemożności wykonania nakazu: organ wykonujący powiadamia organ wydający o niemożności wykonania zaświadczenia/nakazu zabezpieczenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Powiadomienie o decyzji o odmowie uznania i wykonania nakazu: organ wykonujący informuje organ wydający o swojej decyzji o odmowie uznania i wykonania nakazu zabezpieczenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Zakończenie postępowania po cofnięciu nakazu zabezpieczenia przez organ wydający (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Wysyłanie i odbieranie wszelkich innych informacji niezbędnych w kontekście nakazu zabezpieczenia do/od organu wydającego lub, w stosownych przypadkach, do/od wyznaczonego organu centralnego.

2.2. Nakaz konfiskaty

Wydawanie i przekazywanie zaświadczenia dotyczącego konfiskaty/nakazu konfiskaty

— Wydanie i przekazanie nakazu konfiskaty: organ wydający wydaje nakaz konfiskaty i przesyła odpowiednie zaświadczenie dotyczące konfiskaty (w tym kopię lub cyfrowy oryginał nakazu konfiskaty, jeżeli wymaga tego państwo wykonujące) odpowiedniemu organowi wykonującemu lub odpowiednim organom wykonującym (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Udzielenie dodatkowych informacji: organ wydający przekazuje organowi wykonującemu dodatkowe informacje (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Wycofanie nakazu konfiskaty: jeżeli nakaz konfiskaty nie może już zostać wykonany lub nie jest już ważny, organ wydający wycofuje nakaz konfiskaty (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Wysyłanie i odbieranie wszelkich innych informacji niezbędnych w kontekście zaświadczenia/nakazu konfiskaty do/od organu wykonującego lub, w stosownych przypadkach, do/od wyznaczonego organu centralnego.

Otrzymanie zaświadczenia dotyczącego konfiskaty/nakazu konfiskaty i podjęcie decyzji w ich sprawie

— Otrzymanie zaświadczenia dotyczącego konfiskaty/nakazu konfiskaty: po otrzymaniu nakazu konfiskaty (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego państwa wykonującego) organ wykonujący ocenia wniosek pod kątem jego uznania i wykonania.

— Przekazanie dalej nakazu konfiskaty: jeżeli nakaz konfiskaty został przekazany organowi centralnemu państwa wykonującego, organ ten przekazuje nakaz konfiskaty dalej właściwemu organowi wykonującemu i informuje organ wydający o jego przekazaniu dalej.

— Wniosek o dodatkowe informacje: organ wykonujący wnioskuje do organu wydającego (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego) o udzielenie dodatkowych informacji.

— Przedłużenie terminu: organ wykonujący informuje organ wydający o powodach niedotrzymania terminów i obie strony uzgadniają odpowiedni harmonogram (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Powiadomienie o decyzji w sprawie uznania i wykonania: organ wykonujący uznaje przekazany nakaz konfiskaty, stosuje środki niezbędne do jego wykonania i informuje organ wydający o swojej decyzji (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego). Wykonanie może zostać odroczone z jednej z przyczyn określonych w przepisach prawa.

— Poinformowanie o odroczeniu: organ wykonujący informuje organ wydający o odroczeniu wykonania nakazu konfiskaty (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Poinformowanie o środkach zaskarżenia: organ wykonujący informuje organ wydający o zastosowanych środkach zaskarżenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Przesłanie informacji o rezultacie wykonania: po pomyślnym wykonaniu nakazu konfiskaty organ wykonujący przesyła informacje o rezultacie wykonania organowi wydającemu (bezpośrednio lub za pośrednictwem organu centralnego).

— Poinformowanie o niemożności wykonania nakazu konfiskaty: organ wykonujący powiadamia organ wydający o niemożności wykonania nakazu konfiskaty (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Powiadomienie o decyzji o odmowie uznania lub wykonania nakazu: organ wykonujący informuje organ wydający o swojej decyzji o odmowie uznania i wykonania nakazu konfiskaty.

— Zakończenie postępowania po cofnięciu nakazu konfiskaty przez organ wydający (w stosownych przypadkach za pośrednictwem wyznaczonego organu centralnego).

— Wysyłanie i odbieranie wszelkich innych informacji niezbędnych w kontekście nakazu konfiskaty do/od organu wydającego lub, w stosownych przypadkach, do/od wyznaczonego organu centralnego.

3. Specyfikacje techniczne schematów danych

W poniższych punktach przedstawiono przepisy dotyczące specyfikacji technicznych, które stanowią podstawę do opracowania definicji schematów XML (XSD) na potrzeby cyfryzacji rozporządzenia (UE) 2018/1805. W specyfikacjach tych zdefiniowano kluczowe elementy i wszelkie inne informacje w celu zapewnienia wyczerpującego opisu na potrzeby opracowania tych schematów.

Opis ma mieć charakter ogólny, umożliwiający modyfikację i rozszerzenie opracowanych schematów XSD bez konieczności wprowadzania zmian w tych specyfikacjach.

Specyfikacje dotyczą przepisowych formatów oraz wszelkich uprzednio zdefiniowanych wiadomości lub wiadomości tekstowych używanych w wymianie informacji zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1805.

3.1. Uwagi ogólne

W odniesieniu do wszystkich schematów, które należy przedstawić, stosuje się następujące przepisy:

Wersjonowanie

W celu ułatwienia zarządzania wersjami schematu podaje się atrybut wersji. Umożliwi to aktualizację schematu w przyszłych iteracjach odpowiednio do wymogów biznesowych, przy czym przy wprowadzaniu nowych funkcji i udoskonaleń zostaje wskazane, czy nowa wersja jest kompatybilna wstecznie.

Deklaracja schematu i metadane

W stosownych przypadkach w schemacie wykorzystuje się odpowiednie normy i słowniki, stosowane przez system e-CODEX do zapewnienia interoperacyjności, które są niezbędne do właściwej walidacji elementów oraz typów określonych w danym schemacie. Składana dokumentacja może obejmować:

— unijny słownik podstawowy e-Justice,

— elementy zagregowane,

— niekwalifikowane typy danych,

— listę kodów językowych Unii Europejskiej.

W stosownych przypadkach schemat może również zawierać odpowiednie normy ETSI w celu wykorzystania ich definicji.

Adnotacje i dokumentacja

Adnotacje: każdemu elementowi w schemacie zwykle towarzyszą adnotacje. W adnotacjach zawarte są czytelne dla człowieka informacje na temat danego elementu, często określające w jasny i zwięzły sposób jego przeznaczenie lub zastosowanie.

Użycie i możliwość dostosowania

Struktura modułowa: każdą sekcję projektuje się w sposób zapewniający określoną funkcjonalność, a także możliwe jest jej ponowne użycie lub niezależne dostosowanie. To ułatwia dostosowanie schematu do różnych przypadków użycia.

Możliwość rozszerzenia: schemat projektuje się tak, aby umożliwić włączanie nowych elementów lub atrybutów, jeżeli w przyszłości potrzebne będą dodatkowe informacje. Można to osiągnąć poprzez zastosowanie opcjonalnych elementów i sekwencji, które można rozszerzać bez naruszania istniejących wdrożeń.

Struktura możliwa do dostosowania: schemat projektuje się pod kątem umożliwienia w razie potrzeby dodawania lub modyfikowania elementów lub rodzajów danych. Struktura formularza może umożliwiać uwzględnienie zmian w wymogach bez większych modyfikacji projektu.

Elementy opcjonalne: elementy formularza mogą być oznaczone jako opcjonalne, co oznacza, że można je uwzględniać lub pomijać odpowiednio do konkretnych okoliczności.

Schemat projektuje się w taki sposób, aby umożliwić gromadzenie ustrukturyzowanych danych na potrzeby konkretnych wniosków.

Modyfikacje

W projekcie schematu kładzie się nacisk na elastyczność, modułowość i łatwość dostosowania. Złożone typy i elementy opcjonalne zapewniają, by możliwe było użycie schematu w różnych scenariuszach, a zarazem by był on łatwy do modyfikacji i rozszerzenia.

3.2. Przepisowe formaty

Specyfikacje techniczne schematów danych określają ustrukturyzowane ramy przedstawiania formularzy, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1805, w formacie XML.

3.3. Uprzednio zdefiniowane wiadomości

Uprzednio zdefiniowane wiadomości to formy wymiany informacji ustanowionej w rozporządzeniu (UE) 2018/1805, ale w przypadku których w akcie prawnym nie przewidziano żadnego konkretnego formatu. Ich rodzaje i liczba zostaną określone w trakcie analizy biznesowej i technicznej.

Ich schematy projektuje się tak, aby określały strukturę definicji schematów XML (XSD), zapewniając spójność, strukturę i zgodność z potrzebami biznesowymi.

Zarys kluczowych elementów tych schematów jest następujący:

— Element najwyższego poziomu w tym schemacie musi nosić nazwę odpowiadającą konkretnemu rodzajowi definiowanej wiadomości.

— W ramach tej struktury dodaje się i określa niezbędne pola wymagane dla konkretnego rodzaju wiadomości, zapewniając właściwe przedstawienie elementów danych.

3.4. Wiadomości tekstowe

Wiadomości tekstowe to formy prezentacji wymiany informacji, umożliwiające przekazywanie nieustrukturyzowanych lub częściowo ustrukturyzowanych treści, co pozwala na elastyczność przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z wymogami regulacyjnymi i biznesowymi. Schemat ten jest zaprojektowany tak, aby określał strukturę definicji schematów XML, którą ustanawia się dla tych komunikatów, i zapewniał spójność i prawidłowe formatowanie.

Zarys kluczowych elementów tych schematów jest następujący:

— Sekcja najwyższego poziomu w tym schemacie musi nosić nazwę odpowiadającą konkretnemu rodzajowi definiowanej wiadomości tekstowej.

— W schemacie określa się niezbędną strukturę wiadomości tekstowej, zarazem umożliwiając odpowiednie uporządkowanie elementów w zależności od wymogów.

— W ramach tej struktury dodaje się i określa niezbędne pola wymagane dla konkretnego rodzaju wiadomości tekstowej, zapewniając właściwe przedstawienie elementów danych.